Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlichte mit seinem Schreiben vom 14. November 2014 die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seit Anfang des Jahres ist nun die Übergangsfrist für die Einführung einer gesetzeskonformen Speicherung der elektronischen Dokumente abgelaufen und spätestens jetzt sollten sich Unternehmer mit diesem Thema auseinandersetzen. Umgesetzt werden müssen die neuen Grundsätze für alle Veranlagungszeiträume ab dem 01. Januar 2015. Das bedeutet, dass alle E-Mails archiviert werden müssen, die steuerlich relevante Daten für das Jahr 2015 und später enthalten. Die GoBD gelten für alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften ebenso wie für Unternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnungen. Bei Nichteinhaltung drohen hohe Kosten und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen.
 Alle Informationen zu den neuen Grundsätzen des GoBD haben wir für Sie in einer Checkliste zusammengefasst: GoBD Check – Jetzt gibt es keine Ausreden mehrAufgrund der Aufbewahrungspflicht von elektronischen Daten sollten Unternehmen ein besonderes Augenmerk auf die E-Mail-Archivierung legen. In den meisten Fällen werden alle eingehenden und ausgehenden E-Mails archiviert, da die Beurteilung schwierig ist, ob eine E-Mail steuerrelevante Daten enthält. Allerdings müssen sich Unternehmen auch der Problematik stellen, dass Mitarbeiter private E-Mails von ihrem Firmen-Account schreiben und auf diese aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zugegriffen werden darf. Viele IT-Dienstleister bieten deshalb die Möglichkeit, private Mails zu kennzeichnen, sodass diese nicht mit den geschäftlichen Mails archiviert werden. Aufgrund der komplexen Ansprüche der Archivierung von E-Mails vertrauen immer mehr Unternehmen dieses externen IT-Dienstleistern an. Dadurch kann die Unveränderbarkeit der Datein sichergestellt und die Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in einer Cloud abspeichert werden. Die Archivierung von E-Mails bietet noch einen zusätzlichen Mehrwert: Benutzer können E-Mails in ihren Postfächern löschen, da ihre elektronische Post auch im Archiv verfügbar ist. Zusätzlich garantiert eine Suchfunktion das schnelle Auffinden von abgespeicherten E-Mails und die Sicherstellung von wichtigen Dokumenten im Falle eines Arbeitnehmerwechsels. Aeternum, der E-Mail-Archivierungsservice von Hornetsecurity, speichert vollautomatisch den gesamten E-Mail-Verkehr von Unternehmen – revisionssicher und im Einklang mit den GoBD-Bestimmungen. Die Archivierung erfolgt dabei außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren auf redundanten Systemen. Dennoch sind der Zugriff und die Verwaltung denkbar einfach und in Sekundenschnelle möglich. Falls Sie noch über keine rechtssichere Archivierungslösung verfügen, jedoch noch rechtliche oder technische Fragen zu dem Thema haben, sollten Sie sich spätestens jetzt darum kümmern. In unserem Webinar haben Sie die Gelegenheit dazu: Unser Rechtsexperte, Rechtsanwalt Horst Speichert, dessen Arbeitsschwerpunkt im Bereich IT-Recht liegt, stellt Ihnen zunächst alle rechtlichen Grundlagen vor und steht Ihnen anschließend Rede und Antwort. Das Webinar zum Thema GoBD findet am 9. Februar 2017 um 10 Uhr statt. Um sich für die Veranstaltung anzumelden, klicken Sie bitte hier. Sie erhalten dann einige Tage vor Beginn des Webinars die Zugangsdaten zugeschickt. Informieren Sie sich  jetzt und machen Sie Ihr Unternehmen startbereit für die GoBD!