Backup-Anbieter wechseln, ohne Geschäftsdaten zu gefährden

Der Wechsel des Backup-Anbieters kann riskant wirken. An der falschen Plattform festzuhalten, kann jedoch noch riskanter sein. Niemand möchte eine Lücke im Datenschutz schaffen, während er versucht langsame Wiederherstellungen, unzureichendes Reporting, unübersichtliche Lizenzmodelle oder eine mangelhafte Abdeckung von Microsoft-365 zu beheben. Behandeln Sie den Wechsel deshalb als Projekt zur Gewährleistung von Geschäftskontinuität und nicht als routinemäßigen Softwarewechsel.

Eine erfolgreiche Migration kann die Datenwiederherstellung vereinfachen, die Resilienz gegen Ransomware erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften unterstützen und die tägliche Arbeit erleichtern.

In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie Ihren Backup-Anbieter wechseln und dabei die Geschäftskontinuität aufrechterhalten.

Wann sollten Sie Ihre aktuelle Backup-Plattform ersetzen?

Wenn Sie einen Wechsel des Backup-Dienstes erwägen, konzentrieren Sie sich auf messbare Risiken statt auf allgemeine Unzufriedenheit allein. Steigende Kosten können einen Anbieterwechsel anstoßen. Entscheidender sind jedoch operative Risiken: langsame Wiederherstellungen, fehlende Automatisierung, unzuverlässiger Support oder unzureichende Reporting- und Compliance-Funktionen.

Prüfen Sie genau, was die bestehende Plattform nicht ausreichend schützt, nachweist oder wiederherstellt, und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Können Administratoren eine einzelne E-Mail, eine frühere Version einer OneDrive-Datei, ein SharePoint-Element oder ein gelöschtes Identitätsobjekt wiederherstellen, ohne den Support kontaktieren zu müssen? 
• Werden neue Nutzer und Workloads automatisch geschützt? 
• Haben Sicherheits- und Compliance-Teams Zugriff auf eine klare Audit-Dokumentation? 

Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen „nicht immer“, kann dies auf Schwachstellen im System hinweisen, die zu operativen Risiken führen können.

Bei Microsoft 365 ist es außerdem wichtig, Aufbewahrung und Datensicherung voneinander zu unterscheiden. Aufbewahrungsrichtlinien regeln, wie Inhalte innerhalb von Microsoft 365 aufbewahrt oder gelöscht werden. Sie sind wichtig, ersetzen aber keine unabhängige Backup- und Recovery-Strategie, mit der Daten nach versehentlichem Löschen, Beschädigung oder Fehlkonfiguration wiederhergestellt werden können. Ähnliche Werkzeuge, unterschiedliche Aufgaben.

Backup-Anbieter wechseln: Entwickeln Sie zuerst eine Migrationsstrategie

Bevor Sie Produkte bewerten, sollten Sie einen Backup-Plan erstellen, der Geschäftsrisiken in klare technische Anforderungen übersetzt. Beginnen Sie mit einem einfachen Risikoregister: Welche Daten könnten verloren gehen? Welche Systeme müssen verfügbar bleiben? Welche gesetzlichen, regulatorischen oder vertraglichen Vorgaben gelten? Wer ist für welche Entscheidung verantwortlich und wer muss eine Abschaltung genehmigen?

Bewertungsfragen für eine neue Plattform

Q1: Workload-Abdeckung

Q2: Wiederherstellungsziele

Q3: Sicherheit und Speicherung

Q4: MSP-Eignung

Q5: Granularität der Wiederherstellung

Q6: Compliance-Eignung

Q7: Betrieb

Q8: Wirtschaftliche Eignung

Für Unternehmen, die hauptsächlich Microsoft 365 nutzen, ist 365 Total Backup eine solide Option. Hornetsecurity bietet automatisierte Backup- und Wiederherstellungsdienste für Microsoft-365-Postfächer, Teams, OneDrive for Business, SharePoint-Dokumentbibliotheken sowie Entra-ID-Nutzer und -Gruppen. Die Lösung ermöglicht eine zentrale Verwaltung mehrerer Mandanten und bietet granulare Wiederherstellungsoptionen, damit Ihre Daten zuverlässig geschützt sind.

Können bestehende Backup-Daten zu einem neuen Anbieter übertragen werden?

Kurz gesagt: Ja, aber nicht immer. Die Möglichkeiten zur Übertragung früherer Backups unterscheiden sich teils erheblich. Entscheidend sind unter anderem folgende Faktoren:

• Die Exportoptionen des bisherigen Anbieters. 
• Das verwendete Speicherformat. 
• Die eingesetzten Verschlüsselungsverfahren. 
• Die verfügbaren APIs. 
• Die aktuell geltenden Richtlinien zur Datenaufbewahrung. 
• Die vertraglich festgelegten Bedingungen. 

Darüber hinaus können gesetzliche oder regulatorische Vorgaben einschränken, wie exportierte Daten gespeichert werden dürfen und wer darauf zugreifen darf.

Dabei ist zwischen dem Schutz aktueller Produktionsdaten mit der neuen Plattform und dem Import alter Wiederherstellungspunkte zu unterscheiden. Die neue Lösung kann in der Regel schnell damit beginnen, aktuelle Microsoft-365-Daten zu sichern. Ältere Backup-Sätze sind komplexer: Sie müssen möglicherweise bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist auf der bisherigen Plattform verbleiben oder in einen genehmigten Archivspeicher exportiert werden.

Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder ältere Wiederherstellungspunkt zum neuen Anbieter übertragen, dort indexiert oder durchsucht werden kann. Bevor Sie den bisherigen Vertrag beenden, benötigen Sie eine Strategie für den Zugriff auf archivierte Daten. Andernfalls kann sich Monate später herausstellen, dass ein wichtiges Postfach oder Dokument nur in einem Format vorliegt, das Sie nicht öffnen können.

Planen Sie die Migration in Phasen statt als einmalige Umstellung

Für einen sicheren Wechsel des Backup-Systems sind klar definierte Schritte und ein belastbarer Rückfallplan erforderlich, damit der Übergang reibungslos verläuft.

Bestandsaufnahme

Erfassen Sie zunächst die wichtigsten Datenquellen, Nutzer, Postfächer, Teams, SharePoint-Sites, OneDrive-Konten, Identitätsobjekte und bestehenden Richtlinien. Identifizieren Sie außerdem Anforderungen an die Aufbewahrung, relevante Wiederherstellungsszenarien und mögliche Ausschlüsse. Legen Sie fest, wer für jede Anforderung und jedes Szenario verantwortlich ist.

Konzeption

Legen Sie fest, wie häufig Daten gesichert und wie lange sie aufbewahrt werden. Bestimmen Sie den Speicherort der Backups sowie Rollen und Berechtigungen. Definieren Sie außerdem Reporting- und Alerting-Prozesse, Kriterien für einen Rollback und die Verantwortlichen für die einzelnen Aufgaben.

Pilotphase

Stellen Sie für die Tests eine vielfältige Gruppe zusammen, die Standardnutzer, Führungskräfte, freigegebene Postfächer, Teams, Sites mit komplexen Berechtigungen und neu angelegte Konten umfasst. Testen Sie sowohl Backup- als auch Wiederherstellungsprozesse. Eine erfolgreiche Verbindung und Datenaufnahme allein reichen nicht aus.

Parallelbetrieb

Betreiben Sie das bestehende und das neue System parallel, bis die neue Plattform ihr erstes Backup abgeschlossen, die Abdeckung bestätigt und Wiederherstellungstests erfolgreich absolviert hat. Informieren Sie den Service Desk außerdem darüber, welche Plattform in welcher Phase des Wiederherstellungsprozesses verwendet werden soll.

Außerbetriebnahme

Nehmen Sie die bisherige Plattform erst außer Betrieb, wenn die Wiederherstellungstests abgeschlossen, alle Prozesse dokumentiert, die Compliance-Freigabe eingeholt, Berichte geprüft und der Zugriff auf historische Archive verifiziert wurden.

Wie lange sollten beide Backup-Systeme parallel betrieben werden?

Wie viele Tage der Parallelbetrieb dauern sollte, hängt von mehreren Faktoren ab: von der Backup-Häufigkeit, der Datenmenge und geschäftlichen Relevanz der Daten, den Aufbewahrungsanforderungen, der Dauer des anfänglichen Backups, den Ergebnissen der Wiederherstellungstests und davon, wie viel Betriebsunterbrechung das Unternehmen verkraften kann.

Als Faustregel sollten beide Systeme so lange parallel laufen, bis die neue Plattform die initialen Backups abgeschlossen, alle kritischen Workloads abgedeckt, die erforderlichen Wiederherstellungstests bestanden und ausreichend Berichte für IT, Sicherheit und Compliance erstellt hat. TechTarget weist darauf hin, dass Unternehmen frühere Backups und die dafür erforderlichen Wiederherstellungstools möglicherweise bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist aufbewahren müssen.

Die größten Risiken beim Wechsel des Backup-Anbieters

Lücken in der Backup-Abdeckung

Der Anbieter muss freigegebene Postfächer, archivierte Postfächer, Teams-Daten, öffentliche Ordner, Entra-ID-Objekte und neue Nutzer abdecken. Mit einer aktuellen Bestandsübersicht, automatisiertem Bereitstellungsprozess und aussagekräftigen Berichten lassen sich diese Bereiche zuverlässig überwachen und mögliche Probleme frühzeitig erkennen.

Überschätzte Portierbarkeit historischer Daten

Ältere Backup-Daten lassen sich möglicherweise nicht in das neue System importieren oder dort durchsuchen. Klären Sie deshalb die Exportmöglichkeiten für Daten und den Zugriff auf Archive, bevor der Vertrag mit dem bisherigen Anbieter endet.

Fehler bei der Wiederherstellung

Ein Dashboard kann erfolgreich abgeschlossene Aufträge anzeigen, obwohl einzelne Wiederherstellungsversuche dennoch scheitern. Testen Sie gemeinsam mit den jeweiligen Verantwortlichen realistische Wiederherstellungsszenarien.

Unklare Betriebsabläufe

Helpdesk-Mitarbeiter und MSP-Techniker wissen möglicherweise nicht, welche Konsole oder welcher Wiederherstellungspunkt verwendet werden soll. Erstellen Sie ein Ablaufprotokoll für die Übergangsphase und aktualisieren Sie die Eskalationswege entsprechend.

Prüfen Sie die Wiederherstellbarkeit, bevor Sie der neuen Plattform vertrauen

Der entscheidende Punkt bei der Migration einer Backup-Lösung ist einfach: Die Wiederherstellung muss nachweislich funktionieren. Erfolgreiche Backups liefern zwar wichtige Informationen, doch letztlich zählt, ob Daten tatsächlich wiederhergestellt werden können.

Empfohlene Wiederherstellungstests

• Stellen Sie eine gelöschte E-Mail und ein Postfachelement an einem alternativen Speicherort wieder her. 
• Stellen Sie eine frühere Version einer OneDrive-Datei wieder her und überprüfen Sie die Berechtigungen. 
• Stellen Sie gelöschte oder geänderte SharePoint-Inhalte wieder her. 
• Stellen Sie Teams-Daten wieder her, sofern die Plattform den benötigten Datentyp unterstützt. 
• Stellen Sie Entra-ID-Nutzer und -Gruppen wieder her oder prüfen Sie deren Wiederherstellbarkeit, sofern relevant. 
• Stellen Sie sicher, dass beauftragte Administratoren und Service-Desk-Mitarbeiter über die richtigen Berechtigungen für Wiederherstellungen verfügen. 
• Testen Sie Suche, Navigation, Auditing und Reporting. 
• Messen Sie die Wiederherstellungszeit an den geschäftlichen Anforderungen und nicht an Laborwerten. 

Nehmen Sie die bisherige Plattform erst außer Betrieb, wenn …

• alle priorisierten Workloads sichtbar und geschützt sind; 
• neue Nutzer und neu angelegte Workloads wie vorgesehen berücksichtigt werden; 
• die zuständigen Teams Backup-Warnmeldungen, Berichte und Audit-Protokolle prüfen; 
• repräsentative Wiederherstellungen erfolgreich getestet und die Ergebnisse dokumentiert wurden; 
• der Zugriff auf historische Backups vertraglich und technisch abgesichert ist; 
• das Ablaufprotokoll des Service Desk, das Verantwortlichkeitsmodell und die Eskalationskontakte aktualisiert wurden; 
• die Verantwortlichen für Sicherheit und Compliance dem Wechsel zugestimmt haben. 

Welche Compliance-Aspekte sind vor dem Wechsel des Backup-Anbieters zu beachten?

Binden Sie Compliance- und Rechtsexperten bereits vor Beginn der Migration in das Projekt ein und nicht erst, wenn der bisherige Dienst deaktiviert wird. Prüfen Sie insbesondere Aufbewahrungsfristen, Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht, Speicherorte der Daten, Verschlüsselungsverfahren, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Audit-Logging-Prozesse, die Aufgabenverteilung, Verfahren zur Datenvernichtung sowie Anforderungen an die Beweismittelkette.

Das Shared-Responsibility-Modell von Microsoft ist in diesem Zusammenhang ebenfalls relevant. 

Microsoft betreibt und schützt die Infrastruktur des Cloud-Dienstes. Kunden bleiben jedoch für ihre Daten, Identitäten, Konfigurationen, Zugriffskontrollen und Governance-Entscheidungen selbst verantwortlich. Die Nutzung von Microsoft 365 entbindet Unternehmen daher nicht davon, eine Wiederherstellungsstrategie zu definieren und zu testen.

Für eine effektive Verwaltung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen ist es wichtig, die Unterschiede zwischen Aufbewahrung, Archivierung und Backup von Projektdokumenten zu verstehen.

• Aufbewahrung: bezieht sich auf den Lebenszyklus und die Aufbewahrung von Daten.
• Archivierung: ermöglicht die langfristige Aufbewahrung und den Zugriff auf Unterlagen. 
• Backup: dient dazu, nutzbare Geschäftsdaten nach Verlust oder Beschädigung wiederherzustellen. 

Warum ein Wechsel der Backup-Lösung Sicherheit und Betrieb verbessern kann

Ein Wechsel der Backup-Lösung kann den Betrieb vorübergehend beeinträchtigen, bietet aber zugleich die Chance, Prozesse und Schutzmaßnahmen zu modernisieren. MSPs können den Übergang nutzen, um die Transparenz über verschiedene Kundenumgebungen zu erhöhen, Zugriffe zu delegieren, Warnmeldungen zu verbessern und das Kunden-Onboarding zu optimieren.

365 Total Backup unterstützt diesen modernen Ansatz mit automatisierten Microsoft-365-Backups, durchsuchbarer und granularer Wiederherstellung, zentraler mandantenübergreifender Verwaltung, konfigurierbarer Aufbewahrung und Backup-Speicher, der unabhängig von der Microsoft-Produktionsumgebung betrieben wird.

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Machen Sie Ihre nächste Backup-Plattform sicherer als die bisherige

Der Wechsel einer Backup-Lösung ist ein guter Zeitpunkt, um Lücken bei der Wiederherstellung zu schließen, den Schutz von Microsoft 365 zu optimieren und Geschäftskontinuität zu stärken. Mit 365 Total Backup können Unternehmen Backup und Wiederherstellung von Microsoft-365-Daten automatisieren, den manuellen Administrationsaufwand reduzieren und die Sicherheit erhöhen, dass wichtige Informationen bei Bedarf wiederhergestellt werden können.

Umfassender Schutz für Microsoft 365 mit Postfächern, Teams, OneDrive, SharePoint sowie Entra-ID-Nutzern und -Gruppen:

• Automatisiertes Backup und granulare Wiederherstellung reduzieren den täglichen Administrationsaufwand. 
• Ransomware-resiliente, unabhängig gespeicherte Backup-Daten. 
• Zentralisiertes mandantenübergreifendes Management für IT-Teams und MSPs. 

Bereit für den Wechsel des Backup-Anbieters, ohne das Risiko zu erhöhen? Vereinbaren Sie eine Demo von 365 Total Backup und erfahren Sie, wie Hornetsecurity Ihre Microsoft-365-Daten vor, während und nach der Migration schützen kann.

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Fazit: Wechseln Sie die Backup-Plattform nicht auf Kosten ihrer Risikotoleranz

Der Wechsel des Backup-Anbieters sollte als Resilienzprojekt verstanden werden. Bewerten Sie zunächst die Risiken und definieren Sie die Anforderungen an die Wiederherstellung. Stellen Sie anschließend sicher, dass aktuelle Daten auf der neuen Plattform geschützt sind und der Zugriff auf ältere Backups erhalten bleibt. Betreiben Sie beide Systeme parallel und nehmen Sie den bisherigen Dienst erst außer Betrieb, wenn die neue Lösung realistische Wiederherstellungstests erfolgreich bestanden hat.

Die sicherste Migration ist nicht zwangsläufig die schnellste. Entscheidend ist ein Vorgehen, das keine Zweifel daran lässt, welche Daten geschützt sind, wer für die Wiederherstellung verantwortlich ist und wie das Unternehmen Daten wiederherstellt, wenn ein Nutzer, Auditor oder Incident Responder sie benötigt.