Wie man eine Office 365 E-Mail-Signatur erstellt und warum sie wichtig ist

Einführung

Office 365 ist eine einfache Möglichkeit, Ihre E-Mails, Ihren Kalender und Ihre Kontakte zu verwalten. Es gibt jedoch ein paar Dinge, die Sie über Office 365 E-Mail-Signaturen wissen müssen. In diesem Artikel werden wir alles abdecken, was Sie über die Erstellung einer professionellen E-Mail-Signatur für Office 365 wissen müssen.

So fügen Sie Ihre Office 365 E-Mail-Signatur zu einer einzelnen E-Mail hinzu

Vorausgesetzt, Sie haben Ihre Office 365 E-Mail-Signatur bereits eingerichtet:
  1. Öffnen Sie im Outlook-Desktop-Client die E-Mail, zu der Sie die Signatur hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Nachricht“ und wählen Sie „Signatur“ > „Signaturen“.
  3. Wählen Sie im Feld „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ die gewünschte Signatur aus und klicken Sie dann auf „OK“.
  4. Um eine Signatur in allen neuen Nachrichten oder Antworten und Weiterleitungen einzuschließen, wählen Sie unter „Standardsignatur auswählen“ eine der folgenden Optionen aus:
  • Um eine Signatur in allen neuen Nachrichten einzuschließen, klicken Sie auf „Neue Nachrichten“.
  • Um eine Signatur in allen ausgehenden Nachrichten wie Antworten und Weiterleitungen einzuschließen, klicken Sie auf „Antworten/Weiterleitungen“.
  1. Nehmen Sie unter „Signatur bearbeiten“ alle gewünschten Änderungen vor, z. B. Formatierungsoptionen, und klicken Sie dann auf „Speichern“ > „Schließen“.

Erstellen Sie eine Signatur in Outlook Web

Wenn Sie eine Signatur in der Microsoft Outlook Web App einrichten, wird sie automatisch am Ende jeder E-Mail-Nachricht, die Sie senden, angezeigt. Sie können verschiedene Signaturen erstellen und für jede Nachricht auswählen, welche verwendet werden soll. So erstellen Sie eine Signatur:

  1. Klicken Sie in der Outlook Web App auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und dann auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
  2. Klicken Sie auf „Mail“ im linken Bereich und scrollen Sie dann zum Abschnitt „Verfassen und Antworten“.
  3. Geben Sie im Feld „Signaturname bearbeiten“ einen Namen für Ihre Signatur ein, z. B. „Meine Geschäftssignatur“.
  4. Geben Sie im Signaturfeld die gewünschte Signatur ein. Verwenden Sie zur Formatierung Ihrer Signatur die Formatierungstools über dem Signaturfeld.
  5. Sie können die von Ihnen erstellte neue Signatur auswählen, die in allen neuen Nachrichten angezeigt werden soll, indem Sie das Dropdown-Menü „Für neue Nachrichten“ auswählen.
  6. Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer Signatur fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, die am unteren Rand der Seite angezeigt wird.

Ab sofort wird Ihre Signatur in Outlook am Ende einer neuen Nachricht oder einer Antwort auf eine bestehende Nachricht angezeigt.

Die Probleme bei der manuellen Erstellung von Office 365 Signaturen

Wenn es um E-Mail-Signaturen geht, wählen viele Organisationen die manuelle Hinzufügung einer Signatur. Es gibt jedoch eine Reihe von Problemen, die bei diesem Ansatz auftreten können.

Ein Problem besteht darin, dass die manuelle Erstellung von Signaturen zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. Es kann schwierig sein, alle verschiedenen Elemente im Blick zu behalten, die in einer Signatur enthalten sein müssen, wie der Name des Mitarbeiters, Titel, Kontaktdaten und Firmenlogo. Dies kann zu Fehlern führen, wenn Signaturen erstellt oder aktualisiert werden, und zu fehlenden einheitlichen Signaturen in der gesamten Organisation führen.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass manuell erstellte Signaturen nicht immer bei allen Mitarbeitern einheitlich sind. Dies kann bei Empfängern von E-Mails von verschiedenen Mitgliedern einer Organisation zu Verwirrung führen, da sie verschiedene Signaturformate und -stile sehen können.

Manuell erstellte Signaturen können schwierig zu verwalten und auf großem Maßstab zu aktualisieren sein. Organisationen können Drittanbieter verwenden, um ihren Signaturdienst zu verwalten, wenn ihr Unternehmen wächst und sie eine einheitliche Markenbekanntheit im Unternehmen wünschen.

Zusammenfassung der Herausforderungen bei der manuellen Erstellung einer Signatur:

  • Einhaltung der individuellen Anforderungen an die Signatur – Kontaktdaten, Jobtitel, Firmenlogo usw.
  • Sicherstellung des korrekten Formatierens jeder Signatur – Schriftart, Größe, Farbe sowie Sicherstellung der Lesbarkeit auf verschiedenen Endgeräten, wie Desktop- und Mobilgeräten.
  • Aktualisierung von Signaturen – Änderungen im Jobtitel oder den Kontaktdaten.
  • Verwendung von nur einer Signatur in E-Mail-Nachrichten.

Insgesamt kann die manuelle Erstellung von Office 365 Signaturen eine echte Herausforderung sein und recht zeitaufwendig sein.

Generieren Sie einfach eine professionelle Office 365 E-Mail-Signatur mit einem Drittanbieter

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre eigene professionelle Office 365 E-Mail-Signatur zu erstellen.

Einige Leute bevorzugen die manuelle Erstellung von Signaturen. Der deutlich einfachere Weg ist allerdings, eine Office 365 E-Mail-Signatur über einen Drittanbieter-Service zu verwenden, der diesen Service kostenlos anbietet. Es ist jedoch auch möglich, dies manuell über die Microsoft Office 365-Website oder verschiedene von anderen Anbietern wie Google Apps und Zoho Mail angebotene Tools zu tun.

Der Hauptunterschied zwischen diesen Methoden besteht in der benötigten Zeit für Einrichtung und Wartung – wenn Sie etwas Schnelles und Einfaches möchten, beginnen Sie mit einem dieser Services!

Office 365 E-Mail-Signaturvorlagen, die Sie verwenden können

Um sicherzustellen, dass Sie immer eine professionell aussehende E-Mail-Signatur haben, können Sie eine Vorlage verwenden. Vorlagen sind in Word und Outlook verfügbar. Office 365 E-Mail-Signaturvorlagen gibt es wie Sand am Meer. Aber es kann eine Herausforderung sein, die richtige fpr Sie und Ihre Anforderungen zu finden. Hier sind zwei E-Mail-Signaturvorlagen, die Sie verwenden können. Die erste Vorlage ist einfach und prägnant. Sie enthält Ihren Namen, Titel, Firma und Kontaktdaten. Dies ist eine großartige Vorlage für diejenigen, die möchten, dass ihre Signatur professionell und unkompliziert ist. Die zweite Vorlage ist etwas komplexer. Sie enthält Ihren Namen, Titel, Firma, Kontaktdaten, Social-Media-Symbole und ein Porträt. Diese Vorlage eignet sich gut für diejenigen, die ihre Signatur informativer und persönlicher gestalten möchten. Beide Vorlagen sind kostenlos auf der Office 365-Website verfügbar.
  1. Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage
  2. E-Mail-Signatur-Galerie

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich ein Logo zu meiner E-Mail-Signatur in Office 365 hinzufügen?

Sie können ein Logo zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen. Sie können ein kleines oder sogar ein großes Logo hinzufügen. Flogen Sie hierzu diesen Schritten:

Für Outlook Web App (OWA)

So können ein Logo zu Ihrer E-Mail-Signatur in Office 365 hinzufügen:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
  3. Wählen Sie unten im Menü „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte „Mail“ in der linken Seitenleiste.
  5. Wählen Sie die Registerkarte „Verfassen und Antworten“.
  6. Geben Sie Ihren Text in das Signatur-Textfeld ein und klicken Sie dann auf das Symbol „Bild einfügen“ in der Symbolleiste.
  7. Wählen Sie Ihre Logo-Bilddatei von Ihrem Computer aus und klicken Sie dann auf „Öffnen“.
  8. Speichern Sie Ihre Signatur.

 

Für Outlook Desktop-Anwendung/E-Mail-Client

  1. Öffnen Sie den Outlook-Client auf Ihrem Computer.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ oben links.
  3. Wählen Sie unten links auf der Seite „Optionen“.
  4. Wählen Sie „E-Mail“.
  5. Klicken Sie auf „Signaturen“.
  6. Erstellen Sie eine neue Signatur oder bearbeiten Sie eine vorhandene.
  7. Unter dem Abschnitt „Signatur bearbeiten“ sehen Sie ein kleines Bildsymbol.
  8. Wählen Sie dieses Symbol aus und fügen Sie Ihr Bild in Ihre Signatur ein.
  9. Klicken Sie auf „OK“.

Kann ich einen Werbebanner zu meiner E-Mail-Signatur in Office 365 hinzufügen?

Sie können einen Werbebanner zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen. Die Schritte sind dieselben, wie beim Hinzufügen eines Logos.

Sie können den oben genannten Schritten folgen, um einen Werbebanner zu Ihrer Signatur hinzuzufügen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie einen angemessen großen Banner für Ihre Signatur hochladen.

Wie sollte eine professionelle Office 365 E-Mail-Signatur aussehen?

Eine Office 365 E-Mail-Signatur sollte schlicht, aufgräumt und professionell aussehen. Sie sollte Ihren Namen, Titel, Firmennamen und Kontaktdaten enthalten. Sie können auch ein Logo oder ein Bild hinzufügen. Beachten Sie, dass Ihre Signatur auf einer Vielzahl von Geräten und Bildschirmgrößen angezeigt wird. Stellen Sie also sicher, dass sie auf allen Bildschirmen gut aussieht.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur konsistent mit Ihrer übrigen Markenidentität aussieht. Verwenden Sie dieselben Farben, Schriftarten und Logos, die Sie auf Ihrer Website und anderen Marketingmaterialien verwenden. Wenn Sie einen Slogan für Ihr Unternehmen haben, fügen Sie ihn Ihrer Signatur hinzu.

Hier ein Beispiel:

Max Mustermann | Geschäftsführer

Mustermann GmbH
Musterweg 1
12345 Mustercity

Tel: 0049 123 45 678
max@mustermann.com
www.mustermann.de

Gerichtsstand: Mustercity
Steuernummer: 123 456 78910
USt-ID-Nr.: MC123456789

Um Ihre Microsoft Office 365-Umgebung ganzheitlich zu schützen, verwenden Sie Hornetsecurity 365 Total Protection und 365 Total Protection Enterprise Backup, um Ihre Microsoft 365 sensiblen Daten zu sichern und zu replizieren. Wir arbeiten unermüdlich daran, unseren Kunden Vertrauen in ihre Email Signature Strategie zu geben.

Fazit

Die Quintessenz ist, dass eine professionelle E-Mail-Signatur für Office 365 ein wichtiger Bestandteil Ihrer E-Mail Kommunikation ist. Und zum Glück ist es nicht schwer, eine zu erstellen! Wenn wir physische Dokumente mit einer handschriftlichen Signatur und Notiz erstellen, verleihen wir ihnen eine persönliche Note. Das Erstellen von E-Mail-Signaturen unterscheidet sich nicht wesentlich vom Schreiben auf einem Stück Papier!

Mit den richtigen Tools und etwas Übung werden Sie in der Lage sein, eine professionelle und saubere Office 365 E-Mail-Signatur in kürzester Zeit zu erstellen!