E-Mail-Archivierung für Unternehmen

rechtskonform – vollautomatisch – revisionssicher

Hornetsecurity E-Mail Archivierung ist die maßgeschneiderte Unternehmenslösung für die Archivierung von E-Mails. Nach einer einmaligen, schnellen Einrichtung werden Ihre Mails automatisiert und rechtssicher gespeichert. Erfüllen Sie die Vorgaben der GoBD und erhöhen Sie die Effizienz Ihrer E-Mail-Kommunikation mit Hornetsecurity Aeternum.

Ihre exklusiven Vorteile der cloud-basierten E-Mail-Archivierung auf einen Blick

Vollautomatisierte Speicherung

Ihre eingehenden E-Mails werden vollautomatisiert ins Archiv übertragen. Auf Wunsch können Sie auch interne E-Mails archivieren lassen. Natürlich speichert Aeternum nur Clean-Mails. Spam- & Info-Mails landen nicht im E-Mail-Archiv.

Individuelle Archivierungsdauer

Von rechtlicher Seite gibt es verschiedene Vorgaben in Bezug auf die Dauer der archivierten E-Mails. Für bestimmte Personen oder Mitarbeitergruppen können Sie die Dauer der Archivierung individuell bestimmen. Zudem können Sie bestimmte Nutzer (z.B. Betriebsräte) gänzlich von der Archivierung ausschließen.

Revisionssichere Archivierung

In einigen Fällen ist die Prüfung von E-Mails aus dem Archiv notwendig. Um den vollen Datenschutz zu gewährleisten, findet ein Vier-Augen-Prinzip statt. Der Administrator kann einem Revisor die Erlaubnis zur Einsicht gewähren und erhält nach Abschluss eine Logdatei über die Aktivitäten des Revisors.

Probleme lösen mit der Hornetsecurity E-Mail-Archivierung

Herausforderung

Anders als bei klassischen Schriftstücken, wie zum Beispiel Briefen, ist in vielen Unternehmen die Ablage von geschäftlichen E-Mails nicht immer rechtssicher organisiert.

Folgen

Alte E-Mails belasten den Speicherplatz, werden willkürlich gelöscht, gehen verloren oder können über eine Suche nicht mehr gefunden werden.

Lösung

Die cloudbasierte E-Mail-Archivierung archiviert Ihre Mails vollautomatisiert bis zu 30 Jahre. Eine interne Suchfunktion kann alle Mails schnell wiederfinden.

Zukunft

Ihre E-Mails werden automatisiert und wiederfindbar archiviert. Ihre Kommunikation wird effizienter, sicherer und nachvollziehbarer.

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E-Mail Archivierung Schaubild zur Erläuterung der Funktionsweise

So funktioniert die E-Mail-Archivierung

  • Von jeder E-Mail, egal, ob ein- oder ausgehend, fertigt Hornetsecurity Aeternum eine Kopie an, die anschließend auf den Servern von Hornetsecurity archiviert werden – unverändert und unveränderbar.
  • Dies geschieht völlig automatisch und ohne Eingreifen von Administratoren oder Hornetsecurity.
  • Diese Vorgehensweise ist vollkommen rechtssicher und GoBD-konform.

Sie haben Fragen zur E-Mail-Archivierung? Erfahren Sie alles zum Thema E-Mail-Archivierung

Wie kann ich E-Mails in meinem Unternehmen archivieren?

Mit Hornetsecurity E-Mail-Archivierung können Sie den E-Mail-Verkehr in Ihrem Unternehmen automatisiert speichern. Alle eingehenden externen Clean-Mails werden ohne Zutun des Nutzers archiviert.

Wie viel Speicherplatz steht pro Postfach zur Verfügung?

Pro Postfach erhalten Sie 25 GB Speicherplatz inklusive. Dieser ist aber nicht an die einzelnen Postfächer gebunden. Das bedeutet: Postfächer, die weniger Speicherplatz benötigen, geben Ihren Speicherplatz automatisch für andere Postfächer frei, die mehr E-Mails zu archivieren haben.

Was unterscheidet Hornetsecurity von der Konkurrenz?

Die E-Mail-Archivierung von Hornetsecurity besitzt einen besonders großen Funktionsumfang. So können Sie zum Beispiel die Dauer der Archivierung individuell gestalten und Personen von der Archivierung ausnehmen. Ebenfalls profitieren Sie von der Verbindung unserer Services. So werden mit Hornetsecurity nur E-Mails gespeichert, die vom Spamfilter nicht aussortiert wurden. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, erfahren Sie mehr über die exklusiven Vorteile von Hornetsecurity.

Kann ich Personen von der Archivierung ausnehmen?

Ja, sie können individuelle Gruppen erstellen und somit einzelne Personen von der Archivierung ausnehmen. Dies ist zum Beispiel bei einem Betriebsrat notwendig.

Erfüllt die Archivierung den deutschen Datenschutz?

Die E-Mail-Archivierung von Hornetsecurity richtet sich nach den Vorgaben des GoBD und ist somit datenschutzkonform. Das GoBD erfordert die Erfüllung folgender Kriterien: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit, zeitgerechte Buchung, Richtigkeit. All diese Anforderungen erfüllt Hornetsecurity Aeternum.

Wer kann die gespeicherten E-Mails einsehen?

Die gespeicherten Mails können nur vom jeweiligen User betrachtet werden. Auch der Systemadministrator hat keinen Zugriff auf die Inhalte der E-Mails. In Ausnahmefällen kann ein Administrator nach dem Vier-Augen-Prinzip einem Revisor den Zugriff auf das Archiv gewähren. Alle Tätigkeiten werden aufgezeichnet und sind im Nachinhein vom Administrator nachvollziehbar. So wird die revisionssichere Archivierung gewährt.

Wie lange können E-Mails archiviert werden?

Die Dauer der Archivierung ist individuell einstellbar. Grundsätzlich können Sie E-Mails maximal 30 Jahre archivieren. So können Sie die unterschiedlichen, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten und zugleich Ihren Speicherplatz effizient nutzen.

Brauchen meine Mitarbeiter eine Schulung?

Nein, alle Services von Hornetsecurity laufen vollautomatisiert. In der Regel bemerken Ihre Mitarbeiter die Nutzung der E-Mail-Archivierung erst, wenn diese benötigt wird.

Wo werden die E-Mails archiviert?

Da Hornetsecurity ein international agierendes Unternehmen ist, verteilen sich unsere Rechenzentren über den gesamten Globus. Für Kunden aus der DACH Region werden alle E-Mails in deutschen Rechenzentren gespeichert. Damit wird der Datenschutz für Ihre E-Mails gewährt. Die Services von Hornetsecurity werden geo-redundant in ISO-zertifizierten Rechenzentren an insgesamt drei Standorten (Hannover, Düsseldorf, Frankfurt) betrieben. Als vertragliche Basis dient u.a. das neue an die europäische Datenschutz-Grundverordnung 2016/679/DS-GVO angepasste Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), welches ab 25.05.2018 in Kraft tritt.

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