11 Gründe, warum Sie für Ihre Microsoft-365-Backups auf einen Drittanbieter setzen sollten

Ohne Zweifel hat Microsoft 365 die Welt im Sturm erobert und zahlreiche Unternehmen mitsamt ihrer sensibelsten Daten in die Cloud verlagert. Anfang 2024 berichtete office365itpros.com, dass Microsoft 365 (M365) weltweit über erstaunliche 400 Millionen aktive Lizenzen verzeichnete – mit weiterhin konstantem Wachstum und zunehmender Verbreitung. Diese Zahlen überraschen kaum, wenn man den Funktionsumfang und die Benutzerfreundlichkeit von Microsoft 365 im Verhältnis zum Preis bedenkt. Viele Unternehmen entscheiden sich daher schnell für die Plattform, anstatt eigene Server für Exchange, SharePoint und Dateidienste zu betreiben. 

Trotz der Vielzahl an geschäftlichen Herausforderungen, die M365 löst, stellen sich viele Organisationen nicht die entscheidende Frage: „Wie sind meine Daten eigentlich geschützt?“ Oft wird einfach angenommen, dass Backup und Datenschutz automatisch im Paket enthalten sind. Für viele Führungskräfte ist es dann eine unangenehme Überraschung, wenn sie erfahren, dass Microsoft im Rahmen der Standardlizenzen keine klar definierte Backup-Strategie für M365 anbietet. 

Das bedeutet nicht, dass Microsoft keinerlei Möglichkeiten zum Datenschutz bietet. Microsoft behauptete lange, dass die in M365 integrierten Funktionen zur Datenaufbewahrung „ausreichend“ seien – klassische Backup-Methoden seien nicht nötig. Diese Haltung änderte sich jedoch mit der Einführung des schlicht benannten Produkts Microsoft 365 Backup. Allein durch die Existenz dieses Produkts gesteht Microsoft ein, dass M365 sehr wohl durch regelmäßige Backups geschützt werden muss. 

Abgesehen vom M365-Backup-Produkt gibt es innerhalb der Suite einige Tools und Funktionen, die zusammen die Grundlagen für Datenaufbewahrung bieten. Wenn Ihre Organisation jedoch auf eine lückenlose Backup- und Wiederherstellungsstrategie angewiesen ist, reichen diese Werkzeuge nicht aus. Ganz davon abgesehen, dass Backup und Datenaufbewahrung zwei völlig unterschiedliche Konzepte sind – die reine Aufbewahrung von Daten ist kein Ersatz für echte Backup- und Recovery-Funktionen. 

Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Gründe auf, warum Sie eine durchdachte Backup-Strategie für M365 benötigen – und warum Microsofts eigenes M365-Backup-Angebot sowie die eingebauten Funktionen zur Datenaufbewahrung und Governance in der Praxis häufig nicht ausreichen.  

1. Microsoft ist nicht für Ihre Daten verantwortlich 

Zwar ist Microsoft dafür zuständig, dass die Cloud-Dienste von Microsoft verfügbar bleiben – für den Schutz Ihrer darin gespeicherten Daten sind jedoch allein Sie (als Kunde) verantwortlich. Dies ist allgemein bekannt als das Shared Responsibility Model von Microsoft. Es besagt, dass Microsoft die Verfügbarkeit der Dienste sicherstellt, während Datenschutz und -sicherheit zu 100 % in der Verantwortung des Kunden liegen. 

Hinzu kommt die Formulierung auf der aktuellen Seite zum Microsoft Services Agreement, die Microsofts Haltung zum Thema Datenschutz in der Cloud nochmals deutlich macht – inklusive einer Haftungsausschlussklausel: 

Wir sind bemüht, die Dienste betriebsbereit zu halten; dennoch kann es bei Onlinediensten gelegentlich zu Unterbrechungen oder Ausfällen kommen, und Microsoft haftet nicht für etwaige Störungen oder Verluste, die Ihnen dadurch entstehen. Im Falle eines Ausfalls kann es sein, dass Sie auf Ihre Inhalte oder Daten, die Sie gespeichert haben, nicht mehr zugreifen können. Wir empfehlen, dass Sie Ihre Inhalte und Daten regelmäßig sichern – entweder innerhalb der Dienste oder mithilfe von Apps und Diensten von Drittanbietern. 

Microsoft bietet inzwischen einige Funktionen zum Schutz und zur Aufbewahrung von Daten in M365 an – doch diese weisen in mehreren Punkten erhebliche Lücken auf, wie im Folgenden erläutert wird. Die Verantwortung für den Schutz Ihrer Daten liegt dennoch weiterhin voll und ganz beim Kunden. Es ist daher ratsam, sich an etablierte Best Practices zum Datenschutz zu halten – etwa an die 3-2-1-Backup-Regel. Diese besagt, dass Sie mindestens drei Kopien Ihrer Daten aufbewahren sollten, gespeichert auf zwei unterschiedlichen Medientypen, wobei mindestens eine Kopie extern (offsite) gespeichert werden sollte. 

2. Eingeschränkte Aufbewahrungsoptionen bei Microsoft 365 Backup  

Seit Microsoft ein eigenes M365-Backup-Produkt anbietet, sehen viele M365-Kunden darin eine mögliche Lösung zum Schutz ihrer Daten. Doch bei der Wahl eines geeigneten Backup-Anbieters für geschäftskritische M365-Daten sollten einige wichtige Punkte berücksichtigt werden. 

Zum Zeitpunkt dieses Artikels bietet Microsofts eigenes 365 Backup nur eine einjährige Datenaufbewahrung. Konkret bedeutet das: Innerhalb der ersten zwei Wochen werden mehrere Snapshots erstellt, doch danach speichert Microsoft nur noch zwei Snapshots pro Woche – und das für den Rest des 52-Wochen-Kalenderjahres. 

Andere führende Anbieter von M365-Backup-Lösungen bewahren Daten unbegrenzt auf und bieten deutlich mehr Wiederherstellungspunkte. Ein Beispiel: 365 Total Backup von Hornetsecurity führt täglich vier Backups durch und speichert die Daten so lange, wie erforderlich. 

3. Microsofts 365 Backup speichert Sicherungen innerhalb des Microsoft-Cloud-Ökosystems  

Die Verwendung der nativen Backup-Lösung von Microsoft mag zunächst wie der einfachste Weg erscheinen. Tatsächlich jedoch wird das Backup dabei im selben Cloud-Umfeld gespeichert wie die Produktionsdaten. Zwar speichert Microsoft die Backups in geografisch verteilten Rechenzentren mit Redundanz, doch auch innerhalb des Microsoft-Ökosystems gibt es Schwachstellen. So haben etwa Ausfälle von Entra ID (ehemals Azure AD) bereits große Teile der Microsoft-Cloud-Dienste lahmgelegt. Und auch wenn solche Störungen selten sind – sie kommen vor. 

Durch den Einsatz einer Backup-Lösung eines Drittanbieters profitieren Unternehmen von zusätzlichem Schutz, da die Daten außerhalb des Microsoft-Ökosystems gespeichert werden. Kunden solcher Drittanbieterlösungen können sich darauf verlassen, dass ihre Daten verfügbar und wiederherstellbar bleiben, selbst wenn es bei den M365-Cloud-Diensten zu einem größeren Ausfall oder Datenverlust kommt. 

4. Microsofts 365 Backup-Dienst bietet keinen vollständigen Schutz  

Je nachdem, welche Dienste ein Unternehmen innerhalb der M365-Suite nutzt, kann Microsofts eigene Backup-Lösung unzureichend sein. Zum Zeitpunkt dieses Artikels schützt Microsoft 365 Backup lediglich Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business. Diese Dienste decken zwar einen großen Teil der Datenspeicherung in M365 ab – sie bilden aber keinesfalls die gesamte Bandbreite ab.  

Wichtige Unternehmensdaten können sich auch in anderen Diensten befinden, zum Beispiel: 

• Microsoft Teams  

• Microsoft Planner 

Kenner der M365-Architektur werden anmerken, dass Dateien in Microsoft Teams über SharePoint Online gespeichert werden – und somit abgesichert sind. Das ist korrekt. Aber was ist mit geschäftskritischen Inhalten wie Gruppenchats, Einzelchats oder Besprechungsnotizen? Um solche sensiblen Daten zu schützen, sind M365-Kunden auf vertrauenswürdige Drittanbieter angewiesen. Dasselbe gilt für Unternehmen, die Microsoft Planner nutzen. 

Planner wird von Unternehmen zunehmend für Aufgabenmanagement, Projektplanung und Prozessverfolgung eingesetzt. Ohne angemessene Schutzmaßnahmen sind die darin enthaltenen Daten, Abläufe und Workflows im Falle eines Datenverlusts gefährdet. 

5. O365-Backups für mehrere Organisationen über ein zentrales Tool verwalten  

Viele M365-Kunden müssen Mitarbeitende verwalten, die unter verschiedenen M365-Organisationen bzw. -Mandanten arbeiten. Mit Microsoft 365 Backup müssten Administratoren sich in jede Organisation einzeln einloggen, um die Backup-Dienste zu konfigurieren. Genau hier bieten vertrauenswürdige Drittanbieter einen echten Mehrwert. Egal ob Ihr Unternehmen neue Geschäftsbereiche integriert oder das M365-Management ausgelagert wurde – mit 365 Total Backup von Hornetsecurity können Sie Backups zentral über mehrere Organisationen hinweg verwalten.  

Hornetsecurity bietet zudem eine Version für Managed Service Provider (MSPs) an. Diese ermöglicht es MSPs, alle Backups ihrer Kunden über eine zentrale, mandantenfähige Konsole zu verwalten. Gesichert werden dabei alle Postfächer, E-Mails, Anhänge, Kalender, Kontakte, Teams-Chats sowie Dateien in OneDrive und SharePoint – mandantenübergreifend. Das vereinfacht die Verwaltung und Berichterstattung, spart Zeit und senkt die Kosten. 

6. Eingebaute Data-Governance-Tools sind nur in bestimmten M365-Lizenzstufen verfügbar  

Einige Unternehmen versuchen, Kosten für Backups in M365 zu sparen, indem sie integrierte Governance-Funktionen wie Litigation Hold für Wiederherstellungszwecke nutzen. Governance ist in den letzten fünf bis zehn Jahren zu einem zentralen Thema geworden – vor allem aufgrund neuer, immer strengerer Compliance-Vorgaben. Hinzu kommt die stetig wachsende Zahl von Cybersecurity-Vorfällen, die zusätzlichen Handlungsdruck erzeugt haben. 

Microsoft hat auf diese Entwicklungen reagiert und sein Produktportfolio unter dem Namen Microsoft Purview weiter ausgebaut. Dieses bietet zwar zahlreiche Funktionen, ist jedoch komplex in der Verwaltung und nur in höherpreisigen M365-Tarifen enthalten. Dennoch versuchen kostenbewusste Unternehmen häufig, diese Tools als eine Art Ersatz-Backup zu nutzen – und genau hier liegt das Problem. 

Es ist wichtig zu verstehen, dass Backup und Recovery nicht die vorgesehene Funktion dieser Governance-Tools sind. Sie sind nicht für großflächige Wiederherstellungen oder echte Point-in-Time-Recovery-Szenarien konzipiert. 365 Total Backup von Hornetsecurity bietet eine leistungsstarke und kostengünstige Backup-Lösung, mit der auch preissensible Organisationen ihre Daten zuverlässig sichern können – ohne auf Governance-Funktionen wie Litigation Hold angewiesen zu sein, um im Notfall Daten wiederherzustellen. 

7. Sie möchten während eines Ausfalls weiterhin auf Ihre M365-Daten zugreifen können 

Es ist kein Geheimnis, dass es in der Vergangenheit bereits Ausfälle bei Microsoft 365 gegeben hat. Zwar bietet M365 eine beeindruckend hohe Verfügbarkeit und ein starkes SLA – aber praktisch jeder Cloud-Dienst hat gelegentlich mit Ausfallzeiten zu kämpfen. Diese können von wenigen Sekunden bis hin zu mehreren Tagen andauern. 

Einige Organisationen kommen mit kurzzeitigem Datenverlust zurecht. Für viele Unternehmen jedoch ist der kontinuierliche Zugriff auf Daten geschäftskritisch. 

Mit 365 Total Backup erhalten Sie eine unterbrechungsfreie Geschäftskontinuität – unabhängig von M365 – und bleiben auch bei längeren Ausfällen handlungsfähig. 

Hornetsecurity führt automatisch bis zu vier M365-Backups pro Tag durch. Bei Bedarf können Sie mit 365 Total Backup gezielt Exchange Online-Postfächer, Teams-Chats, SharePoint-Dokumente oder OneDrive-Dateien auswählen und an den gewünschten Zielort wiederherstellen. Sollte der M365-Dienst längere Zeit nicht erreichbar sein, können Sie Kopien der Dateien herunterladen und lokal nutzen, bis der Dienst wieder verfügbar ist. 

8. Weitere Wiederherstellungsoptionen zur Minimierung von Ausfallzeiten 

Die meisten Datenschutzfunktionen in Microsoft 365 – einschließlich Microsoft 365 Backup – bieten keine Möglichkeit, Geschäftsdaten außerhalb des M365-Mandanten wiederherzustellen. Wenn Sie die Daten an einen anderen Ort als den M365-Mandanten zurückspielen möchten, haben Sie leider Pech gehabt. Eine Lösung wie 365 Total Backup erweitert hier Ihre Möglichkeiten und verleiht Ihrem Wiederherstellungsplan zusätzliche Flexibilität, indem sie die Wiederherstellung an verschiedenen Orten erlaubt. 

Da M365-Backups automatisch mehrmals täglich erstellt und im Rahmen Ihres Abonnements unbegrenzt aufbewahrt werden, stehen zahlreiche Wiederherstellungspunkte zur Auswahl. So können Sie beispielsweise ein gesamtes Postfach wiederherstellen oder mithilfe der Wiederherstellung auf Elementebene (ILR) gezielt nach einer bestimmten Nachricht suchen und nur diese zurückspielen. Wenn Sie Dateien oder ein Postfach auf einen lokalen Computer wiederherstellen möchten, können Sie die Daten sogar als ZIP- oder komprimierte PST-Datei herunterladen. 

9. Unerwartete Kosten durch M365-Aufbewahrungsrichtlinien vermeiden  

Es gibt kaum etwas Ärgerlicheres, als auf der monatlichen M365-Rechnung unerwartete Speichergebühren zu entdecken. Genau das kann passieren, wenn durch eine Microsoft-365-Aufbewahrungsrichtlinie zu viele Daten gespeichert bleiben. Jeder M365-Plan beinhaltet ein festgelegtes Speicherkontingent. Wird ein Objekt in SharePoint Online gelöscht, landet es in der sogenannten „Preservation Hold Library“. Sowohl die produktiven Daten als auch die Inhalte dieser Bibliothek zählen zur gesamten Speicherquote eines Mandanten. Wenn Sie dieses Limit überschreiten und zusätzlichen Speicher kaufen müssen, entstehen monatlich zusätzliche Kosten. 

Abhängig von der Größe der Preservation Hold Library und den gewählten Aufbewahrungseinstellungen kann der Einsatz einer Backup-Lösung deutlich kostengünstiger sein als die Bezahlung zusätzlicher Speicherkapazitäten. Denn jedes M365-Abonnement stellt lediglich 10 GB Speicher pro Nutzer zur Verfügung. Mit 365 Total Backup erhalten Sie unbegrenzten Speicher für Ihre M365-Backups! Und das ist nicht alles – Sie profitieren zusätzlich von zahlreichen weiteren Vorteilen einer speziell für O365 entwickelten Backup-Lösung. 

10. Zahlen Sie nicht für zusätzliche M365-Lizenzen nur zur Datenerhaltung 

Die integrierten Funktionen zur Datenaufbewahrung in Microsoft 365 unterstützen nur aktive Benutzer. Wenn ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen verlässt, müssen Sie weiterhin für dessen M365-Abonnement zahlen, um Zugriff auf dessen Daten zu behalten. 

Mit einer Backup-Lösung eines Drittanbieters wie 365 Total Backup können Sie die Daten deaktivierter Benutzer dennoch zugänglich und wiederherstellbar halten. Wenn Sie möchten, dass eine Kopie automatisch in der Cloud des Backup-Anbieters gespeichert wird, benötigen Sie zwar eine Backup-Lizenz – diese ist jedoch günstiger als eine M365-Lizenz. Wenn Sie als Managed Service Provider (MSP) tätig sind, können Sie diese Einsparungen an Ihre Mandanten weitergeben. Pro Lizenz erscheint das möglicherweise nicht viel, aber mit der Zeit summieren sich die Kosten – vor allem im großen Maßstab. 

11. Sie benötigen eine umfassende M365-Backup-Anwendung 

Zwar ist der Backup-Service von Microsoft M365 verlockend, da er eine unkomplizierte Verwaltung ermöglicht, doch weist er einige gravierende Lücken auf – darunter das Fehlen echter Mandantenfähigkeit –, die in diesem Artikel bereits thematisiert wurden. In diesem Fall gilt: Der einfachste Weg ist nicht unbedingt der beste. 

Eine Backup-Lösung eines Drittanbieters wie 365 Total Backup bietet alle Funktionen, die Sie in einem einzigen, umfassenden Tool benötigen. Diese zentrale Anwendung stellt sicher, dass keine Sicherung übersehen wird – unabhängig vom Benutzer. Zudem können Sie ein vollständiges Prüfprotokoll aller Backup-Vorgänge einsehen. 365 Total Backup ermöglicht eine einfache Bereitstellung und Verwaltung Ihrer Backup- und Wiederherstellungsstrategie für Microsoft 365-Daten. 

Es gibt sogar eine spezielle Version von 365 Total Backup für Managed Service Provider (MSPs). Als MSP können Sie Ihren Kunden damit eine wertsteigernde Lösung im Rahmen von Backup as a Service (BaaS) anbieten – leicht zu implementieren, zu betreiben und abzurechnen. So erzielen Sie eine hervorragende Kapitalrendite auf Ihre Investition in Hornetsecurity. 

Fazit

Es lässt sich mit Sicherheit sagen, dass selbst mit Microsofts Einstieg in den Bereich M365-Backups durch Microsoft 365 Backup der Datenschutz innerhalb von M365 keine vollständige Lösung darstellt. Zwar bietet Microsoft gewisse Mehrwerte, doch für eine wirklich umfassende und robuste Absicherung benötigen Sie eine dedizierte Backup-Lösung wie 365 Total Backup. 

365 Total Backup ermöglicht es Ihnen, alle Ihre M365-Postfächer, Teams-Chats, Planner-Boards, OneNote-Notizbücher sowie Dateien in OneDrive und SharePoint über eine Online-Konsole zu sichern und wiederherzustellen – und das ganz einfach und zentral verwaltet. Die M365-Daten werden im Rahmen der Lösung in der globalen Private Cloud von Hornetsecurity gespeichert, und der Speicherplatz für M365-Backups ist unbegrenzt.  

Blitzschneller Support rund um die Uhr ist ebenfalls inklusive. Zudem steht eine spezielle Version für Managed Service Provider (MSPs) zur Verfügung: 365 Total Backup for MSPs. Damit können MSPs ihren Kunden professionelle Backup- und Wiederherstellungsdienste für M365 anbieten – zentral verwaltet, effizient überwacht und vollständig skalierbar.