Email Archiving Service voor bedrijven

Fully automated email archiving – secure, encrypted and stored in certified data centers.

Email Archiving

E-mail is het meest gebruikte en relevante communicatiemiddel op het internet. Vooral voor bedrijven is de elektronische uitwisseling van gevoelige gegevens en bestanden een efficiënte en snelle manier om te communiceren. Volgens de GoBD moeten zakelijke e-mails gedurende een bepaalde bewaartermijn worden gearchiveerd en beschikbaar zijn voor de bevoegde autoriteiten. Veilige en betrouwbare opslag is ook essentieel voor de latere toegang tot belangrijke informatie. Volledig automatische en veilige archivering kan een enorme verlichting zijn van een last op de productieve dagelijkse praktijk van het bedrijf.

Email Archiving

E-mail is het meest gebruikte en relevante communicatiemiddel op het internet. Vooral voor bedrijven is de elektronische uitwisseling van gevoelige gegevens en bestanden een efficiënte en snelle manier om te communiceren. Volgens de GoBD moeten zakelijke e-mails gedurende een bepaalde bewaartermijn worden gearchiveerd en beschikbaar zijn voor de bevoegde autoriteiten. Veilige en betrouwbare opslag is ook essentieel voor de latere toegang tot belangrijke informatie. Volledig automatische en veilige archivering kan een enorme verlichting zijn van een last op de productieve dagelijkse praktijk van het bedrijf.

Waarom heeft een bedrijf behoefte aan cloud-gebaseerde e-mailarchivering?

Ophalen en herstellen van gearchiveerde e-mails

Als e-mails van een gebruiker per ongeluk van de mailserver worden verwijderd, kunnen ze – op elk moment en met één druk op de knop – uit het archief worden hersteld.

Volledig geautomatiseerd en 100% veilig in de cloud archivering

Automatische archivering van alle inkomende en uitgaande e-mailberichten elimineert de noodzaak voor beheerders om administratieve taken uit te voeren. In de cloud worden alle gegevens veilig, onveranderlijk en volledig opgeslagen.

w

Automatische archivering: onveranderd en onveranderlijk en onveranderlijk

In overeenstemming met de audit-proof archivering worden alle inkomende en uitgaande e-mails automatisch en in hun oorspronkelijke vorm direct na aankomst en verzending opgeslagen in de computercentra van Hornetsecurity. Dit zorgt ervoor dat er geen belangrijke documenten verloren gaan en dat de archivering compleet is. Ze kunnen niet worden bewerkt of verwijderd voordat de ingestelde bewaartermijn is verstreken.

Alle gearchiveerde e-mails worden veilig opgeslagen in versleutelde databases in gecertificeerde en beveiligde datacenters.

Alle functies van Hornetsecurity e-mailarchivering in een oogopslag

Q

Uitsluiting van individuele gebruikers van archivering

Zo is de ondernemingsraad bijvoorbeeld uitgesloten van automatische e-mailarchivering om te voldoen aan de richtlijnen voor gegevensbescherming.

Markering van privé-mails door gebruikers

Bescherming van persoonlijke e-mails tegen toegang door de auditor; alleen het onderwerp is zichtbaar. Zo is de privacy van de gebruiker gegarandeerd voor privé-e-mails, zonder de integriteit van het archief in gevaar te brengen.

Archivering van interne e-mails (optioneel)

Naast uitgaande en inkomende e-mails kunnen ook intern verzonden en ontvangen e-mails worden gearchiveerd. Deze worden via de journaling-functie van de mailserver ter beschikking gesteld en worden ook in hun oorspronkelijke, ongewijzigde vorm opgeslagen.

25 GB schijfruimte per gebruiker inbegrepen

Elke gebruiker heeft toegang tot een archiefgrootte van 25 GB, die gedurende de gehele archiveringsperiode geldig is. Het daadwerkelijk gebruikte archiefvolume wordt gemiddeld over alle gebruikers van een klant.

Versleuteling van het transmissiepad tussen archief en mailserver via TLS

Indien ondersteund door de mailserver, worden de gegevens tijdens de verzending gecodeerd via TLS om ze te beschermen tegen wijzigingen in de inhoud en de bijgevoegde bestanden.

Regel de bewaartermijnen

Voor zakelijke e-mails gelden verschillende bewaartermijnen. Standaard zakelijke e-mails moeten zes jaar worden bewaard, boekhoudkundige ontvangsten of facturen hebben een periode van tien jaar. Gegevens van aanvragers die per e-mail worden ontvangen, moeten aan het einde van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Stel de archiveringsperiode in op een periode tussen 6 maanden en 30 jaar.

12 redenen in het voordeel van een eenvoudig beheer van e-mail cloud archivering

Vind eenvoudig de e-mails die u zoekt

In de dagelijkse stroom van e-mails kan het moeilijk zijn om het spoor bij te houden. Goede zoekalgoritmes zijn nodig om berichten te vinden en zonder problemen weer af te leveren. Daarnaast moet het mogelijk zijn om de resultaten te beperken en te specificeren met behulp van verschillende zoekparameters. Dit wordt gegarandeerd door de uitgebreide zoekfuncties van e-mailarchivering.

Volledige tekst index

De volledige tekstindex maakt het zeer eenvoudig om de e-mails en bijlagen die u zoekt te vinden. Alle gearchiveerde berichten worden volledig geïndexeerd zodat de zoektijd dienovereenkomstig kort is.

Uitgebreide zoekcriteria

Niet alleen de full text search kan worden gebruikt om gearchiveerde e-mails te vinden – de zoekparameters kunnen worden beperkt tot individuele zoekcriteria zoals datum, afzender, ontvanger en onderwerp, en gezochte berichten kunnen nauwkeuriger worden geïdentificeerd en sneller worden gevonden.

Naleving, transparantie en controle

Voor zakelijke e-mails gelden dezelfde wettelijke vereisten als voor traditionele brieven. Ze moeten gedurende een bepaalde periode worden bewaard en bewaard. Bovendien moet ervoor worden gezorgd dat een accountant te allen tijde toegang heeft tot de e-mails.

Audit toegang met 4-ogen principe

Een e-mailarchief moet te allen tijde toegankelijk zijn voor auditing. Hiervoor is audittoegang voorzien, waardoor de auditor uitgebreide leesrechten heeft op de opgeslagen e-mails van een specifiek domein, die door de IT-beheerder kunnen worden ingesteld. Audittoegang geeft de auditor gedurende een beperkte tijd toegang tot het archief. Na afloop van de audit heeft de beheerder toegang tot het auditlogboek, waarin hij kan zien welke gegevens zijn bekeken.

Audit log/audit trail

Er wordt een volledig logboek bijgehouden van alle toegang tot het e-mailarchief, vooral wanneer instellingen zoals bewaartermijnen worden gewijzigd. Het protocol bevat onder andere de inlognaam en het IP-adres van de gebruiker en kan niet worden bewerkt of verwijderd. Het auditlogboek kan te allen tijde door de beheerder worden bekeken.

Geen toegang tot inhoud voor beheerders

Om misbruik van de gearchiveerde e-mailgegevens van individuele gebruikers te voorkomen, hebben beheerders geen toegang tot gearchiveerde gebruikersmails. Zij kunnen alleen de metadata zien, niet de inhoud.

Vervangende regeling

Een gebruiker kan een andere gebruiker toegang geven tot zijn e-mailarchief. Praktisch voor afwezige of gepensioneerde medewerkers.

Exporteren van gearchiveerde gegevens op elk moment mogelijk

Het volledige e-mailarchief kan op elk moment eenvoudig worden geëxporteerd. Klanten kunnen dit ofwel zelf doen, ofwel Hornetsecurity kan de export voor een vaste prijs uitvoeren.

Functie voor het importeren

E-mails en hun bijlagen kunnen vanuit andere databases worden geïmporteerd in het e-mailarchief van Hornetsecurity, zowel in .pst- als Outlook-formaat. Dit maakt het eenvoudig om oudere e-mails opnieuw te archiveren.

Unieke toewijzing van archieven voor het wijzigen van postadressen

Als een gebruiker een nieuw e-mailadres krijgt, kunnen de gearchiveerde berichten aan dit nieuwe adres worden toegewezen, zodat de gebruiker toegang tot de gegevens kan blijven krijgen.

Unicode capability

E-mails die in het e-mailarchief van Hornetsecurity terechtkomen, worden in hun oorspronkelijke formaat opgeslagen, ongeacht de codering. Dit geldt zowel voor verschillende talen en tekens als voor versleutelde berichten.

Integratie van e-mailarchivering in het e-mailbeheersysteem

De archivering vindt gelijktijdig plaats bij ontvangst en verzending van e-mails. Dit voorkomt manipulatie van de individuele berichten.

 
Optioneel: Archivering van intern e-mailverkeer.

 

Om de functionaliteit en efficiëntie van e-mailarchivering te garanderen, is integratie van spam en bescherming tegen malware vereist.

Dien nu een gratis en niet-bindende E-mail Archiving aanvraag in

  • Select the number of email mailboxes you have in your company.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Downloads

Data Sheet

Case Study

Any questions?

These customers rely on the services of Hornetsecurity

Kunden Hornetsecurity Cloud Security E-Mail Security