EMAIL ARCHIVING
Servicio de archivo de correo electrónico para garantizar la integridad y el cumplimiento de los datos de correo electrónico para M365 y otros servidores
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El correo electrónico es el instrumento de comunicación más utilizado y relevante en Internet. Especialmente para las empresas, el intercambio electrónico de datos y archivos sensibles es una forma eficiente y rápida de comunicarse. Según el GoBD (normativa de almacenamiento de datos en Alemania) los correos electrónicos de las empresas deben archivarse durante un cierto período y estar disponibles para que las autoridades competentes los inspeccionen. El almacenamiento seguro y fiable también es esencial para el acceso posterior a la información importante. El archivado totalmente automático y seguro puede ser un enorme alivio de la carga de trabajo cotidiano de la empresa.
El correo electrónico es el instrumento de comunicación más utilizado y relevante en Internet. Especialmente para las empresas, el intercambio electrónico de datos y archivos sensibles es una forma eficiente y rápida de comunicarse. Según el , (normativa de almacenamiento de datos en Alemania) los correos electrónicos de las empresas deben archivarse durante un cierto período y estar disponibles para que las autoridades competentes los inspeccionen. El almacenamiento seguro y fiable también es esencial para el acceso posterior a la información importante. El archivado totalmente automático y seguro puede ser un enorme alivio de la carga de trabajo cotidiade la empresa.
¿Por qué una empresa necesita Archiving en la nube?
Recuperación y restablecimiento de los correos electrónicos archivados
Si los correos electrónicos de un usuario se borran accidentalmente del servidor de correo, pueden ser restaurados desde el archivo – en cualquier momento y con sólo pulsar un botón.
Archivado en la nube totalmente automatizado y 100% seguro
El archivado automático de todos los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes ahorra tareas administrativas a los administradores. En la nube, todos los datos se almacenan de forma segura, inalterable y completa.
Archivado automático: inalterado e inalterable
De acuerdo con el archivo a prueba de auditorías, todos los correos electrónicos entrantes y salientes se almacenan automáticamente y en su forma original en los centros de datos de Hornetsecurity directamente a su llegada y envío. Esto asegura que ningún documento importante se pierda y que el archivo esté completo. No pueden ser editados o borrados antes de que el período de retención establecido haya expirado.
Todos los correos electrónicos archivados se almacenan de forma segura en bases de datos encriptadas en centros de datos certificados y seguros.
Todas las funciones del servicio de Archiving de un vistazo
Exclusión de los usuarios individuales del archivo
Por ejemplo, el comité de empresa está excluido del archivo automático de correo electrónico para cumplir con las directrices de protección de datos.
Etiquetado de correos privados por los usuarios
Protección de los correos electrónicos personales ante el auditor; sólo se puede ver el asunto. De esta manera se garantiza la privacidad del usuario para los correos electrónicos privados, sin poner en peligro la integridad del archivo.
Archivado de correos electrónicos internos (opcional)
Además de los correos electrónicos salientes y entrantes, también se pueden archivar los correos electrónicos enviados y recibidos internamente. Estos se hace a través de la función de journaling del servidor de correo y también se almacenan inalterables, en su formato original.
Almacenamiento ilimitado incluido por usuario
Cada usuario tiene acceso a un espacio de almacenamiento ilimitado, que es válido para todo el período de archivado.
Cifrado de la ruta de transmisión entre el archivo y el servidor de correo a través de TLS
Si el servidor de correo electrónico lo admite, los datos se cifran a través de TLS durante la transmisión para protegerlos contra los cambios de contenido y archivos adjuntos.
Regular los períodos de retención
Se aplican diferentes períodos de retención a los correos electrónicos comerciales. Los correos electrónicos comerciales estándar deben conservarse durante seis años, los recibos de contabilidad o las facturas tienen un período de diez años. Los datos de los solicitantes recibidos por correo electrónico, por otro lado, deben ser eliminados al final del proceso de aplicación. El período de archivado debe ser de entre 6 meses y 10 años.
12 razones a favor de la fácil gestión del servicio de Archiving
Encuentra fácilmente los correos electrónicos que buscas
Índice de texto completo
Amplios criterios de búsqueda
Cumplimiento, transparencia y control
Acceso a la auditoría con el principio de los 4 ojos
Registro de auditoría/rastreo de auditoría
No hay acceso al contenido para los administradores
Regulación sustitutiva
La exportación de los datos archivados es posible en cualquier momento
Función de importación
Asignación única de archivos para cambiar las direcciones de correo
Capacidad Unicode
Integración del servicio de Archiving en el sistema de gestión de correo electrónico
El archivado se realiza simultáneamente al recibir y enviar correos electrónicos. Esto evita la manipulación de los mensajes individuales.
Opcional: el archivado del tráfico interno de emails. Para garantizar la funcionalidad y eficiencia del servicio de Archiving, se requiere la integración de la protección contra el spam y el malware.