ARCHIVING

Totalmente automatizado y a prueba de auditorías, archivado de correo electrónico en centros de datos seguros en Alemania. Diseñado para el almacenamiento de datos y archivos importantes de la empresa a largo plazo.

El correo electrónico es el instrumento de comunicación más utilizado y relevante en Internet. Especialmente para las empresas, el intercambio electrónico de datos y archivos sensibles es una forma eficiente y rápida de comunicarse. Según el GoBD (normativa de almacenamiento de datos en Alemania) los correos electrónicos de las empresas deben archivarse durante un cierto período y estar disponibles para que las autoridades competentes los inspeccionen. El almacenamiento seguro y fiable también es esencial para el acceso posterior a la información importante. El archivado totalmente automático y seguro puede ser un enorme alivio de la carga de trabajo cotidiano de la empresa.

El correo electrónico es el instrumento de comunicación más utilizado y relevante en  Internet. Especialmente para las empresas, el intercambio electrónico de datos y archivos sensibles es una forma eficiente y rápida de comunicarse. Según el , (normativa de almacenamiento de datos en Alemania) los correos electrónicos de las empresas deben archivarse durante un cierto período y estar disponibles para que las autoridades competentes los inspeccionen. El almacenamiento seguro y fiable también es esencial para el acceso posterior a la información importante. El archivado totalmente automático y seguro puede ser un enorme alivio de la carga de trabajo cotidiade la empresa.

¿Por qué una empresa necesita Archiving en la nube?

Recuperación y restablecimiento de los correos electrónicos archivados

Si los correos electrónicos de un usuario se borran accidentalmente del servidor de correo, pueden ser restaurados desde el archivo – en cualquier momento y con sólo pulsar un botón.

Archivado en la nube totalmente automatizado y 100% seguro

El archivado automático de todos los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes ahorra tareas administrativas a los administradores. En la nube, todos los datos se almacenan de forma segura, inalterable y completa.

w

Archivado automático: inalterado e inalterable

De acuerdo con el archivo a prueba de auditorías, todos los correos electrónicos entrantes y salientes se almacenan automáticamente y en su forma original en los centros de datos de Hornetsecurity directamente a su llegada y envío. Esto asegura que ningún documento importante se pierda y que el archivo esté completo. No pueden ser editados o borrados antes de que el período de retención establecido haya expirado.
Todos los correos electrónicos archivados se almacenan de forma segura en bases de datos encriptadas en centros de datos certificados y seguros.

Todas las funciones del servicio de Archiving de un vistazo

Q

Exclusión de los usuarios individuales del archivo

Por ejemplo, el comité de empresa está excluido del archivo automático de correo electrónico para cumplir con las directrices de protección de datos.

Etiquetado de correos privados por los usuarios

Protección de los correos electrónicos personales ante el auditor; sólo se puede ver el asunto. De esta manera se garantiza la privacidad del usuario para los correos electrónicos privados, sin poner en peligro la integridad del archivo.

Archivado de correos electrónicos internos (opcional)

Además de los correos electrónicos salientes y entrantes, también se pueden archivar los correos electrónicos enviados y recibidos internamente. Estos se hace a través de la función de journaling del servidor de correo y también se almacenan inalterables, en su formato original.

25 GB de espacio en disco incluido por usuario

Cada usuario tiene acceso a un archivo de 25 GB, que es válido para todo el período de archivado. El volumen de archivado real utilizado se promedia entre todos los usuarios de un cliente.

Cifrado de la ruta de transmisión entre el archivo y el servidor de correo a través de TLS

Archiving - Simple certificate management in the Hornetsecurity Control PanelT Aumentar vista

Si el servidor de correo electrónico lo admite, los datos se cifran a través de TLS durante la transmisión para protegerlos contra los cambios de contenido y archivos adjuntos.

 

Regular los períodos de retención

E-mail archiving periods

Se aplican diferentes períodos de retención a los correos electrónicos comerciales. Los correos electrónicos comerciales estándar deben conservarse durante seis años, los recibos de contabilidad o las facturas tienen un período de diez años. Los datos de los solicitantes recibidos por correo electrónico, por otro lado, deben ser eliminados al final del proceso de aplicación. El período de archivado debe ser de entre 6 meses y 30 años.

12 razones a favor de la fácil gestión del servicio de Archiving

Encuentra fácilmente los correos electrónicos que buscas
En el aluvión diario de correos electrónicos, puede ser difícil seguir el rastro. Se necesitan buenos algoritmos de búsqueda para encontrar los mensajes y entregarlos de nuevo sin problemas. Además, debe ser posible limitar y especificar los resultados utilizando varios parámetros de búsqueda. Esto está garantizado por las amplias funciones de búsqueda del archivado de correo electrónico.
Índice de texto completo
El índice de texto completo hace que sea muy fácil encontrar los correos electrónicos y los archivos adjuntos que buscas. Todos los mensajes archivados están completamente indexados para que el tiempo de búsqueda sea menor.
Amplios criterios de búsqueda
No sólo se puede utilizar la búsqueda de texto completo para encontrar correos electrónicos archivados, sino que los parámetros de búsqueda pueden reducirse mediante criterios de búsqueda individuales como la fecha, el remitente, el destinatario y el asunto, y los mensajes buscados pueden identificarse con mayor precisión y encontrarse más rápidamente.
Cumplimiento, transparencia y control
Los mismos requisitos legales se aplican a los correos electrónicos comerciales que a las cartas tradicionales. Deben ser guardados y conservados por un cierto período. Además, debe garantizarse que un auditor pueda acceder a los correos electrónicos en cualquier momento.
Acceso a la auditoría con el principio de los 4 ojos
Un archivo de correo electrónico debe estar accesible para ser auditado en todo momento. El acceso de la auditoría se proporciona para este propósito, dando al auditor derechos de lectura ampliados a los correos electrónicos almacenados de un dominio específico, que puede ser configurado por el administrador de TI. El acceso de auditoría permite al auditor acceder al archivo durante un tiempo limitado. Una vez finalizada la auditoría, el administrador tiene acceso al registro de auditoría, en el que puede ver qué datos se han visualizado.
Registro de auditoría/rastreo de auditoría
Se mantiene un registro completo de todos los accesos al archivo de correo electrónico, especialmente cuando se cambian ajustes como los períodos de retención. El protocolo contiene, entre otras cosas, el nombre de usuario y la dirección IP del usuario y no puede ser editado o eliminado. El administrador puede ver el registro de auditoría en cualquier momento.
No hay acceso al contenido para los administradores
A fin de evitar el uso indebido de los datos de correo electrónico archivados de los usuarios, los administradores no tienen acceso a los correos electrónicos archivados de los usuarios. Sólo pueden ver los metadatos, no el contenido.
Regulación sustitutiva
Un usuario puede dar a otro acceso a su archivo de correo electrónico. Práctico para empleados ausentes o jubilados.
La exportación de los datos archivados es posible en cualquier momento
Todo el archivo de correo electrónico puede ser exportado fácilmente en cualquier momento. Los clientes pueden hacerlo ellos mismos, o alternativamente Hornetsecurity puede llevar a cabo la exportación por un precio fijo.
Función de importación
Los correos electrónicos y sus archivos adjuntos pueden ser importados desde otras bases de datos al archivo de correos electrónico de Hornetsecurity, ya sea en formato .pst o Outlook. Esto hace fácil volver a archivar los correos electrónicos más antiguos.
Asignación única de archivos para cambiar las direcciones de correo
Si se da a un usuario una nueva dirección de correo electrónico, los mensajes archivados pueden asignarse a esta nueva dirección para que el usuario pueda seguir accediendo a la información.
Capacidad Unicode
Los correos electrónicos que terminan en el archivo de Hornetsecurity se guardan en su formato original, sin importar la codificación. Esto se aplica a los diferentes idiomas y caracteres, así como a los mensajes codificados.

Integración del servicio de Archiving en el sistema de gestión de correo electrónico

Gráfico del servicio de Archiving

El archivado se realiza simultáneamente al recibir y enviar correos electrónicos. Esto evita la manipulación de los mensajes individuales.
Opcional: el archivado del tráfico interno de emails. Para garantizar la funcionalidad y eficiencia del servicio de Archiving, se requiere la integración de la protección contra el spam y el malware.

Sin necesidad de proporcionar información sobre el pago, se instalará en unos minutos.

 

Estos clientes han confiado en los servicios de seguridad en la nube de Hornetsecurity

Clientes del sector producción e industria
Clientes  del sector logística y servicios
 Clientes de finanzas e investigación
Hornetsecurity References