Changer de solution de sauvegarde sans mettre les données de l’entreprise en danger
Changer de solution de sauvegarde peut sembler risqué, mais conserver une plateforme inadaptée peut l’être encore plus. Personne ne veut créer une faille dans la protection des données en essayant de résoudre des restaurations trop lentes, des rapports insuffisants, des licences complexes ou une couverture Microsoft 365 incomplète. Il faut donc considérer ce changement comme un projet de continuité d’activité, et non comme un simple remplacement de logiciel.
Une migration réussie peut faciliter la récupération des données, renforcer la résilience face aux ransomwares, soutenir la conformité et simplifier le travail au quotidien.
Dans ce guide, nous expliquons comment changer de solution de sauvegarde tout en maintenant la continuité d’activité.
Table des matières
Quand faut-il remplacer la plateforme de sauvegarde actuelle ?
Pour envisager un changement de service de sauvegarde, mieux vaut se concentrer sur des risques mesurables plutôt que sur la frustration seule. Une hausse des coûts peut lancer la discussion, mais les facteurs les plus importants sont des restaurations lentes, un manque d’automatisation, un support peu fiable, des fonctions de reporting limitées et des contrôles qui ne répondent plus aux exigences de sécurité ou de conformité de l’entreprise.
Examinez précisément ce que la plateforme actuelle ne protège pas, ne permet pas de démontrer ou ne peut pas restaurer, puis posez les questions suivantes :
- Les équipes d’administration peuvent-elles récupérer un seul Email, une version antérieure d’un fichier OneDrive, un élément SharePoint ou un objet d’identité supprimé sans contacter le support ?
- Les nouveaux comptes et les nouvelles charges de travail sont-ils protégés automatiquement ?
- Les équipes de sécurité et de conformité disposent-elles d’une documentation d’audit claire ?
Si la réponse n’est « pas systématiquement » à l’une de ces questions, cela peut révéler des faiblesses susceptibles d’entraîner des risques opérationnels.
Pour Microsoft 365, il est aussi important de distinguer la rétention de la sauvegarde. Les stratégies de rétention déterminent comment le contenu est conservé ou supprimé dans Microsoft 365. Elles sont utiles, mais ne remplacent pas une stratégie indépendante de sauvegarde et de récupération conçue pour restaurer des données après une suppression accidentelle, une corruption ou une mauvaise configuration. Les outils sont proches, mais leurs rôles sont différents.
Définissez votre stratégie de remplacement avant de choisir un fournisseur
Avant d’évaluer les produits, établissez un plan de sauvegarde fondé sur des exigences techniques claires afin de maîtriser les risques pour l’entreprise. Commencez par créer un registre simple des risques : indiquez les données qui pourraient être perdues, les systèmes qui doivent rester opérationnels, les réglementations ou contrats applicables, les responsabilités pour chaque décision et les validations nécessaires avant tout arrêt.
Questions à poser pour évaluer une nouvelle plateforme
Q1 : Couverture des charges de travail
La solution protège-t-elle de manière complète toutes les charges de travail essentielles, notamment les boîtes aux lettres partagées et archivées, Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint et les données liées aux identités ?
Q2 : Objectifs de récupération
Le service peut-il respecter les objectifs de point de récupération (RPO) et de délai de récupération (RTO) de l’entreprise dans des conditions réelles ?
Q3 : Sécurité et stockage
Les sauvegardes sont-elles correctement isolées des environnements de production, chiffrées de manière sécurisée et protégées contre tout accès, modification ou suppression non autorisés ?
Q4 : Adaptation aux MSP
La plateforme offre-t-elle une visibilité sur plusieurs tenants, un processus d’onboarding reproductible, des rôles délégués et un reporting centralisé ?
Q5 : Granularité de la restauration
Les équipes d’administration peuvent-elles restaurer des éléments, versions, dossiers, sites ou comptes individuels sans restaurer toute une charge de travail ?
Q6 : Adéquation avec la conformité
Les stratégies sont-elles clairement alignées sur la rétention, la résidence des données, le contrôle des accès, les journaux d’audit et les processus de suppression ?
Q7 : Exploitation
Le reporting, les alertes, l’automatisation, l’accès basé sur les rôles et l’onboarding sont-ils assez simples pour être utilisés de façon cohérente ?
Q8 : Adéquation commerciale
Les tarifs, le support, l’évolutivité et les conditions contractuelles restent-ils prévisibles pendant et après la migration ?
Pour les entreprises qui utilisent principalement Microsoft 365, 365 Total Backup est une option solide à considérer. Hornetsecurity fournit des services automatisés de sauvegarde et de restauration pour les boîtes aux lettres Microsoft 365, Teams, OneDrive for Business, les bibliothèques de documents SharePoint ainsi que les comptes et groupes Entra ID. La solution centralise la gestion de plusieurs tenants et propose des options de récupération détaillées pour assurer une protection fiable des données.
Peut-on transférer les données de sauvegarde existantes vers un nouveau fournisseur ?
Réponse courte : oui, parfois. La possibilité de transférer les sauvegardes historiques varie fortement. Elle dépend surtout des éléments suivants :
- Les options d’export proposées par l’ancien fournisseur.
- Le format de stockage utilisé.
- Les méthodes de chiffrement mises en œuvre.
- Les API disponibles.
- Les stratégies de rétention des données en vigueur.
- Les conditions prévues au contrat.
Des exigences juridiques ou réglementaires peuvent aussi limiter la manière dont les données exportées peuvent être stockées et définir les personnes autorisées à y accéder.
Il existe une différence importante entre la protection des données de production actives avec la nouvelle plateforme et l’importation d’anciens points de restauration. La nouvelle solution peut généralement commencer rapidement à sauvegarder les données Microsoft 365 actuelles. Les jeux de sauvegarde historiques sont plus complexes : ils peuvent devoir rester sur l’ancienne plateforme jusqu’à la fin de leur période de rétention ou être exportés vers un stockage d’archive approuvé.
Ne partez pas du principe que chaque ancien point de restauration peut être transféré, indexé ou recherché par le nouveau fournisseur. Avant de mettre fin au contrat précédent, définissez une stratégie d’accès aux données archivées. Sinon, vous risquez de découvrir des mois plus tard qu’une boîte aux lettres ou un document important n’est disponible que dans un format impossible à ouvrir.
Planifiez la migration par étapes, pas comme une bascule unique
Pour migrer le système de sauvegarde en toute sécurité, il faut suivre des étapes claires et disposer d’un plan de repli solide afin d’assurer la continuité des opérations.
Découverte
Commencez par les sources de données les plus importantes : comptes, boîtes aux lettres, Teams, sites SharePoint, comptes OneDrive, entités d’identité et stratégies existantes. Identifiez aussi les besoins de rétention, les scénarios de récupération et les éventuelles exclusions. Déterminez enfin les responsabilités pour chaque exigence et chaque scénario.
Conception
Déterminez ensuite la fréquence des sauvegardes et leur durée de conservation. Choisissez l’emplacement de stockage et définissez précisément les rôles et autorisations. Mettez également en place les procédures de reporting et d’alerte, fixez les critères de retour arrière et attribuez chaque tâche.
Pilote
Constituez un groupe de test varié comprenant des comptes standards, des dirigeants, des boîtes aux lettres partagées, des Teams, des sites avec des autorisations complexes et des comptes récemment créés. Testez à la fois la sauvegarde et la récupération : ne vous arrêtez pas à la vérification de la connexion et de l’ingestion des données.
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Exécution en parallèle
Continuez à faire fonctionner l’ancien et le nouveau système jusqu’à ce que la nouvelle plateforme ait terminé sa sauvegarde initiale, confirmé sa couverture et réussi les tests de restauration. Informez également le service desk de la plateforme à utiliser à chaque étape du processus de récupération.
Mise hors service
N’arrêtez pas l’ancienne plateforme avant d’avoir terminé les tests de restauration, documenté tous les processus, obtenu la validation de la conformité, examiné les rapports et vérifié l’accès aux archives historiques.
Combien de temps les deux systèmes de sauvegarde doivent-ils fonctionner en parallèle ?
La durée de la période de fonctionnement en parallèle dépend de plusieurs facteurs : la fréquence des sauvegardes, le volume de données, leur importance pour l’activité, les besoins de rétention, la durée de la sauvegarde initiale, les résultats des tests de restauration et le niveau de perturbation que l’entreprise peut accepter.
Une bonne règle consiste à maintenir les deux systèmes tant que la nouvelle plateforme n’a pas terminé ses sauvegardes initiales, pris en charge toutes les charges de travail critiques, réussi les tests de restauration requis et produit suffisamment de rapports pour les besoins de l’IT, de la sécurité et de la conformité. TechTarget indique que les entreprises peuvent avoir besoin de conserver les anciennes sauvegardes et les outils de récupération nécessaires jusqu’à la fin de la période de rétention.
N’arrêtez pas l’ancienne plateforme le jour où le nouveau connecteur passe au vert. Une connexion réussie prouve l’accès. Elle ne prouve pas que les données sont récupérables.
Les principaux risques lors d’un changement de fournisseur de sauvegarde
Lacunes dans la couverture de sauvegarde
Le fournisseur doit couvrir les boîtes aux lettres partagées et archivées, les données Teams, les dossiers publics, les objets Entra ID et les nouveaux comptes. Un inventaire à jour, l’automatisation du provisioning et des rapports réguliers permettent de mieux maîtriser ces domaines et d’anticiper les problèmes.
Portabilité historique supposée
Les anciennes données de sauvegarde peuvent ne pas pouvoir être importées ou recherchées dans le nouveau système. Il faut clarifier les options d’export des données et l’accès aux archives avant la fin du contrat.
Échecs de restauration
Un tableau de bord peut afficher des tâches terminées alors que certaines restaurations échouent. Testez des scénarios de récupération réalistes avec les responsables métier.
Problèmes d’autorisations et d’accès
Les comptes de service, les API, la limitation de débit, l’accès conditionnel et les rôles d’administration peuvent perturber les opérations. Vérifiez régulièrement les autorisations pendant la phase pilote et suivez les changements d’authentification.
Écart de conformité
Les exigences relatives à la durée de conservation des données, à leur lieu de stockage, au chiffrement, aux traces d’audit, aux procédures de suppression et aux mesures de conservation légale peuvent ne pas être alignées. Obtenez la validation de la conformité avant la mise hors service.
Confusion opérationnelle
Le service desk et les équipes techniques MSP peuvent hésiter entre les consoles ou les points de récupération à utiliser. Créez un runbook de transition et mettez à jour les circuits d’escalade.
Validez la capacité de récupération avant de faire confiance à la nouvelle plateforme
Le principe central de toute migration de solution de sauvegarde est simple : démontrez que la restauration fonctionne. Une sauvegarde réussie fournit une information utile, mais c’est la récupération réelle qui compte.
Tests de récupération recommandés
- Restaurer un email supprimé et un élément de boîte aux lettres vers un autre emplacement.
- Récupérer une version antérieure d’un fichier OneDrive et vérifier les autorisations.
- Restaurer du contenu SharePoint supprimé ou modifié.
- Récupérer les données Teams lorsque la plateforme prend en charge le type de données concerné.
- Restaurer des comptes et groupes Entra ID, ou valider leur récupération lorsque cela est pertinent.
- Vérifier que les équipes d’administration déléguées et le personnel du service desk disposent des bonnes autorisations de restauration.
- Tester les fonctions de recherche, de navigation, d’audit et de reporting.
- Mesurer le temps de récupération par rapport aux attentes de l’entreprise, et non à des estimations de laboratoire.
Ne procédez pas à la mise hors service tant que…
- Toutes les charges de travail prioritaires ne sont pas visibles et protégées ;
- Les nouveaux comptes et les nouvelles charges de travail ne sont pas pris en charge comme prévu ;
- Les équipes concernées n’ont pas examiné les alertes de sauvegarde, les rapports et les journaux d’audit ;
- Des restaurations représentatives n’ont pas réussi et leurs résultats ne sont pas documentés ;
- L’accès aux sauvegardes historiques n’est pas garanti sur les plans contractuel et technique ;
- Le runbook du service desk, le modèle de responsabilités et les contacts d’escalade ne sont pas à jour ;
- Les équipes de sécurité et de conformité n’ont pas validé la transition.
Quels points de conformité faut-il vérifier avant de changer de solution de sauvegarde ?
Associez les équipes de conformité et les équipes juridiques au projet avant le début de la migration, et non au moment où l’ancien service est désactivé. Évaluez notamment les périodes de rétention, les exigences de conservation légale, les lieux de stockage des données, les méthodes de chiffrement, les contrôles d’accès basés sur les rôles, les procédures de journalisation des audits, la répartition des responsabilités, les méthodes de suppression et les obligations liées à la chaîne de conservation.
Le modèle de responsabilité partagée de Microsoft est pertinent dans ce contexte.
Microsoft exploite et sécurise l’infrastructure du service cloud, tandis que les clients restent responsables de leurs données, identités, configurations, contrôles d’accès et choix de gouvernance. En pratique, l’utilisation de Microsoft 365 ne dispense pas de définir et de tester une stratégie de récupération.
Il est essentiel de comprendre les différences entre rétention, archivage et sauvegarde des documents de projet pour assurer une gestion efficace et répondre aux exigences de conformité.
- Rétention : concerne le cycle de vie et la conservation des données.
- Archivage : facilite la consultation à long terme et l’accès aux enregistrements.
- Sauvegarde : vise à restaurer des données d’entreprise exploitables après leur perte ou leur corruption.
Ces notions peuvent se recouper, mais elles ne doivent pas être considérées comme interchangeables.
Pourquoi changer de solution de sauvegarde peut améliorer la sécurité et les opérations
Changer de solution de sauvegarde peut perturber temporairement les opérations, mais c’est aussi l’occasion de moderniser l’environnement. Les MSP peuvent piloter cette transition pour améliorer la visibilité sur plusieurs clients, déléguer les accès, renforcer les systèmes d’alerte et simplifier l’onboarding des clients.
365 Total Backup illustre cette approche moderne avec des sauvegardes Microsoft 365 automatisées, une récupération granulaire avec recherche, une gestion centralisée de plusieurs tenants, une rétention configurable et un stockage de sauvegarde indépendant de l’environnement de production de Microsoft.
Attention : aucun produit ne remplace une répartition claire des responsabilités, des tests de restauration et des processus documentés. La meilleure plateforme est celle que l’équipe peut exploiter de manière fiable, même sous pression.
Rendez votre prochaine plateforme de sauvegarde plus sûre que celle que vous quittez
Changer de solution de sauvegarde est le moment idéal pour corriger les lacunes de récupération, simplifier la protection de Microsoft 365 et renforcer la continuité d’activité. Avec 365 Total Backup, les entreprises peuvent automatiser la sauvegarde et la récupération des données Microsoft 365, réduire les tâches d’administration manuelles et mieux s’assurer que les informations essentielles peuvent être restaurées au moment nécessaire.
Couverture Microsoft 365 complète pour les boîtes aux lettres, Teams, OneDrive, SharePoint ainsi que les comptes et groupes Entra ID :
- Sauvegarde automatisée et récupération granulaire pour réduire les tâches d’administration quotidiennes.
- Données de sauvegarde résistantes aux ransomwares et stockées de manière indépendante.
- Gestion centralisée de plusieurs tenants pour les équipes IT et les MSP.
Vous souhaitez changer de solution de sauvegarde sans augmenter les risques ? Planifiez une démo de 365 Total Backup et découvrez comment Hornetsecurity peut aider à protéger les données Microsoft 365 avant, pendant et après votre migration.
Conclusion : changez de plateforme de sauvegarde, pas de tolérance au risque
Le changement de solution de sauvegarde doit être traité comme un projet axé sur la résilience. Commencez par évaluer les risques et définir les besoins de récupération. Ensuite, vérifiez que les données actuelles sont protégées sur la nouvelle plateforme tout en conservant l’accès aux anciennes sauvegardes. Faites fonctionner les deux systèmes en parallèle et ne retirez l’ancien service qu’une fois la nouvelle solution validée par des tests de restauration réels.
La migration la plus sûre n’est pas toujours la plus rapide. C’est celle qui élimine toute incertitude sur les données protégées, les responsabilités en matière de récupération et la manière dont l’entreprise restaurera les données lorsqu’un utilisateur, un auditeur ou une équipe de réponse à incident en fera la demande.