EMAIL ARCHIVING

Un archivage du courrier électronique conforme à la législation, entièrement automatisé et à l’épreuve des audits. Pour un stockage à long terme, inaltérable et sécurisé des informations, données et fichiers importants de l’entreprise.

Le courrier électronique est l’outil de communication le plus utilisé et le plus pertinent sur internet. L’échange électronique de données et de fichiers sensibles est un moyen efficace et rapide pour les entreprises de communiquer. Selon le GoBD, les courriers électroniques des entreprises doivent être archivés pendant une certaine période de conservation et être accessibles aux autorités compétentes pour inspection. Un stockage sûr et fiable est également essentiel pour l’accès ultérieur à des informations importantes. Un archivage entièrement automatique et sécurisé peut alléger considérablement le fardeau de la productivité des entreprises qui découle de cette nécessité de stocker correctement toutes ces données.

Le courrier électronique est l’outil de communication le plus utilisé et le plus pertinent sur l’internet. L’échange électronique de données et de fichiers sensibles est un moyen efficace et rapide pour les entreprises de communiquer. Selon le GoBD, les courriers électroniques des entreprises doivent être archivés pendant une certaine période de conservation et être accessibles aux autorités compétentes pour inspection. Un stockage sûr et fiable est également essentiel pour l’accès ultérieur à des informations importantes. Un archivage entièrement automatique et sécurisé peut alléger considérablement le fardeau de la productivité des entreprises qui découle de cette nécessité de stocker correctement toutes ces données.

Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin de l’archivage du courrier électronique dans le Cloud ?

Récupération des courriels archivés

Si les e-mails d’un utilisateur sont accidentellement supprimés du serveur de messagerie, ils peuvent être restaurés à partir des archives – à tout moment par simple pression sur un bouton.

Archivage dans le Cloud automatisé et sécurisé

L’archivage automatique de tous les messages électroniques entrants et sortants élimine la nécessité pour les administrateurs d’effectuer  eux même les tâches liées à l’rchivage. Toutes les données sont stockées dans le cloud de manière sécurisée, inaltérable et complète.

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Archivage automatique inaltérable

Pour se conformer aux besoins d’audits, tous les courriers électroniques entrants et sortants sont stockés automatiquement et sous leur forme originale dans les centres de données de Hornetsecurity dès leur arrivée et leur envoi. Cela garantit qu’aucun document important n’est perdu et que l’archivage est complet. Ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés avant l’expiration de la période de conservation fixée.

Tous les courriers électroniques archivés sont stockés en toute sécurité dans des bases de données chiffrées et dans des Data Centers certifiés et sécurisés.

Les caractéristiques de Hornetsecurity Email Archiving en un coup d’œil

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Exclusion de certains utilisateurs de l'archivage

Certains messages syndicaux peuvent être exclus de l’archivage automatique du courrier électronique afin de respecter les directives en matière de protection des données.

Marquage des courriers privés par les utilisateurs

Les courriels personnels sont protégés contre l’accès par l’auditeur, de sorte que seul le sujet peut être vu. Ainsi, la vie privée de l’utilisateur est garantie pour les courriers électroniques personnels, sans mettre en danger l’intégrité des archives.

Archivage des courriers électroniques internes (facultatif)

En plus des courriels sortants et entrants, les courriels envoyés et reçus en interne peuvent également être archivés. Ceux-ci sont fournis via la fonction de journalisation du serveur de messagerie et sont également stockés sous leur forme originale inaltérable.

25 Go d'espace disque par utilisateur inclus

Chaque utilisateur a accès à une taille d’archives de 25 Go, qui est valable pour toute la période de souscription. L’utilisation réelle du volume d’archivage est calculée en moyenne sur l’ensemble des utilisateurs du client.

Chiffrement TLS du canal de transmission entre l'archivage et le serveur de courrier électronique

Email Archiving - Easy Email certificate management in the Horntesecurity Control Panel

Si elles sont prises en charge par le serveur de messagerie, les données sont chiffées via TLS pendant la transmission afin de les protéger contre toute modifications de contenu et des pièces jointes.

Gérer les périodes de rétention

Des périodes de conservation différentes s’appliquent aux différents types de courriers électroniques professionnels. Les courriers électroniques professionnels standards doivent être conservés pendant six ans, les reçus comptables ou les factures ont une durée de dix ans. Les données des candidats reçues par courrier électronique, en revanche, doivent être supprimées à la fin de la procédure de candidature. La période d’archivage doit être comprise entre 6 mois et 10 ans.

Les 12 avantages de la gestion de l’archivage du courrier électronique dans le Cloud

Trouvez facilement les e-mails que vous recherchez

Dans le flot quotidien de courriels, il peut être difficile de garder une trace des messages. De bons algorithmes de recherche sont nécessaires pour trouver les messages et les afficher à nouveau sans problème. En outre, il doit être possible de limiter et de cibler la recherche à l’aide de divers paramètres de recherche. Cela est possible grâce aux fonctions de recherche complètes de l’archivage des courriers électroniques.

Index du texte intégral

L’index en texte intégral permet de trouver très facilement les e-mails et les pièces jointes que vous recherchez. Tous les messages archivés sont entièrement indexés, de sorte que le temps de recherche est proportionnellement court.

Critères de recherche étendus

Non seulement la recherche en texte intégral peut être utilisée pour trouver des messages électroniques archivés – les paramètres de recherche peuvent être réduits par des critères de recherche individuels tels que la date, l’expéditeur, le destinataire et le sujet, et les messages recherchés peuvent être identifiés plus précisément et trouvés plus rapidement.

Conformité, transparence et contrôle

Les mêmes exigences légales s’appliquent aux courriers électroniques d’affaires qu’aux lettres traditionnelles. Ils doivent être conservés et gardés pendant une certaine période de temps. En outre, il faut veiller à ce qu’un auditeur puisse accéder aux courriers électroniques à tout moment.

Accès à l'audit avec le principe des 4 yeux

Une archive de courrier électronique doit être accessible à tout moment pour vérification. L’accès à l’audit est prévu à cet effet, donnant à l’auditeur des droits de lecture étendus aux courriels stockés d’un domaine spécifique, qui peuvent être configurés par l’administrateur informatique. L’accès à l’audit permet à l’auditeur d’accéder à l’archive pour une durée limitée. Une fois l’audit terminé, l’administrateur a accès au journal d’audit, dans lequel il peut voir quelles données ont été consultées.

Audit log/audit trail

Un journal complet de tous les accès aux archives de courrier électronique est tenu, en particulier lorsque des paramètres tels que les périodes de conservation sont modifiés. Le protocole contient, entre autres, le nom de connexion et l’adresse IP de l’utilisateur et il ne peut être ni modifié ni supprimé. Le journal d’audit peut être consulté par l’administrateur à tout moment.

Pas d'accès au contenu pour les administrateurs

No access to content for administrators

Règlement de substitution

Un utilisateur peut donner à un autre utilisateur l’accès à ses archives de courrier électronique. Pratique pour les employés absents ou retraités.

Exportation des données archivées possible à tout moment

L’ensemble des archives de courrier électronique peut être exporté facilement à tout moment. Les clients peuvent soit le faire eux-mêmes, soit Hornetsecurity peut effectuer l’exportation pour un prix fixe.

Fonction d'importation

Les e-mails et leurs pièces jointes peuvent être importés d’autres bases de données dans l’archive de Hornetsecurity, que ce soit au format .pst ou Outlook. Cela permet de ré-archiver facilement les anciens courriels.

Attribution unique des archives pour le changement d'adresse postale

Si un utilisateur reçoit une nouvelle adresse électronique, les messages archivés peuvent être attribués à cette nouvelle adresse afin que l’utilisateur puisse continuer à accéder aux données.

Capacité Unicode

Les courriels qui aboutissent dans les archives de Hornetsecurity sont sauvegardés dans leur format d’origine, quel que soit le codage. Cela s’applique aux différentes langues et caractères ainsi qu’aux messages cryptés.

Intégration de l’archivage du courrier électronique dans le système de gestion du courrier électronique

Integration of email archiving into the email management system

L’archivage a lieu immédiatement après la réception et l’envoi des courriers électroniques. Cela permet d’éviter la manipulation des messages individuels.

Facultatif : Archivage du trafic interne de courrier électronique.

Afin de garantir le fonctionnement et l’efficacité de l’archivage des courriers électroniques, il est nécessaire d’intégrer une protection contre le spam et les logiciels malveillants.

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