11 raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une solution de sauvegarde tierce pour Microsoft 365

Sans aucun doute, Microsoft 365 a conquis le monde, amenant les organisations, et une partie de leurs données les plus sensibles, dans le cloud. Au début de 2024, selon office365itpros.com : Microsoft 365 (M365) comptait plus de 400 millions de sièges actifs à travers le monde, et la plateforme continue d’afficher une croissance et une adoption constantes depuis. Ces chiffres ne surprennent pas vraiment, compte tenu de la valeur et de la facilité d’utilisation que Microsoft 365 offre à ce prix.  

Grâce à cette valeur de problème d’affaires résolu par M365, beaucoup d’entreprises ne prennent pas le temps de se poser la question : « Comment mes données sont-elles protégées ? ». Plusieurs supposent simplement que la sauvegarde et la protection des données sont incluses dans l’offre. Les dirigeants sont souvent surpris de découvrir que Microsoft ne fournit aucune stratégie de sauvegarde clairement définie pour M365 dans les licences standards. 

Cela ne veut pas dire que Microsoft n’offre aucune capacité de protection de données. Microsoft a longtemps soutenu que les fonctionnalités de conservation intégrées à M365 étaient nécessaires. Toutefois, cela a changé avec le lancement du produit Microsoft 365 Backup, ce qui, par sa simple existence, confirme que OUI, M365 DOIT bel et bien être protégé par des sauvegardes régulières. 

En dehors de l’offre Microsoft 365 Backup, il existe quelques outils et fonctionnalité dispersés dans la suite M365 qui, ensemble, constituent les composants nécessaires à la rétention des données. Cependant, si votre organisation dépend d’une stratégie de sauvegarde et de restauration solide et fiable, ces outils ne suffisent pas à combler vos besoins. Sans compter que la sauvegarde des données et la rétention des données sont deux choses complètement différentes, la conservation des données ne signifie pas sauvegarde et restauration. 

Cet article présentera les principales raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une stratégie de sauvegarde adéquate pour M365. Il expliquera également pourquoi et comment l’offre Microsoft 365 Backup ainsi que les fonctionnalités natives de gouvernance et de rétention peuvent s’avérer insuffisantes dans un contexte réel. 

1. MICROSOFT N’EST PAS RESPONSABLE DE VOS DONNÉES 

Bien que Microsoft soit responsable d’assurer la disponibilité des services cloud, vous (le client) être responsable de la protection de vos données entreposées dans ces services. Cela fait partie de la Responsabilité partagée dans le cloud, selon lequel Microsoft est responsable de la disponibilité du service, tandis que la protection et la sécurité des données relèvent entièrement du client. 

À cela s’ajoute la formulation (ci-dessous) tirée de la page actuelle de l’entente de service Microsoft, qui explique la position de Microsoft concernant la protection des données pour leurs services cloud. Le comprend même une clause d’exonération de responsabilité :  

« Nous mettons tout en œuvre pour assurer la disponibilité permanente des Services. Toutefois, ils ne sont pas offerts avec un niveau de qualité de service garanti et aucun service en ligne n’est à l’abri d’interruptions et de pannes. En cas de panne ou d’interruption du Service, vous pouvez temporairement ne pas être en mesure de récupérer Votre Contenu. Nous vous recommandons de sauvegarder régulièrement Votre Contenu et vos Données que vous stockez sur les Services ou que vous stockez en utilisant des Applications et Services Tiers. » 

Microsoft offre désormais certains services de protection et de conservation pour M365, mais ceux-ci présentent des lacunes importantes, que nous aborderons plus bas. La responsabilité de la protection des données revient donc toujours au client. Il est recommandé de suivre les pratiques exemplaires de l’industrie, telles que la règle de sauvegarde 3-2-1, qui stipule qu’il faut toujours avoir au moins 3 copies de vos données, entreposées sur 2 types de supports différents, et au moins 1 copie hors site. 

2. OPTIONS LIMITÉES DE CONSERVATION AVEC LA SAUVEGARDE MICROSOFT 365 

Maintenant que Microsoft offre son propre produit de sauvegarde M365, de nombreux clients M365 le considèrent comme une option possible pour la protection de leurs renseignements. Cependant, il y a des éléments clés à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur de sauvegarde pour les renseignements critiques dans M365. 

Au moment d’écrire ces lignes, la solution native Microsoft 365 Backup ne permet qu’une conservation des renseignements pendant un an. Concrètement, cela signifie qu’un nombre illimité d’instantanés est conservé pour les deux premières semaines, mais par la suite, seulement deux instantanés par semaines ont conservé pour le reste de l’année (soit 52 semaines au total).  

D’autres fournisseurs de sauvegarde M365 de premier plan conservent les renseignements indéfiniment et offrent davantage de points de restauration. Par exemple, 365 Total Backup de Hornetsecurity effectuent quatre sauvegardes par jour et conservent les renseignements aussi longtemps que nécessaire. 

3. LA SOLUTION DE SAUVEGARDE MICROSOFT 365 CONSERVE LES SAUVEGARDES À L’INTÉRIEUR DE L’ÉCOSYSTÈME CLOUD DE MICROSOFT 

Opter pour l’option native de Microsoft en matière de sauvegarde peut sembler être le choix le plus simple. Cependant, il faut savoir que les clients qui utilisent la solution de sauvegarde Microsoft 365 conservent leur renseignement dans le même environnement cloud que celui où se trouve leur renseignement de production. Oui les sauvegardes sont entreposées dans des centres de données répartis géographiquement et dotés de redondance, mais il existe tout de même des points faibles dans l’écosystème de Microsoft. Par exemple, des pannes d’Entra ID ont déjà entrainé l’interruption de grandes portions de services cloud de Microsoft, même si ces pannes sont rares, elles peuvent survenir. 

En utilisant une solution tierce pour la protection des renseignements M365, les entreprises bénéficient d’une protection supplémentaire grâce à l’entreposage des sauvegardes À L’EXTÉRIEUR de l’écosystème Microsoft. Les clients utilisant une solution de sauvegarde tierce peuvent ainsi avoir l’assurance que leurs renseignements restent accessibles et récupérables si les services infonuagiques M365 subissent une panne majeure ou un incident de perte de renseignement. 

4. LE SERVICE DE SAUVEGARDE MICROSOFT 365 N’OFFRE PAS UNE PROTECTION COMPLÈTE

Selon les services qu’une organisation utilise dans la suite M365, le service de sauvegarde Microsoft 365 peut présenter des lacunes. Au moment d’écrire cet article, Microsoft 365 Backup ne protègent que Exchange Online, SharePoint Online, et OneDrive for Business. Bien que ces services couvrent une grande partie des emplacements d’entreposage de renseignements dans M365, ils sont loin d’être exhaustifs. 

Des renseignements critiques de l’entreprise peuvent aussi se trouver dans d’autres services tels que : 

• Microsoft Teams 
• Microsoft Planner 

Ceux qui connaissent bien l’architecture M365 feront remarquer que les fichiers conservés dans MS Teams et hébergés sur SharePoint Online sont donc mieux protégés. C’est vrai, mais qu’en est-il des renseignements d’affaires critiques dans les discussions de groupe, les discussions individuelles ou les notes de réunions, etc. ? Pour protéger ces renseignements essentiels, les clients M365 doivent se tourner vers un fournisseur tiers de confiance. Cela s’applique également aux organisations qui utilisent Microsoft Planner. 

Planner est de plus en plus utilisé par les entreprises pour le suivi des taches, la gestion de projets et bien plus encore. Sans mesures de protection adéquates, les données, processus et flux de travail qui y sont contenus sont vulnérables en cas de perte de données.  

5. GÉRER LES SAUVEGARDES MICROSOFT 365 POUR PLUSIEURS ORGANISATIONS À PARTIR D’UN SEUL OUTIL 

De nombreux clients de M365 doivent gérer des équipes réparties dans plusieurs organisations ou tenants M365. Avec Microsoft 365 Backup, les administrateurs doivent se connecter séparément à chaque organisation pour configurer les services de sauvegarde. C’est ici qu’un fournisseur tiers fiable apporte une valeur ajoutée considérable. Par exemple, que votre entreprise soit en processus de fusion ou que vous pouvez gérer centralement les sauvegardes de plusieurs organisations à l’aide de M365 Total Backup de Hornetsecurity.  

Hornetsecurity offre également une version destinée aux fournisseurs de services cloud  (MSP), leur permettant de gérer les sauvegardes de tous leurs clients à partir d’une console multi-tenant centralisée. Cela inclut la sauvegarde de tous les boites mail, emails, pièces jointes, calendriers, contacts, conversation Teams, ainsi que des fichiers conservés dans OneDrive et SharePoint, pour l’ensemble des tenants. Cette approche simplifie l’administration et les rapports, tout en faisant gagner du temps et en réduisant les couts.  

6. LES OUTILS DE GOUVERNANCE INTÉGRÉS NE SONT DISPONIBLES QUE DANS CERTAINS NIVEAUX DE M365  

Certaines entreprises tentent de réduire les couts liés à la sauvegarde dans M365 en utilisant les outils de gouvernance intégrés (comme la mise en attente pour litige) à des fins de récupération de données. Or, la gouvernance des données est devenue une préoccupation majeure au cours des 5 à 10 dernières années, principalement en raison de cadres de conformité de plus en plus stricts. Sans oublier l’augmentation constante des incidents de cybersécurité, qui a rendu cette gouvernance incontournable.  

Microsoft a réagi en développant sa gamme de produits Microsoft Purview. Bien que cette solution soit riche en fonctionnalités, elle reste complexe à gérer et réservée aux forfaits M365 les plus couteux. Cela n’empêche pas certaines organisations soucieuses de leur budget de tenter d’utiliser ces outils comme solution de sauvegarde de substitution, ce qui nous amène au point principal. 

Il est essentiel de comprendre que les fonctions de gouvernance de M365 ne sont pas conçues pour assurer des sauvegardes ni des restaurations à grande échelle ou précise dans le temps. 365 Total backup de Hornetsecurity offre une solution de sauvegarde performante et abordable, permettant aux organisations à budget limité de protéger leurs données efficacement, sans avoir à détourner des outils comme la mise en attente pour litige dans l’espoir de récupérer leurs informations. 

7. VOUS SOUHAITEZ CONSERVER L’ACCÈS À VOS DONNÉES M365 PENDANT UNE PANNE 

Ce n’est un secret pour personne : Microsoft 365 a déjà subi des pannes. M365 offre un excellent taux de disponibilité et une entente de niveau de service (SLA) solide, mais tous les services cloud peuvent connaitre des interruptions. Ces pannes peuvent durer de quelques secondes à plusieurs jours. 

Certaines organisations peuvent fonctionner sans accès temporaire à leurs données M365, mais pour beaucoup d’entreprises, l’accès continu aux données est essentiel au bon déroulement des opérations. Grâce à 365 Total Backup, vous bénéficiez d’une continuité d’activité indépendante de M365, avec un accès constant à vos données mêmes en cas de panne prolongée.  

Hornetsecurity effectue automatiquement jusqu’à quatre sauvegardes M365 par jour. Pour récupérer vos données avec 365 Total Backup, vous pouvez sélectionner la boite mail Exchange Online, les conversations Teams, les documents SharePoint ou OneDrive à restaurer, ainsi que l’Endroit où vous souhaitez les récupérer. Si le service M365 est hors ligne pendant une longue période, vous pouvez télécharger une copie locale des fichiers pour continuer à travailler jusqu’au rétablissement des services.  

8. PLUS D’OPTION DE RESTAURATION POUR MINIMISER LES INTERRUPTIONS 

La plupart des fonctionnalités de protection des données offertes dans Microsoft 365 (y compris Microsoft 365 Backup) ne permettent pas de restaurer des données en dehors du tenant, vous n’avez pas cette possibilité. Une solution comme 365 Total Backup offre cette souplesse supplémentaire, en vous permettant de restaurer les données vers différents emplacements, ce qui améliore votre plan de reprise d’activité. 

Comme les sauvegardes M365 sont effectuées plus d’une fois par jour et conservées indéfiniment pendant toute la durée de votre abonnement, vous disposez d’un large éventail de points de restauration. Par exemple, vous pouvez restaurer une boite mail complète ou simplement rechercher et récupérer un email individuel grâce à la fonctionnalité de restauration granulaire (Item-Level Recovery—ILR). Si vous souhaitez restaurer des fichiers ou une boite maill sur un ordinateur local, vous pouvez même télécharger les fichiers sous forme de fichier ZIP ou de fichier PST compressé. 

9. ÉVITEZ LES FRAIS INATTENDUS LIÉS AUX POLITIQUES DE RÉTENTIONS M365 

Rien de plus frustrant que de recevoir votre facture mensuelle M365 et de constater que vous payez pour des frais de conversation inattendus. Cela peut se produire lorsque trop de données sont conservées en raison d’une politique de rétention Microsoft 365. Chaque forfait M365 inclut un quota de conversation. Lorsqu’un élément est supprimé dans SharePoint Online, il est transféré dans la bibliothèque de conservation (Preservation Hold Library). Tant les données actives que les données en conservation comptent dans le quota de conservation du tenant. Lorsque ce quota est dépassé, vous devez acheter de l’espace supplémentaire, ce qui entraine des frais mensuels additionnels.  

Selon la taille de votre bibliothèque de conservation et vos paramètres de rétention, utiliser une solution de sauvegarde dédiée peut s’avérer plus économique que de payer des frais de conservation supplémentaires. Chaque abonnement M365 n’offre que 10 GB de conservation par utilisateur. En revanche, 365 Total Backup propose un espace de sauvegarde illimité pour Microsoft 365 ! Et ce n’est pas tout, vous bénéficiez également de nombreux autres avantages, avec une solution spécialement conçue pour la protection de vos données dans 0365. 

10. NE PAYEZ PAS DE LICENCES M365 SUPPLÉMENTAIRES UNIQUEMENT POUR CONSERVER LES RENSEIGNEMENTS  

Les fonctions intégrées de rétention des renseignements dans Microsoft 365 ne prennent en charge que les utilisateurs actifs. Si un employé quitte votre organisation, vous devez continuer à payer son abonnement M365 pour conserver l’accès à ses renseignements.  

L’utilisation d’une solution de sauvegarde tierce comme 365 Total Backup vous permet garder les données des utilisateurs désactivés accessibles et récupérables. Si vous souhaitez qu’une copie soit automatiquement sauvegardée dans l’infrastructure cloud du fournisseur de sauvegarde, vous aurez besoin d’une licence de sauvegarde, mais celle-ci coute moins cher qu’une licence M365. Si vous êtes un fournisseur de services cloud (MSP), vous pouvez transmettre ces économies à vos clients. Cela peut sembler peu pour chaque licence, mais à grande échelle, les couts s’accumulent rapidement.  

11. IL VOUS FAUT UNE SOLUTION DE SAUVEGARDE M365 COMPLÈTE

Bien que le service de sauvegarde M365 de Microsoft puisse sembler attrayant en raison de sa facilité d’administration, il présente d’importantes lacunes, notamment l’absence de prise en charge de la multi-tenant, comme cela a été mentionné dans le présent article. Dans ce cas-ci, l’option la plus simple n’est pas nécessairement la meilleure.  

Une application de sauvegarde tierce comme 365 Total Backup offre toutes les fonctionnalités requises dans un seul outil complet. Cette solution centralisée garantit qu’aucun renseignement ne passe entre les mailles du filet, peu importe l’utilisateur. Vous pouvez même consulter un journal d’audit complet de chaque opération de sauvegarde. 365 Total Back facilite le déploiement et la gestion de votre stratégie de sauvegarde et de récupération des données Microsoft 365.  

EN RÉSUMÉ 

Même avec l’arrivée de Microsoft 365 Backup, la protection des renseignements offerte par Microsoft dans M365 ne constitue pas une solution complète. Bien qu’elle présente certains avantages, une solution robuste et vraiment complète nécessite l’utilisation d’un outil de sauvegarde dédié comme 365 Total Backup.  

365 Total Backup vous permet de sauvegarder et de restaurer toutes vos boites mail M365, conservations Teams, tableaux Planificateur, bloc-notes OneNote, et fichiers conservés dans OneDrive et SharePoint, le tout à partir d’une console en ligne conviviale qui facilite la gestion de vos sauvegardes. Les renseignements M365 sont entreposés dans l’infrastructure cloud privée mondiale de Hornetsecurity, et l’espace d’entreposage pour les sauvegardes M365 est illimité.  

Un soutien technique ultra-rapide est offert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. De plus, une version spécialement conçue pour les fournisseurs de services cloud, 365 Total Backup pour MSP, leur permet d’offrir des services de sauvegarde et de restauration M365, tout en gérant et surveillant les sauvegardes de l’ensemble de leur client.