SharePointの容量はどう決まるか──上限の計算と確認方法

「SharePointの容量が足りません」という通知が届いたとき、最初に行われがちなのは、ごみ箱を空にすることです。しかし、その操作で何が失われるのかを把握している管理者は、多くありません。

本稿では、SharePoint Onlineの容量の計算式と確認方法、容量を使っているもの、容量を空ける方法を整理します。あわせて、容量を空ける操作が「復元できる範囲」をどう狭めるのかを、方法ごとに示します。記載は本稿執筆時点（2026年10月）の仕様にもとづきます。

1. SharePointの容量はどう決まるか

SharePoint Onlineの容量は、既定では、組織全体で1つの容量（中央のプール）を共有する仕組みです。SharePointサイトは、既定では、ユーザーごと、サイトごとの割り当てを受けず、組織のプールを共有します。

計算式：1 TB＋対象ライセンス数×10 GB（一般法人向けの対象プラン）

組織の総容量は、1 TBに、購入した対象プランのライセンス1つにつき10 GBを加え、さらに購入したExtra File Storageアドオンの分を加えたものです。「1人あたり10 GB」ではなく、主語は「組織」です。この式は、Microsoft 365 Business、EnterpriseなどのOfficeスイート系の主なプラン向けです。Frontline（F1・F3）やEducationの組織などは、条件が異なります。ご契約のプランは、Microsoftの「SharePoint limits」の表で確認してください。表1に、対象ライセンス数ごとの計算例を示します。

対象ライセンス数	計算式	総容量
50	1,024 GB＋10 GB×50	1,524 GB（約1.5 TB）
100	1,024 GB＋10 GB×100	2,024 GB（約2.0 TB）
300	1,024 GB＋10 GB×300	4,024 GB（約3.9 TB）

なお、SharePointの容量は2の30乗バイトを1 GBとするバイナリのGBで計算されます。OS上の表示と、わずかに異なることがあります。

どのライセンスが容量に加算されるか

加算量はライセンスの種類によって異なります。たとえば、OneDriveのスタンドアロンプランは、ライセンスあたり0.5 GBがテナントの上限に加算されます。ご自身のライセンスの加算量は、Microsoftの「SharePoint limits」で確認してください。

組織全体の上限と、サイトごとの上限

サイトの容量の管理方法には、自動（プール型）と手動があります。手動で個別に上限を設定していない限り、各サイトは組織の容量を共有して使います。手動で設定していたサイトの上限は、プール型に切り替えるとすべて25 TB（25,600 GB）にリセットされます。ただし、組織全体の容量が25 TBより小さい場合があります。実際の上限は、組織全体の容量です。組織全体の容量は無制限ではありません。

OneDriveには、個人ごとの上限と、組織全体のプールがある

OneDriveには、ライセンスごとに決まる、ユーザー個人の上限があります。MicrosoftのFAQは、個人ごとのOneDriveの上限と、組織全体のSharePointの共有プールは別の「アカウント」としながら、ユーザーのOneDrive内のすべてのデータは、組織全体のプールにも算入されると説明しています。つまり、OneDriveは、個人の上限と組織全体のプールの、2つの制約を受けます。古い資料や第三者の記事には、OneDriveはSharePointの容量とは別枠と書かれたものもありますが、本稿は、Microsoftの最新のFAQに合わせています。

2. SharePointの容量を確認する方法

組織全体の使用量はSharePoint管理センターで、サイトごとの使用量はサイトの設定で確認します。管理者向けとサイト所有者向けに分けて説明します。

組織全体の使用量：SharePoint管理センター

SharePoint管理センターの「アクティブなサイト」ページの右上に、全サイトで使われている容量と、サブスクリプションの合計容量が表示されます。アーカイブされたサイトや削除されたサイトの使用量も、同じ管理センターで確認できます。ただし、削除済みサイト（ごみ箱内）は、組織の合計使用量には算入されません。確認できることと、合計に数えられることは、別です。

サイトごとの使用量

サイトの設定の［サイトコレクションの管理］にある［記憶域メトリックス］（Storage Metrics）のページを開くと、サイト内のどこが容量を使っているかを確認できます。

表示が反映されるまでに24〜48時間かかる

容量の使用量には、直近24〜48時間以内の変更が含まれません。ごみ箱を空にした直後に数値が変わらないのは、このためです。

3. 何が容量を使っているのか

容量を使っているのは、ファイル本体だけではありません。ごみ箱やバージョン履歴も容量に含まれます。表2で整理します。

項目	容量に含まれるか	補足
ファイル本体	含まれる	サイトに保存されたファイル。
サイトのごみ箱	含まれる	ごみ箱が使う容量は、組織の総容量の一部。定期的に空にすることがMicrosoftから推奨されている。
バージョン履歴	含まれる	古いバージョンを減らすと、容量を減らせる。ただし、戻せる範囲も狭まる（5章）。
保持ホールドライブラリ	容量に影響する場合がある	保持ポリシーの対象コンテンツのコピーが保存される。保持設定によって、必要な容量が増えることがある。
ユーザーのOneDrive	含まれる	個人の上限とは別に、組織全体のプールにも算入される（Microsoftの2026年のFAQ）。
削除済みのサイト（ごみ箱内）	含まれない	削除から93日間は復元できる。組織の合計使用量には算入されない。反映には、最大48時間かかる。
Microsoft 365のアーカイブのデータ	アクティブな容量には含まれない	組織のアクティブな容量の枠には数えられない。

保持ポリシーは容量に影響する場合がある

データを守るために設定した保持ポリシーは、変更・削除されたコンテンツのコピーを残すために、サイトに保持ホールドライブラリを作成します。このコピーが容量に影響する場合がある点は、見落とされやすい項目です。

また、保持期間を短くして容量を空ける操作は、保持ロックを使っていない場合にのみ可能です。保持ロックを適用したポリシーは、グローバル管理者でも無効化、削除、制限の緩和ができません。

4. 容量が上限に達するとどうなるか

組織全体の使用量が総容量を超えると、管理者にメールで通知され、容量を増やすか、空ける対応が必要になります。

Microsoftは、総使用量が割り当てられた容量を超えた場合に、組織が容量不足の状態になると説明しています。そのときの対処として、Microsoftは、アドオンストレージまたはライセンスの追加購入、保持が必要な非アクティブなコンテンツのアーカイブ、不要なコンテンツの削除を挙げています。Microsoftは、組織全体の容量を超えると、サイトは読み取り専用になり、変更を保存できないと説明しています。また、ユーザー個人のOneDriveは、個人の上限を超えると、読み取り専用になります。

5. 容量を空ける方法と、それぞれで失うもの

容量を空ける操作の多くは、そのまま「復元できる範囲」を削る操作でもあります。表3に、方法ごとに空く容量と、失うものを示します。

方法	空く容量	失うもの	費用
ごみ箱を空にする	削除済みのファイル	削除から93日以内なら戻せたファイル。第2段階のごみ箱から削除したものは、直ちに消去され、利用者自身では復元できない	追加費用なし
バージョン履歴を減らす（自動設定、上限の引き下げ、トリミング）	過去のバージョン	トリミングされたバージョンは、ごみ箱を経ずに完全削除され、復元できない。「ライブラリの復元」で巻き戻せる範囲も狭まる	追加費用なし
保持設定で、期限後に自動削除する（削除ルール）	期限を過ぎたファイル。ただし、保持ポリシーの対象は、期限の到来だけでは空かないことがある	期限後の復元手段。保持期間の短縮は、保持ロックを使っていない場合にのみ可能	契約中のプランによる（保持ポリシーは、適切なライセンスが必要）
使っていないサイトを削除する	サイト全体（削除済みサイトは合計に算入されない）	削除から93日で完全に削除される。グループに属するサイトでは、サイト以外のグループのリソースは30日	追加費用なし
Microsoft 365のアーカイブ（サイト単位）	アクティブな容量	データは失わない。閲覧には再アクティブ化が必要。アーカイブ分の課金は、アクティブとアーカイブの合計が組織の容量を超えた分に限る	有償（容量を超えた分）
容量を追加購入する	―（上限が増える）	データは失わない。費用が継続的にかかる	有償（Extra File Storageアドオンなど）

なお、第2段階のごみ箱から削除したものは、利用者自身では復元できませんが、Microsoftは、完全削除から、さらに14日間、バックアップを保持しています（復元は、管理者がMicrosoftサポートに依頼します）。

ファイル単位のアーカイブは、サイトの容量を減らす目的には使えません。Microsoftは、ファイルをアーカイブしても、報告される使用量や、容量の計算、クォータの適用は変わらないと説明しています。再アクティブ化したファイルは、120日間、再アーカイブできません。表3は、サイト単位のアーカイブを示しています。

「空ける」と「増やす」は違う

データを削除せずに余裕を作る代表的な方法は、アーカイブと容量の追加です。アーカイブは、アクティブな容量を空ける操作で、容量の追加は、上限を増やす操作です。Microsoftも、容量の追加購入か、データを削除せずに容量を空けられるMicrosoft 365のアーカイブの利用を案内しています。ごみ箱を空にする、バージョンを減らす、期限後に自動削除する、といった方法は、容量と引き換えに、戻せる範囲を失います。外部のストレージへ移す方法もありますが、本稿では扱いません。

6. 容量対策の前に確認しておくこと

容量を削る前に、法定の保存期間、利用状況、戻す手段の3点を確認してください。

削除する前に確認する3つのこと

①法定の保存期間があるデータか。SharePointを電子取引データの保存先にしている企業では、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】が参考になります。電子取引データは、それぞれの法律で定められた期間、保存する必要があります。法人の場合、帳簿と書類は7年です。ただし、欠損金額が生じた事業年度などでは10年となる場合があります。詳しくは同一問一答の問17をご確認ください。

②誰が、いつ使うデータか。最終更新日だけでなく、年次や決算期に使うデータが含まれていないかを確認します。

③削ったあとに、戻す手段が残るか。表3の「失うもの」を確認し、削る前に別の手段で戻せる状態にしておきます。

戻す手段を「容量の外」に置く

Microsoftとは独立したデータセンターに保存されるバックアップは、SharePointの容量とは別の場所にあります。容量を削る前に、容量の外にバックアップを確保しておけば、削除後に必要になった場合でも対応できます。

ただし、バックアップは、閲覧用のアーカイブではありません。元のデータを削除しない限り、バックアップを取っても容量は空きません。国税庁も、バックアップの保存は法令上の要件ではないが、保存期間を通じて適切に保存するために望ましいとしています。

7. よくある質問

8. まとめ

SharePointの容量は、一般的な法人向けプランでは、組織全体で「1 TB＋対象ライセンスごとに10 GB」を共有する仕組みです。ごみ箱やバージョン履歴も容量を使い、それらを削る操作は、同時に復元できる範囲を狭めます。

データを削除せずに余裕を作る代表的な方法は、アーカイブと容量の追加です。それ以外の方法で空ける場合は、削る前に、容量の外にバックアップを確保してください。

削る前に、戻す手段を容量の外に持つ

Hornetsecurity（ホーネットセキュリティ）の365 Total Backupは、SharePointドキュメントライブラリを含むMicrosoft 365のデータを自動でバックアップするサービスです。バックアップは、Microsoftとは独立したHornetsecurityのデータセンターに保存されます。ソリューション、ストレージ、24時間365日のサポートは、すべて料金に含まれます。

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※SharePointの対象は、ドキュメントライブラリです。