¿Con qué frecuencia deberías hacer copias de seguridad?

Ahora que ya tienes claras las necesidades de protección de datos de tu empresa y cuentas con los medios para ponerlas en marcha, el siguiente paso es planificar cómo vas a hacer las copias de seguridad. Salvo que manejes muy pocos datos o tengas un presupuesto muy alto destinado a esto, lo más normal es que necesites usar más de una programación. Para ello, te vas a guiar por tres criterios: 

• El valor de los datos 
• La frecuencia con la que cambian 
• Las características de la aplicación que los usa 

Cómo influye el valor de los datos en la programación de las copias de seguridad 

La frecuencia con la que hagas copias completas de seguridad influye directamente en la cantidad de copias que tendrás disponibles con el paso del tiempo. Cuantas más copias existan de un mismo dato, más posibilidades habrá de que al menos una de ellas sobreviva en caso de desastre. Así que, si tienes datos que no puedas perder, tu programación de copias debe estar pensada para protegerlos a toda costa. 

Cómo influye la frecuencia de cambio en la programación de copias de seguridad 

Cuando los datos cambian con frecuencia, lo lógico es hacer copias de seguridad a menudo. Como recordarás de la primera parte, los objetivos de punto de recuperación (RPO) marcan el tiempo máximo que puede pasar entre una copia y la siguiente, lo que define cuántos datos recientes se podrían llegar a perder. Pero también tienes que pensar en cada cuánto cambian esos datos, más allá del RPO. 

Si tienes información que apenas se modifica, podrías plantearte un RPO más amplio. Por ejemplo, si solo se actualiza algo tras varios meses, quizá no tenga mucho sentido hacer copias todas las semanas. Eso sí, esta estrategia puede tener consecuencias que no esperas. 

Imagina que decides hacer una copia de seguridad mensual de tu controlador de dominio porque apenas hay rotación de personal y solo sustituyes un par de ordenadores al año. Justo al día siguiente de la última copia, contratas a alguien nuevo y le das un equipo.  

Si algo le pasa a Active Directory durante ese mes, toda esa información nueva se perdería. Así que tu planificación debe tener en cuenta este tipo de situaciones. 

Cómo afectan las funciones de las aplicaciones de backup a la programación 

Verás que las herramientas de backup comerciales modernas se parecen bastante entre sí. Todas te permiten programar tareas y ofrecen algún sistema para optimizar las copias de seguridad. Aun así, las funciones concretas que tenga la herramienta que uses van a influir directamente en cómo diseñes tu programación. 

Aquí tienes una lista que te puede servir como punto de partida para ver cómo sacar partido a las funciones de tu software de copias de seguridad: 

Conocimiento sobre máquinas virtuales 

Si tu software de copias de seguridad sabe cómo gestionar máquinas virtuales, te va a facilitar mucho la vida a la hora de organizar las tareas de forma eficiente. En caso contrario, tendrás que programar las copias de los sistemas operativos invitados con cuidado para no saturar los recursos del sistema. 

Funciones para ahorrar espacio 

Si la herramienta que usas para hacer copias de seguridad te ayuda a ahorrar espacio de almacenamiento, eso siempre es un punto a favor. Pero ojo, todo tiene un precio: asegúrate de entender bien qué estás sacrificando a cambio de ese espacio extra. 

Algunas cosas a tener en cuenta: 

• Las copias de seguridad diferenciales e incrementales tradicionales suelen ser más rápidas de completar que las copias completas de las que dependen. Pero sin esa copia completa original, no te sirven de nada. Así que organiza tu programación para que puedas hacer copias completas cada cierto tiempo, según lo permita tu espacio y disponibilidad; 
• Las técnicas más modernas, como las de delta y deduplicación, permiten ahorrar aún más espacio que los métodos diferenciales e incrementales, pero requieren más procesamiento y seguimiento. También dependen de tener copias completas previas. En principio no deberían consumir demasiados recursos de CPU, pero conviene probarlo. Además, revisa si tu aplicación registra los cambios y de qué manera lo hace. Algunas guardan esa información en los discos activos, lo que puede quitarte espacio útil; 
• Si tienes almacenamiento de sobra, no te fíes demasiado solo de estas tecnologías. Siempre que puedas, haz más copias completas. 

Funciones para ahorrar tiempo 

Muchas de las funciones que ayudan a ahorrar espacio también te permiten ahorrar tiempo. Ahora bien, al igual que con el almacenamiento, no te obsesiones con recortar tiempos si no es realmente necesario. 

Replicación 

Las funciones de replicación necesitan ancho de banda, y eso puede convertirse en un problema si estás usando conexiones a través de Internet. Si una tarea de replicación no acaba antes de que empiece la siguiente, corres el riesgo de que las copias de seguridad que se generen no sirvan para nada. 

Tipos de soportes 

Como el rendimiento varía bastante entre los distintos tipos de soportes para copias de seguridad, la opción (o combinaciones de opciones) que elijas va a influir directamente en cómo programes tus tareas y en qué funciones de ahorro de espacio puedas usar. Por ejemplo, si necesitas hacer una copia completa de varios terabytes en cinta y ese proceso tarda unas doce horas, solo vas a poder hacerlo cuando tengas ese tiempo disponible. 

Funciones de instantáneas 

Si tu programa de copias de seguridad es compatible con VSS (el Servicio de instantáneas de volumen de Windows) o con alguna otra tecnología que permita hacer copias consistentes a nivel de fallo o de aplicación, entonces tendrás más flexibilidad para programar tus tareas. 

Las copias de seguridad consumen recursos del sistema, y lo último que quieres es que una tarea se solape con otra y cause conflictos. Pero si usas instantáneas, puedes hacer las copias incluso mientras los sistemas están funcionando. 

Durante la fase de implementación ya deberías haberte familiarizado bien con tu software de copias. Aun así, conviene que dediques algo de tiempo a entender a fondo cómo funciona. Y no te olvides de que es imprescindible hacer copias completas con cierta frecuencia. 

Llevándolo a la práctica 

Hacer copias de seguridad completas todo el tiempo no es realista: acabarías superando muy rápido cualquier límite razonable de tiempo o capacidad de almacenamiento. Aun así, siempre que sea posible, deberías hacer una copia completa de tus datos al menos una vez al día. 

Consejos para programar tus copias de seguridad: 

• Las copias completas necesitan tiempo y recursos, incluso si usas tecnologías de instantáneas que no interrumpen el servicio. Intenta programarlas en momentos de baja actividad, como por la noche o durante los fines de semana. 
• A diferencia de las incrementales o diferenciales, las copias completas no dependen de ninguna otra copia. Por eso, son especialmente útiles justo después de cambios importantes. Por ejemplo, si tu empresa hace muchos ajustes a final de mes, hacer una copia completa justo después te ahorra un dolor de cabeza si necesitas recuperar algo. 
• Las copias incrementales, diferenciales, delta o deduplicadas ocupan menos tiempo y espacio que las completas, pero dependen de estas. Úsalas como apoyo entre una copia completa y la siguiente. 
• Si tu sistema de copias guarda los datos principalmente en almacenamiento en línea, no te olvides de programar también copias en medios offline. Si esto se hace de forma manual, establece un plan claro de responsabilidades. A menudo, los administradores hacen las copias de seguridad por la noche, igual que suelen aplicar actualizaciones del sistema o del software. Asegúrate de que ambas tareas no se solapen. 

Ejemplo de plan abuelo-padre-hijo 

El esquema de copias de seguridad conocido como “abuelo-padre-hijo” (GFS) es muy habitual, sobre todo cuando se trabaja con soportes rotativos como cintas. Aquí tienes un ejemplo típico de cómo se organiza este tipo de programación: 

• “Abuelo”: consiste en una copia de seguridad completa una vez al mes. Las cintas de tipo “abuelo” se rotan una vez al año, es decir, la cinta de enero de 2020 se sobrescribe con la de enero de 2021, la de febrero con la de febrero, y así sucesivamente. Eso sí, normalmente se guarda una de estas copias anuales (la que coincide justo después del cierre del año fiscal) sin sobrescribir, siguiendo la política de retención de datos. 
• “Padre”: se hace una copia de seguridad completa cada semana. Estas cintas se rotan cada mes, por ejemplo, tendrás una para la “Semana 1”, otra para la “Semana 2”, etc. 
• “Hijo”: aquí se hacen copias incrementales o diferenciales a diario, y sus cintas se sobrescriben cada semana. Por ejemplo, una cinta para el lunes, otra para el martes… 

Este no es el único modo de aplicar un esquema GFS. Lo que define el sistema es la relación entre los distintos niveles de rotación: un grupo de copias completas que se guardan a largo plazo, otro a medio plazo y un tercero de rotación rápida. 

Algunas empresas no conservan las copias anuales. Otras, en lugar de sobrescribir las copias completas mensuales, las guardan durante todo el periodo de retención. Y algunas no rotan semanalmente las copias diarias. Al final, lo que decidas depende de las necesidades de tu empresa y del presupuesto del que dispongas. 

Con un sistema GFS bien organizado, solo necesitas unos pocos soportes para recuperar completamente tu sistema. Ten en cuenta que una copia diferencial requiere la última cinta “hijo” y la más reciente de tipo “padre”. En cambio, una copia incremental necesita la última cinta “padre” y todas las cintas “hijo” desde la última copia completa. 

El principal inconveniente es que, al sobrescribir las copias diarias con frecuencia, se pierde detalle. Una vez que se rota una copia diaria, cualquier dato que se haya sobrescrito solo se podrá recuperar (si hay suerte) desde la copia mensual o, como mucho, desde la anual. El mayor riesgo está en los datos que se crean y se eliminan entre dos copias completas. 

Ejemplo de plan con medios online 

Si tu solución de copias de seguridad funciona sobre todo con medios en línea, el clásico enfoque abuelo-padre-hijo (GFS) puede que no sea el más adecuado. La mayoría de los sistemas que están siempre en línea no siguen el mismo concepto de “rotación”. En su lugar, eliminan automáticamente los datos antiguos cuando se cumple el periodo de retención definido en la política que hayas configurado. 

En estos casos, la forma de configurar el sistema depende de cómo tu herramienta de backup almacene los datos. Si usas deduplicación y solo mantienes una copia de seguridad completa, lo único que tendrás que definir es cada cuánto se hace la copia y cuánto tiempo se conserva. 

Ejemplo de plan con respaldo continuo 

Muchas herramientas actuales incluyen alguna forma de respaldo continuo. Básicamente, van guardando los cambios de datos cada muy poco tiempo. Por ejemplo, la solución VM Backup de Hornetsecurity tiene la función de “Protección Continua de Datos” (CDP), que te permite hacer copias cada cinco minutos. 

Para programar correctamente este tipo de backups, tienes que tener en cuenta tres cosas: 

• ¿Cómo guarda tu aplicación los datos del respaldo continuo? 
• ¿A qué velocidad cambian los datos que quieres proteger? 
• ¿Cuánto cambian esos datos dentro del plazo de tiempo que te interesa cubrir? 

Si tu software de backup hace una copia completa e independiente cada vez, te quedas sin espacio muy rápido. En cambio, si utiliza deduplicación, el consumo será bastante menor. En todo caso, la cantidad de datos que cambian determinará el espacio que vas a necesitar. 

En sistemas donde los datos cambian a gran velocidad, puede que tu software de backup no llegue a terminar una copia antes de que tenga que empezar la siguiente. Esto puede generar problemas importantes, como no poder garantizar esa protección continua que estás buscando. 

Con algunos sistemas es fácil prever cómo se van a comportar, pero con otros tendrás que dedicar tiempo a afinar la configuración, ver cómo responde y ajustarla hasta que funcione. 

Ejemplo de plan de backup mixto 

No hace falta que uses un único plan para todo. Puedes diseñar distintos planes según lo que necesites. Guíate por tus objetivos de recuperación (RTO), puntos de recuperación (RPO), políticas de retención y los límites de capacidad que tengas. 

Aquí tienes un ejemplo de cómo podría quedar un plan mixto: 

• Controladores de dominio: esquema GFS estándar con un año de retención. 
• Servidor de aplicaciones de la línea de negocio principal (solo la aplicación): copia completa una vez al mes, justo después de actualizar el sistema operativo y el software, con una retención de tres meses. 
• Servidor de bases de datos principal: respaldo continuo, con seis meses de retención. 
• Servidor de archivos principal: GFS estándar con una retención de cinco años. 
• Servidor de correo electrónico: usa una solución de backup específica para Exchange, con copia completa diaria, más copias diferenciales cada hora, y cinco años de retención. 
• Todos los sistemas: replicación diaria al sitio remoto a medianoche. 
• Todos los sistemas: copia completa mensual en medios offline, siguiendo las políticas de retención establecidas. 

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Para proteger bien tu entorno de virtualización y todos los datos, puedes usar VM Backup de Hornetsecurity, que permite hacer copias de seguridad y replicar tus máquinas virtuales de forma segura. 

Además, garantizamos la protección de tu entorno de Microsoft 365 con nuestras soluciones integrales 365 Total Protection y 365 Total Backup. 

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Resumen 

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