Microsoft Copilotを活用する前にやるべきこと

未来の働き方はすでに到来しています。2023年に登場したMicrosoftの生成AI（GenAI）アプリケーション、Microsoft Copilotは、従業員やビジネスリーダーに新たな力を与えています。

Copilotを使えば、M365ユーザーは膨大で複雑なデータを素早く読み解き、迅速かつ効果的なビジネス・戦略的意思決定を行い、数秒でコードを書き、ビジネストレンドを察知・影響を与えることさえでき、見込み客を唸らせるプレゼンテーションを作成し、革新的なサービスで顧客を魅了し、その他さまざまなことが可能になります。

Copilotのビジネス上のメリットも豊富です。従業員や顧客の満足度が高まれば離職率が下がり、コスト削減につながる可能性があります。効率性と生産性の向上は、製造業から小売業、テクノロジー業まで、業界を問わず収益の向上を意味します。

しかし、恩恵には注意点も伴います。この強力なツールの導入と統合は、決して簡単なことではありません。最高技術責任者（CTO）はもちろん、組織のデータ部門やセキュリティ部門のリーダーも巻き込んだ、綿密な計画が不可欠です。

しかし、始める前にまずやるべきことがあります。それは、セキュリティ体制を整えることです。これは非常に重要です。社内の誰かが貴社のOffice 365アプリケーションに入力した内容は、すべてCopilotの出力の材料となります。これは、貴社や顧客のデータを狙う悪意ある第三者にとって、まさに格好の標的です。

Copilotの導入をシンプルにするため、私たちはMicrosoft Copilotを安全に導入・活用するための包括的なガイドを作成しました。計画・組織づくりからセキュリティ管理の実施まで、Copilotの活用方法をお伝えし、導入プロセスをステップごとにご案内し、お困りの際に役立つリソースもご紹介します。

AIはあなたの相棒

生成AI（GenAI）は、メールの作成や画像生成能力で大きく注目されていますが、Microsoft Copilotが示す通り、この強力なテクノロジーはMicrosoft Azureのクラウドプラットフォームの計算能力を活用することで、それ以上に多くのことを実現できます。

SharePoint、Teams、Exchange、Excel、Outlookなど、Microsoftの各種サービスを利用する人々のためのAIアシスタントとして、Copilotは日々の定型業務における試行錯誤や煩雑な作業を取り除き、社員が創造性を発揮し、革新を起こし、企業のために大きな夢を描けるようにします。

しかし、Copilotをビジネスで成功裏に活用するには、事前の備えが鍵となります。まずは中核となる社員から始め、各グループを十分にトレーニングしながら段階的に対象を広げていく必要があります。また、すでにお伝えした通り、AI導入の旅に出る前に、セキュリティ体制をあらかじめ強固にしておく必要があります。

あなたに最適なCopilotは？

Microsoft Copilotは、Microsoftが提供する多様なAIサービスの一つに過ぎず、それぞれ異なるユーザー層のニーズに合わせて設計されています。本ガイドでは、Microsoft Copilotがもたらす数多くのメリットと、企業への導入に伴う複雑さについて取り上げます。

あなたに最適なCopilotはどれでしょうか。選択肢には以下があります。

• Microsoft Copilot
  以前はBing Chatとして知られていたこの無料サービスは、Windows、Microsoft Edge、Bingのユーザー、そしてダウンロード可能なアプリで利用できます。楽曲の作成やデザインの制作、一般的な作業のサポートが可能です。仕事用または学校用のアカウントでサインインしたユーザーについては、Copilotが組織のデータを保護します。
• Microsoft Copilot Pro
  月額20ドルの有料サービスで、標準版Copilotの機能に加え、より高速な処理結果、ExcelやWordといった主要なMicrosoftアプリでの利用が可能です。また、プロンプトへの回答を作成する際、OneDrive personalに保存されているすべての個人データにアクセスできます。
• Microsoft Copilot for 365
  ビジネスユーザー向けのプレミアムプランであるMicrosoft Copilot for 365は、365テナント内のすべてのOfficeアプリと連携して動作し、ユーザーアカウントがSharePoint/Exchange OnlineおよびOneDrive for Businessでアクセス権限を持つすべてのビジネスデータを扱えます。料金はユーザー1人あたり月額30ドルで、1年分を前払いする形になります。

Copilotは機能別にも用意されており、Microsoftはセールス、サービス、財務、セキュリティ向けのCopilot、そしてソフトウェア開発向けにはGitHub Copilotを提供しています。また、Microsoft Copilot for 365のユーザーは、自身の特定のニーズに合わせてCopilotをカスタマイズすることも可能です。

広がり続ける活用範囲

Copilotのビジネス活用は、その数も種類も拡大を続けています。GenAI全般の導入を後押しする主な要因は生産性ですが、組織が抱える膨大なデータを整理・理解することや、カスタマーサービスの向上も理由として挙げられます。そして、この技術はまだ黎明期にあります。

Copilotのビジネスユーザーは、最近の調査でこの技術について次のように述べています。

• 70%が生産性の向上を実感し、ほぼ同数の68%が仕事の質の向上を実感していると回答しました。
• ユーザーは、Copilotを使わない場合に比べ、約4倍速く欠席した会議の内容をキャッチアップできました。
• 64%がメール処理の時間を節約できたと回答しました。
• 75%が「Copilotはファイル内から必要なものを見つけ出すことで時間を節約してくれる」と回答しました。
• 72%が、文章作成中のアイデア創出に役立つと回答しました。

組織単位でも成果が報告されています。

顧客関係管理企業のAtentoは、Copilotを導入してから数週間で顧客満足度を20%、チームの生産性を30%向上させ、業務上のミスを約20%削減しました。

学校教育の現場では、Copilotが授業計画の作成時間を40%削減し、採点時間を半分に、カリキュラム開発時間を3分の1以上短縮するなどの効果を上げています。管理者は、生徒の成績をさまざまな角度から可視化し、改善すべき点とその方法を特定するためにも活用できます。

マーケティング分野では、Copilotによってペルソナ開発の時間を1件あたり4〜5時間短縮できます。キャンペーン分析も得意とし、Copilotを使わない場合に比べて50%速く処理できます。また、顧客からのフィードバックを分析し、戦略の精緻化にも役立てられます。

財務分野では、Copilotが市場動向分析を数秒で完了させ、月に最大5時間の時間短縮を実現します。また、不正の発見やコンプライアンス対応の強化にも役立ち、数式の提案やデータ検証を通じてミスの削減にも貢献します。

医療分野では、Copilotが患者データを整理・分析することで、より迅速な診断とパーソナライズされた治療を可能にし、予約のスケジュール管理やリマインダーの送信も行います。

Microsoft Copilot導入：CTOが押さえるべき重要ポイント

Microsoft Copilotは、貴社組織のデータを活用して結果を生成します。この点は重要な注意点です。導入前に、最高技術責任者（CTO）がセキュリティ監査を実施し、機密データが権限を持つ人物だけに公開されるよう、ユーザーの権限やアクセス範囲を調整する必要があります。そうしなければ、誤ってアクセス権を付与された社員が、本来の職務には不要な機密情報にアクセスできてしまう恐れがあります。

導入前にCTOが取るべきステップとして、以下を推奨します。

• 組織のセキュリティ対策を監査し、必要に応じて強化する。
• データソースを見直し、機密情報や重要情報とみなすデータを特定する。
• これらのデータにタグを付け、データ損失防止(DLP)ポリシーを適用する。
• データ管理責任者を任命し、データ管理プログラムを継続的に監督させ、アクセスに関するルールを策定させ、Microsoft Copilotの安全な利用について社員をトレーニングさせ、Microsoftによる自社情報の取り扱い方についても把握させる。
• セキュリティ部門または最高情報セキュリティ責任者(CISO)と連携し、適切なセキュリティおよびデータプライバシー管理体制が整っていることを確認する。
• M365アプリケーションが最新バージョンであることを確認する。
• Copilotのライセンスを確認し、Copilotの各種設定を行う。

Hornetsecurityの365 Permission Managerを使えば、これらの作業の大部分を代行できます。

Copilot導入のステップ

下地が整ったところで、いよいよMicrosoft Copilot for 365の導入に取りかかりましょう。この技術は、貴社およびそこで働くすべての人の仕事のあり方を根本から変えるものです。そのため、成功のためには段階的なアプローチを取ることが最善策となります。

1. Copilotに興味を持ちそうな人は誰か。そうしたユーザーに声をかける

Copilotを最も活用しそうな人物や部門はどこでしょうか。彼らは最初期のユーザーにもなり得ます。全社的なアンケートやユーザーデータの分析を通じてこうしたユーザーを見つけ出し、Copilotのライセンスを割り当て、Copilotのユーザーオンボーディングツールキットを通じて、Copilotの使い方に関するトレーニングや情報を提供しましょう。彼らがサービスを試す中でフィードバックを集め、本格展開の前に自社のアプローチを微調整しましょう。

2. MicrosoftはCopilotの導入を支援したいと考えている。その支援を活用する

導入を成功させるためのステップごとのガイド、Copilotを最大限に活用するためのコツやテクニック、オンボーディングを容易にするためにカスタマイズ可能なコミュニケーションテンプレートなど、Copilot Success Kitには、導入時からその後にわたって成功を後押しする豊富なリソースが用意されています。

3. Copilotを利用するすべての人は、AIの活用方法についてトレーニングを受けるべき。これを必須とする

Microsoft LearnやMicrosoft 365 Learning Pathwaysでは、自社の状況やニーズに合わせて簡単にカスタマイズできるコンテンツやシナリオが提供されています。

4. セキュリティを常に念頭に置く。Copilotユーザーにもそう意識させる

自社の機密データや顧客情報を保護し、情報漏えいを防ぐため、ユーザーおよび管理者向けのトレーニングには、Copilotを安全かつコンプライアンスを遵守しながら利用する方法についての情報を必ず含めましょう。また、Microsoft Copilotを導入する際は、ゼロトラストのセキュリティ原則（明示的に検証する、最小権限のアクセスを用いる、侵害を前提とする）およびMicrosoft自身のベストプラクティスに従いましょう。

5. フィードバックを求め、それをもとにアプローチを改善する。これを繰り返す

ユーザーがCopilotの利用体験についてフィードバックを提供できる仕組みを整えましょう。アンケート、フォーラム、定期的な確認ミーティングなどが考えられます。このフィードバックを活用し、トレーニング資料の改善やオンボーディングプロセスの見直しに役立てましょう。

6. セキュリティおよびコンプライアンスに関するトレーニング

Copilotは Microsoft 365のアプリやサービスと深く連携しているため、トレーニングにはセキュリティおよびコンプライアンスに関する重要な事項も必ず含めましょう。具体的には、Copilotが自社のデータプライバシー基準にどのように準拠しているか、そしてゼロトラストの原則に沿って、既存の権限やポリシーの範囲内でユーザーがどのようにCopilotを利用できるかについての情報を含める必要があります。

---

Microsoft 365の権限管理、コンプライアンスポリシーの適用、違反の監視を手間なく行うには、Hornetsecurityの365 Permission Managerをご活用ください。Microsoft 365環境を保護し、管理業務を簡単にします。

---

まず、セキュリティ体制を強化する

Microsoft Copilotが意味のある結果を出すためには、貴社組織のデータ、つまり社員がこれまでにOffice 365アプリケーションに入力してきたあらゆる情報を活用する必要があります。この仕組みを踏まえると、ハッカーや窃取者がCopilotのポータルを通じて侵入を試みてくることは間違いありません。ソリューションを導入する前に、可能な限り強固なセキュリティ体制を整えておくことが何よりも重要です。

最近セキュリティ体制の評価を行っていない場合は、必ず実施する必要があります。また、すでに評価を行っていても、その体制が十分に強固でない場合は、より強力な管理策で強化する必要があります。権限管理とデータガバナンスはよくある課題であり、前述のゼロトラスト原則をはじめとする実践も欠かせません。可能であればMicrosoft 365とCopilotに関する専門知識を持つ、信頼できるセキュリティ専門家の支援を仰ぎましょう。

Hornetsecurityの365 Permission Managerは、たとえば数千のSharePointサイトを抱える大規模テナントにも対応できるスケーラブルなツールです。使いやすく、ポリシーの適用、逸脱の検出、過剰な権限が付与されたアクセスの一括是正を行うための一元管理インターフェースを提供します。詳細情報や、Microsoft Copilot for 365を安全に導入するためのアドバイスをご希望の方は、Hornetsecurityまでお問い合わせください。