Desde hace algún tiempo, ha existido un tema en particular en las empresas que ha preocupado a la dirección: se trata de la protección de datos y su reglamento general, que entró en vigor en mayo de 2018. Desde muchos puntos de vista, la ley de protección de datos a nivel europeo está ganando aprobación y elogios, ya que garantiza que el consumidor tenga el control sobre sus datos. Pero el asunto a menudo sigue causando dolores de cabeza a las empresas. Estas están sobrecargadas con reglamentos no transparentes y con el considerable trabajo y gasto adicional en que incurren.

Solo una cuarta parte de las empresas alemanas encuestadas cumplen con los requisitos de protección de datos de la UE. Este fue el resultado de un estudio de Bitkom en septiembre de 2019, en el que se preguntó a 500 empresas sobre la aplicación del RGPD.

La temida ola de reclamaciones no se ha materializado por el momento. En cambio, se impusieron multas más pequeñas. Sin embargo, esto cambió en noviembre de 2019. La asociación de viviendas Deutsche Wohnen fue multada con la mayor sanción jamás impuesta por una violación de la protección de datos en Alemania: 14,5 millones de euros. El motivo de esta enorme suma fue el sistema de archivado utilizado en toda la empresa, que no ofrecía ninguna posibilidad de eliminar los datos que ya no se necesitaban.

Exactamente este es el tema sobre el que queremos dedicarnos a continuación y mostrar qué funciones debe tener un archivo de correo electrónico para que esté a prueba de auditorías Y cumpla con la protección de datos.

Archivar correos electrónicos, ¡pero correctamente!

En la ajetreada vida empresarial, el correo electrónico como medio de comunicación se ha estandarizado. Se envían facturas de productos y servicios adquiridos a clientes, al igual que ofertas y consultas a proveedores, entre otras cosas. En el curso de estos acontecimientos, no es de extrañar que se haya ampliado el marco jurídico y reglamentario para el manejo de los correos electrónicos comerciales. Así pues, la base jurídica para el archivo de los mensajes de correo electrónico se deriva de los principios para la gestión y el almacenamiento correctos de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como para el acceso a los datos, en resumen, la GoBD (Normativa de almacenamiento de datos en Alemania).

Por consiguiente, la obligación de archivado se aplica a todo comerciante, empresa comercial y también a las entidades jurídicas. La duración del archivado varía según el tipo de correspondencia. Si bien se prevé un período de archivo de seis años para las cartas comerciales y de negocios convencionales, los documentos contables, las facturas, así como los balances y los estados financieros anuales deben conservarse hasta 10 años.

Según la GoBD, los sistemas de archivo utilizados deben cumplir los siguientes criterios básicos para garantizar un archivo de correo electrónico a prueba de auditorías:

  • Los correos electrónicos deben archivarse sin cambios
  • Ningún correo electrónico debe perderse en el camino o en el archivo
  • Los correos electrónicos deben ser recuperables a corto plazo
  • Los mensajes de correo electrónico no pueden eliminarse durante la vida útil prevista
  • Los correos electrónicos deben poder ser visualizados e impresos exactamente como fueron redactados
  • La documentación de los cambios en la organización y estructura del archivo debe permitir restaurar su estado original
  • La migración a nuevas plataformas debe ser posible sin pérdida de información

Además, el cumplimiento de los reglamentos legales y operacionales del usuario en lo que respecta a la seguridad y la protección de los datos debe garantizarse durante toda la vida útil del archivo.

A prueba de auditorías, no es lo mismo que conforme a protección de datos

El lector atento se hará la siguiente pregunta más adelante en este punto del artículo: ¿Cómo se puede notificar a un sistema de archivado sobre el incumplimiento de las obligaciones de supresión – si los mensajes de correo electrónico – se van a archivar de forma completa y a prueba de auditorías?Una pregunta legítima.  Aquí la respuesta:

El reglamento general de protección de datos establece la obligación de eliminar todos los datos personales que ya no se utilicen. Esto también incluye toda la comunicación por correo electrónico. Según el RGPD, el almacenamiento y el procesamiento de estos datos es siempre para un propósito específico. El propósito puede, por ejemplo, estar relacionado con la prestación de un servicio específico que no sería posible sin el tratamiento de los datos del cliente. Si este propósito dejara de existir después de algún tiempo, estos datos deben eliminarse.

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Un ejemplo del departamento de RRHH:

Mónica M. solicita un trabajo como encargada en una empresa mediana del sector turístico. Por lo general, la solicitud contiene datos personales pertinentes, como la dirección, la fecha de nacimiento y mucho más. Los documentos son comprobados por el departamento de RRHH y el respectivo departamento especializado.

Si Mónica M. resulta convincente, se le invita a una entrevista y, en el mejor de los casos, obtendrá el puesto. Para poder actuar como empleada de la empresa y ser pagada por ello, la empresa debe seguir almacenando y procesando los datos de Mónica.

Sin embargo, si Mónica no resulta convincente en la entrevista, el motivo para el almacenamiento de los datos ya no se aplica. Por lo tanto, la compañía debe eliminar completamente los datos a más tardar seis meses después de la negativa a la solicitud de empleo. Y aquí se pone el énfasis en «eliminar». Esto incluye todos los documentos disponibles en papel o en formato digital, como cartas de presentación, currículum vitae, copias de certificados, notas tomadas en la entrevista, documentos de prueba y todos los correos electrónicos relacionados que se hayan recibido.

Además de la situación que se acaba de describir aquí, hay otros dos casos en los que el archivo está restringido o no está permitido en absoluto. Esto incluye, por un lado, la comunicación por correo electrónico entre los empleados y el comité de empresa o el médico de empresa. Además, si los empleados están generalmente autorizados a enviar y recibir correos electrónicos personales, la empresa tampoco puede archivarlos.

El sistema de archivado conforme a auditorías y a la protección de datos

Como ya se ha descrito, el almacenamiento de datos personales está vinculado a un propósito específico. Como hemos visto, este propósito puede cambiar. Por lo tanto, la obligación impuesta por la ley de retener los datos puede considerarse también como un propósito para el almacenamiento de datos personales.

Para poder cumplir con las obligaciones de almacenamiento y eliminación, una empresa debe tener en cuenta tres aspectos importantes al archivar los mensajes de correo electrónico. En primer lugar, debe ser posible reconocer y marcar la información personal, como la comunicación privada por correo electrónico de los empleados. Los datos deben clasificarse de tal modo que pueda responderse a la pregunta de cuál es el asunto tratado. Por último, pero no menos importante, deben definirse los períodos de retención, por ejemplo, para los períodos de almacenamiento.

Por lo tanto, es particularmente importante prestar atención tanto a la conformidad de las auditorías como a la protección de los datos al seleccionar el sistema de archivado de toda la empresa, porque no todos los sistemas de archivado pueden eliminar datos y, como hemos visto, ¡esto puede terminar siendo muy costoso!

Servicio de Archiving de Hornetsecurity

Hornetsecurity Archiving es un sistema de archivado que cumple con todos los requisitos y que además requiere un bajo esfuerzo de administración y mantenimiento. Todos los correos electrónicos entrantes y salientes se archivan de forma totalmente automática y segura en la nube. Esto asegura la inmutabilidad y la integridad de los correos electrónicos sin ningún esfuerzo.

Otras características del archivado son la marcación de los correos electrónicos privados, así como la exclusión completa de ciertos usuarios del archivo, como los miembros del comité de empresa. De esta manera, los datos personales pueden protegerse en conformidad con RGPD. El período de archivo de los correos electrónicos puede configurarse por adelantado entre seis meses y 10 años. La actual función de búsqueda de texto completo permite encontrar los correos electrónicos corporativos de manera rápida y específica. Por último, Hornetsecurity Archiving también tiene una función de importación y exportación segura con un formato estandarizado.