11 razones por las que necesitas una solución de copia de seguridad de terceros para Microsoft 365

Sin lugar a duda, Microsoft 365 ha transformado el entorno empresarial, trasladando a las empresas (y parte de su información más sensible) a la nube. A principios de 2024, según datos de office365itpros.com, la plataforma contaba con más de 400 millones de usuarios activos en todo el mundo, y su adopción sigue creciendo de forma sostenida. No es de extrañar, teniendo en cuenta la relación calidad-precio y la facilidad de uso que ofrece M365. Estas ventajas evidentes han llevado a muchas empresas a migrar rápidamente a este entorno, abandonando la gestión local de servidores Exchange, SharePoint y servicios de archivos. 

Ahora bien, pese a la cantidad de necesidades empresariales que cubre Microsoft 365, muchas empresas no se detienen a considerar una cuestión clave: «¿Está realmente protegido mi contenido?». Existe una falsa sensación de seguridad al asumir que las copias de seguridad y la protección de datos están incluidas por defecto. De hecho, muchos responsables empresariales se sorprenden al descubrir que Microsoft no proporciona, con las licencias estándar, una estrategia de copia de seguridad claramente definida para M365. 

Esto no significa que Microsoft carezca por completo de capacidades para la protección de datos. Durante años, su postura oficial fue que las funciones de retención integradas en Microsoft 365 eran «lo suficientemente buenas» y que no era necesario aplicar un enfoque tradicional de copia de seguridad. Sin embargo, esta visión cambió con el lanzamiento de un nuevo producto denominado, sencillamente, Microsoft 365 Backup, cuya mera existencia representa un reconocimiento explícito por parte de Microsoft de que, efectivamente, SÍ, Microsoft 365 REQUIERE estar protegido mediante copias de seguridad periódicas. 

Más allá de Microsoft 365 Backup, la plataforma incluye diversas herramientas y funcionalidades distribuidas a lo largo de la suite que, en conjunto, proporcionan ciertos mecanismos de retención de datos. Pero si tu empresa necesita una estrategia de copia de seguridad y recuperación verdaderamente robusta y fiable, estas capacidades no resultan suficientes para satisfacer esos requisitos. A esto se suma una distinción básica que a menudo se pasa por alto: la retención de datos y la copia de seguridad no son lo mismo. Conservar la información no equivale a contar con un respaldo ni a garantizar su recuperación efectiva. 

En este artículo se expondrán las principales razones por las que es imprescindible contar con una estrategia de copia de seguridad adecuada para Microsoft 365. Asimismo, se analizará por qué, en la práctica, tanto la solución de backup de Microsoft como sus funciones nativas de retención y gobernanza pueden no estar a la altura ante escenarios reales.  

1. Microsoft no es responsable de tus datos 

Aunque Microsoft es responsable de mantener la disponibilidad de sus servicios en la nube, tú (como cliente) eres quien debe encargarse de proteger los datos que almacenas en dichos servicios. Este enfoque se conoce como el Modelo de Responsabilidad Compartida de Microsoft, que establece que Microsoft garantiza la disponibilidad del servicio, mientras que la protección y seguridad de los datos recae exclusivamente en el cliente. 

Esto se refleja en el texto actual del Acuerdo de Servicios de Microsoft, donde la compañía expone claramente su postura respecto a la protección de datos en sus servicios en la nube, incluyendo una cláusula de exención de responsabilidad: 

Nos esforzamos por mantener los Servicios operativos; sin embargo, todos los servicios online sufren interrupciones ocasionales, y Microsoft no se hace responsable de ninguna interrupción o pérdida que puedas sufrir como resultado. En caso de una interrupción, es posible que no puedas recuperar tu Contenido o Datos almacenados. Recomendamos hacer copias de seguridad periódicas de tu Contenido y Datos que almacenes en los Servicios o mediante aplicaciones y servicios de terceros. 

Microsoft (ahora) ofrece en la actualidad ciertos servicios de protección y retención de datos para Microsoft 365, pero estos presentan limitaciones en varios aspectos, como se detallará más adelante. Aun así, la responsabilidad de proteger los datos continúa siendo del cliente. Se recomienda aplicar las mejores prácticas del sector en materia de protección de datos, como la regla de copia de seguridad 3-2-1. Esta estrategia aconseja mantener al menos tres copias de los datos, almacenadas en dos tipos de soportes distintos, y asegurarse de que al menos una de esas copias se encuentre fuera del sitio. 

2. Opciones de retención limitadas con Microsoft 365 Backup 

Con la introducción de su propio producto de copia de seguridad para Microsoft 365, muchos clientes consideran la solución de Microsoft como una posible alternativa para proteger sus datos. No obstante, existen varios aspectos clave que conviene tener en cuenta al seleccionar un proveedor de backup para datos críticos en M365. 

A fecha de redacción de este texto, la solución nativa Microsoft 365 Backup solo permite un año de retención de datos. En concreto, realiza múltiples instantáneas durante los primeros 14 días, pero a partir de ese punto únicamente conserva dos instantáneas por semana durante el resto del año natural (52 semanas). 

A diferencia de otros proveedores líderes de soluciones de copia de seguridad para Microsoft 365, la retención de datos en Microsoft 365 Backup es limitada. En cambio, estas soluciones alternativas permiten conservar los datos de forma indefinida y ofrecen una mayor frecuencia de puntos de restauración. Un ejemplo es 365 Total Backup de Hornetsecurity, que realiza hasta 4 copias de seguridad al día y retiene los datos durante el tiempo que sea necesario. 

3. La solución de copia de seguridad Microsoft 365 Backup almacena los datos dentro del ecosistema de nube de Microsoft 

Elegir la opción nativa de Microsoft para las copias de seguridad puede parecer la alternativa más sencilla. No obstante, lo cierto es que los clientes que utilizan Microsoft 365 Backup están almacenando sus datos en el mismo entorno en la nube en el que también reside su información de producción. Es verdad que las copias de seguridad se alojan en centros de datos con distribución geográfica y sistemas de redundancia, pero existen puntos vulnerables dentro del propio ecosistema de Microsoft. Un ejemplo de ello son las caídas de Entra ID, que han llegado a provocar interrupciones de gran alcance en los servicios en la nube de Microsoft. Aunque no son frecuentes, este tipo de incidentes PUEDEN producirse. 

Al recurrir a una solución de terceros para proteger los datos de M365, las empresas añaden una capa adicional de seguridad, ya que los datos se almacenan fuera del ecosistema de Microsoft. Esto permite a los clientes de soluciones de copia de seguridad externas tener la garantía de que sus datos seguirán estando disponibles y podrán recuperarse incluso ante una interrupción grave o un incidente de pérdida de datos en los servicios en la nube de M365. 

4. El servicio de copia de seguridad Microsoft 365 Backup no ofrece una protección completa 

En función de los servicios que utilice una empresa dentro de la suite de Microsoft 365, la solución de copia de seguridad de Microsoft puede resultar insuficiente. A fecha de redacción de este texto, Microsoft 365 Backup únicamente proporciona protección para Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive for Business. Y si bien estos servicios representan una parte importante del almacenamiento de datos en M365, no ofrecen una cobertura integral. 

La información empresarial crítica también puede residir en otras aplicaciones como: 

• Microsoft Teams  
• Microsoft Planner  

Quienes conocen la arquitectura de Microsoft 365 apuntarán que los archivos compartidos en Microsoft Teams se almacenan en SharePoint Online y, por tanto, quedan protegidos. Y tienen razón. Pero, ¿qué sucede con otros datos empresariales críticos que residen en los chats de grupo, conversaciones individuales, notas de reuniones, entre otros? Para salvaguardar esta información, los clientes de M365 deberían optar por un proveedor externo de confianza. Esta misma recomendación se aplica a las empresas que utilizan Microsoft Planner. 

Planner está siendo adoptado por las empresas como herramienta clave para el seguimiento de tareas, la gestión de proyectos y otras actividades relacionadas. Sin una protección adecuada, los datos, procesos y flujos de trabajo gestionados desde esta aplicación quedan expuestos a un riesgo real en caso de pérdida de información. 

5. Gestiona las copias de seguridad de O365 para múltiples empresas desde una única herramienta 

Muchos clientes de Microsoft 365 deben gestionar usuarios distribuidos en distintas empresas o tenants dentro del entorno M365. Con Microsoft 365 Backup, los administradores están obligados a iniciar sesión en cada empresa de forma individual para configurar y administrar los servicios de copia de seguridad. Es en este escenario donde un proveedor externo de confianza puede ofrecer un valor añadido significativo. Por ejemplo, tanto si tu empresa está en proceso de integración de nuevas unidades de negocio como si has externalizado la administración de M365, puedes gestionar de forma centralizada las copias de seguridad de múltiples empresas mediante 365 Total Backup de Hornetsecurity. 

Hornetsecurity también dispone de una versión específica para Proveedores de Servicios Gestionados (MSP), que permite ejecutar y administrar las copias de seguridad de todos sus clientes desde una única consola multicliente centralizada. Esta solución abarca la copia de seguridad de todos los buzones, correos electrónicos, archivos adjuntos, calendarios, contactos, chats de Teams y archivos almacenados en OneDrive y SharePoint de todos los tenants. Además de simplificar la administración y la generación de informes, esta herramienta permite ahorrar tiempo y reducir costes. 

6. Las herramientas integradas de gobernanza de datos solo están disponibles en ciertos niveles de M365 

Algunas empresas intentan evitar los costes asociados a soluciones de copia de seguridad en M365 utilizando herramientas de gobernanza de datos integradas (como Litigation Hold) con fines de recuperación. En los últimos 5 a 10 años, la gobernanza de datos ha cobrado más importancia, impulsada principalmente por marcos normativos cada vez más exigentes. A esto se suma el aumento continuo de incidentes de ciberseguridad, que ha puesto aún más de relieve la necesidad de aplicar medidas sólidas de control y protección de la información. 

Microsoft ha respondido a esta necesidad desarrollando de forma continua su solución Microsoft Purview, que, aunque ofrece un conjunto amplio de funcionalidades, presenta una gestión compleja y está disponible únicamente en los planes más caros de Microsoft 365. Aun así, hay empresas especialmente sensibles al coste que intentan utilizar estas herramientas como una suerte de pseudocopia de seguridad. Y esto nos lleva al punto clave. 

La copia de seguridad y la recuperación no son el objetivo para el que se han diseñado estas herramientas de gobernanza en M365. No están concebidas para hacer recuperaciones a gran escala ni para restaurar datos con precisión en un punto concreto en el tiempo. 365 Total Backup de Hornetsecurity proporciona soluciones de copia de seguridad robustas y asequibles, lo que permite a las empresas con presupuestos ajustados proteger sus datos de forma eficaz sin tener que recurrir a funcionalidades como Litigation Hold con fines de recuperación. 

7. Quieres mantener el acceso a los datos de M365 durante una interrupción del servicio 

No es ningún secreto que Microsoft 365 ha experimentado interrupciones en el pasado. Aunque M365 ofrece un nivel de disponibilidad muy alto y un SLA excelente, prácticamente todos los servicios en la nube sufren, en algún momento, cierto tiempo de inactividad. Estas interrupciones pueden ir desde unos segundos hasta durar varios días. 

Algunas empresas pueden tolerar una pérdida temporal de acceso a sus datos en M365, pero para muchas empresas, el acceso continuo a la información es esencial para mantener la operativa del negocio. Con 365 Total Backup, es posible garantizar la continuidad del negocio de forma independiente a M365, ya que permite acceder a los datos incluso en caso de una interrupción prolongada del servicio. 

Hornetsecurity realiza hasta cuatro copias de seguridad automáticas al día de los entornos M365. Para restaurar los datos con 365 Total Backup, basta con seleccionar el buzón de Exchange Online, los chats de Teams, o los documentos almacenados en SharePoint o OneDrive que se quieran recuperar, así como el destino de restauración. En caso de que el servicio de M365 quede fuera de línea durante un periodo, también es posible descargar una copia de los archivos y trabajar con ellos localmente hasta que se restablezca el acceso. 

8. Más opciones de recuperación para minimizar el tiempo de inactividad 

La mayoría de las funciones de protección de datos disponibles en Microsoft 365 (incluido Microsoft 365 Backup) no permiten restaurar datos empresariales fuera del propio tenant de M365. Si necesitas recuperar esa información en un entorno distinto, esta opción no estará disponible. Una solución como 365 Total Backup sí proporciona esta capacidad adicional, lo que aporta una mayor flexibilidad a tu estrategia de recuperación de datos al permitir restaurarlos en ubicaciones distintas al entorno original. 

Dado que M365 realiza copias de seguridad automáticas varias veces al día y que los datos se conservan indefinidamente mientras dure la suscripción, contarás con numerosos puntos de recuperación disponibles. Por ejemplo, puedes restaurar un buzón completo o buscar y recuperar un mensaje específico usando la función de recuperación a nivel de ítem (Item-Level Recovery o ILR). Si necesitas restaurar archivos o un buzón en un equipo local, también tienes la opción de descargar los datos como un archivo ZIP o un fichero PST comprimido. 

9. Elimina los cargos inesperados por políticas de retención de M365 

Pocas cosas resultan más frustrantes que recibir la factura mensual de Microsoft 365 y descubrir cargos de almacenamiento no previstos. Esto puede ocurrir cuando se conserva una cantidad excesiva de información debido a una política de retención configurada en M365. Cada plan de Microsoft 365 incluye una cuota de almacenamiento específica. Cuando se elimina un objeto en SharePoint Online, este se traslada a la llamada Biblioteca de conservación de elementos eliminados (Preservation Hold Library). Tanto los datos activos como los contenidos en esta biblioteca computan dentro del límite de almacenamiento asignado al tenant. Si se supera dicha cuota y se necesita adquirir almacenamiento adicional, se empezarán a generar costes mensuales adicionales. 

En función del tamaño de la Preservation Hold Library y de la configuración de retención establecida en M365, es muy probable que recurrir a una aplicación de copia de seguridad resulte más rentable que pagar por almacenamiento adicional. Cada suscripción de Microsoft 365 incluye únicamente 10 GB de almacenamiento por usuario. ¡365 Total Backup ofrece almacenamiento ilimitado para las copias de seguridad de M365! Además, utilizar una solución de backup diseñada específicamente para entornos O365 aporta múltiples ventajas adicionales más allá del simple ahorro en costes de almacenamiento. 

10. No pagues licencias extra de M365 solo para conservar datos 

Las funciones de retención de datos integradas en Microsoft 365 solo están disponibles para usuarios activos. Esto significa que, si un empleado abandona tu empresa, deberás seguir pagando su suscripción a M365 para conservar el acceso a sus datos. 

Con una solución de copia de seguridad de terceros como 365 Total Backup, es posible mantener accesibles y recuperables los datos de cuentas deshabilitadas. 

Si deseas conservar automáticamente una copia en la nube del proveedor de backup, será necesario contar con una licencia de copia de seguridad, aunque su coste es inferior al de una suscripción completa de M365. En el caso de los Proveedores de Servicios Gestionados (MSP), este ahorro puede trasladarse directamente a sus clientes (tenants). Puede que el coste individual no parezca significativo, pero a gran escala y con el paso del tiempo, el ahorro acumulado es considerable. 

11. Necesitas una aplicación de copia de seguridad integral para M365 

Aunque la solución de copia de seguridad de Microsoft 365 resulta atractiva por su sencillez de administración, presenta limitaciones importantes y no permite la gestión multicliente, como se ha expuesto a lo largo de este artículo. Este es uno de esos casos en los que la opción más fácil no es necesariamente la más adecuada. 

Una herramienta de copia de seguridad de terceros como 365 Total Backup proporciona toda la funcionalidad necesaria en una solución centralizada y completa. Esta plataforma garantiza que ningún usuario quede excluido y permite acceder a un registro de auditoría detallado de cada operación de backup realizada. 365 Total Backup simplifica considerablemente la implementación y gestión de tu estrategia de copia de seguridad y recuperación de datos en Microsoft 365. 

Resumen final 

Queda claro que, incluso con la incorporación de Microsoft 365 Backup al ecosistema de Microsoft, la protección de datos que ofrece M365 no constituye una solución completa. Aunque esta herramienta aporta cierto valor, si lo que necesitas es una protección realmente robusta e integral, será necesario recurrir a una solución de copia de seguridad específica para Microsoft 365, como 365 Total Backup. 

365 Total Backup permite realizar copias de seguridad y restaurar todos los buzones de M365, chats de Teams, paneles de Planner, blocs de notas de OneNote y archivos almacenados en OneDrive y SharePoint desde una consola online, lo que facilita la gestión de la estrategia de backup. Los datos de M365 se almacenan como parte del servicio en la nube privada global de Hornetsecurity, con almacenamiento ilimitado para las copias de seguridad de M365. 

Además, se incluye soporte técnico 24/7 de alta disponibilidad. Y, por último, existe una versión específica para Proveedores de Servicios Gestionados (MSP), 365 Total Backup for MSPs, que les permite ofrecer servicios de copia de seguridad y recuperación para M365, gestionando y supervisando todas las copias de seguridad de sus clientes desde una única plataforma.