Cómo prevenir infracciones de cumplimiento con una gestión proactiva de permisos

Como en muchas otras cosas en la vida, todo depende del enfoque. La forma en que afrontas las normativas de cumplimiento marca una gran diferencia en la seguridad de tu empresa y evita problemas graves como una filtración de datos. 

He trabajado en organizaciones donde las auditorías se vivían como una amenaza. El auditor externo era casi un enemigo y todo se hacía deprisa y corriendo, solo para pasar el trámite y olvidarlo hasta el año siguiente. 

Pero también he estado en empresas donde el cumplimiento no era una carga, sino una base sobre la que construir procesos seguros y eficientes. Allí, las auditorías eran una oportunidad para detectar puntos de mejora y hacer crecer el negocio con garantías. 

Este artículo defiende precisamente eso: que una gestión del cumplimiento proactiva, en lugar de reactiva, no solo ayuda a evitar sanciones o auditorías fallidas. También mejora la ciberresiliencia y hace que la empresa sea eficiente. 

Cumplir con las normativas de seguridad es cada vez más difícil 

Todas las normativas de cumplimiento vinculadas a la ciberseguridad (como el RGPD, NIS2, HIPAA, entre otras) exigen un control riguroso sobre los permisos de acceso a los datos y la aplicación del principio de “mínimos privilegios”. Este enfoque no es nuevo: es uno de los pilares del modelo de Zero Trust y lleva décadas formando parte de las buenas prácticas en seguridad. 

Suena sencillo, pero ponerlo en práctica de forma eficaz no es una tarea fácil. En este artículo, te contaremos cómo puedes gestionar los accesos de manera efectiva sin arruinarte ni depender de un equipo entero de administradores de IT haciendo ajustes manuales. 

La realidad es que, a medida que las empresas (y la sociedad en general) se vuelven  más dependientes de los sistemas digitales, los gobiernos están reforzando la legislación para proteger mejor los datos. Si te interesa ver cómo ha evolucionado este panorama en Europa, más abajo te dejamos una cronología con las principales normativas sobre privacidad y protección de datos. 

Por qué una mala gestión de permisos puede acabar en una infracción de cumplimiento normativo 

El teletrabajo dificulta la seguridad 

La base de cualquier infraestructura de IT moderna gira en torno a dos conceptos clave: la autenticación (es decir, demostrar quién eres) y la autorización (a qué puedes acceder). Hace unos años, esto era bastante sencillo: casi todo el mundo trabajaba en un ordenador de sobremesa, en la oficina, de lunes a viernes. Todo estaba dentro del mismo edificio, y los documentos se almacenaban en servidores internos. 

Hoy, sin embargo, el panorama ha cambiado por completo. Trabajamos desde casa, desde el tren o desde una cafetería, y usamos portátiles, tablets o incluso móviles para acceder a la información. Y esos datos ya no están en un único sitio: se reparten entre múltiples ubicaciones en la nube. 

En el ecosistema de Microsoft 365, por ejemplo, la mayoría de los documentos residen en SharePoint o en OneDrive para la Empresa (que, en el fondo, también es SharePoint). Y ahí es donde también se comparten la mayoría de los archivos, ya sea entre compañeros de empresa o con colaboradores externos. 

Una gobernanza de datos floja puede pasarte factura 

Muchas empresas siguen gestionando los permisos de acceso a documentos con demasiada flexibilidad. Y esto hay que cambiarlo. Dos factores lo están dejando claro: por un lado, las normativas de cumplimiento, que son cada vez más exigentes; y por otro, la llegada de herramientas como Microsoft 365 Copilot, que sacan a la luz todos esos permisos innecesarios que nadie revisa.  

Copilot tiene los mismos permisos que la persona que hace la consulta. Eso quiere decir que, si los permisos están mal gestionados, la diferencia entre que te devuelva un dato genérico de Internet o una cifra exacta sacada de una hoja de salarios de RR. HH. puede depender de un acceso que nunca debería haberse concedido. 

La clave está en poner freno a ese acceso excesivo antes de que acabe provocando una brecha de datos. Pero claro, hacer una auditoría manual de todos los permisos, revisar los sitios de SharePoint, los enlaces compartidos externamente y los accesos internos… es un trabajo titánico. Más aún si se tiene en cuenta que cada semana se crean nuevos sitios y se suben o editan documentos constantemente. Y no solo hablamos de cumplimiento normativo. Los permisos mal gestionados también son un riesgo claro si se compromete una cuenta de usuario.  

Las infracciones de cumplimiento no solo cuestan dinero 

Las infracciones de cumplimiento no solo traen sanciones económicas. Según el tipo de fallo, también implican que tu equipo tenga que invertir tiempo en corregir el problema, además del riesgo real de dañar la imagen de tu empresa.  

El problema es que SharePoint no ofrece herramientas integradas realmente eficaces para gestionar bien los permisos y la gobernanza de datos. De ahí que en Hornetsecurity desarrolláramos el 365 Permission Manager. 

Gestiona los permisos de forma proactiva para evitar infracciones de cumplimiento 

En muchas empresas, los usuarios van acumulando accesos conforme cambian de departamento o suben de puesto. Lo habitual es que, con cada nuevo rol, se les conceda acceso a nuevas aplicaciones y datos, pero que nunca se les quite el acceso a lo anterior. 

Aplica el principio de mínimo privilegio 

La única forma efectiva de cumplir con las normativas y, además, reforzar la seguridad en caso de que una cuenta se vea comprometida, es aplicar el principio de mínimo privilegio. Es decir, cada usuario solo debería tener acceso a la información que necesita para hacer su trabajo actual, ni más ni menos. Para conseguirlo, es fundamental realizar auditorías periódicas de permisos. 

Estas auditorías te permitirán detectar tanto el exceso de accesos como aquellos que no se están utilizando, lo cual es clave para evitar una filtración de datos.  

Usa permisos basados en roles 

Otra buena práctica es implementar permisos según el rol (lo que se conoce como RBAC, por sus siglas en inglés). Así, cuando tengas que asignar nuevos accesos, podrás limitar el alcance a lo necesario en función del puesto de cada persona. 

Buenas prácticas para evitar infracciones de cumplimiento 

Haz auditorías internas de cumplimiento 

Por experiencia, lo mejor para empezar con buen pie cualquier proyecto de cumplimiento es hacer primero una auditoría interna. Una vez hayas repartido responsabilidades entre los distintos equipos y cada persona haya completado su parte (ya sea configurar controles o hacer inventario), toca revisar todo por tu cuenta. 

Y ojo, que esto no es solo cosa del departamento de IT. Cumplir con la normativa es un trabajo de toda la empresa, y todos deben implicarse. 

Durante esa revisión interna, es muy probable que detectes puntos que parecían estar en orden, pero que en realidad no lo están. Mejor solucionarlos tú antes de que lo hagan los auditores externos. 

Forma a tu equipo 

Necesitas un plan de formación que llegue a todos los empleados. Y para quienes gestionan información especialmente sensible, como datos personales o confidenciales, conviene que el aprendizaje sea aún más a fondo.  

Haz una evaluación de riesgos de cumplimiento 

También es clave realizar una evaluación de riesgos específica sobre el cumplimiento normativo en tu empresa. Identifica los riesgos que pueden afectar a tu sector, analiza cómo podrían impactarte y pon en marcha políticas y procedimientos que se ajusten a tu realidad y a las normativas aplicables. 

Supervisa las posibles infracciones 

Aprovecha la tecnología para supervisar el cumplimiento y generar informes. Herramientas como Compliance Manager de Microsoft te permiten mantener el control de forma centralizada y tener una visión del estado de tus controles. 

Cómo 365 Permission Manager ayuda a evitar infracciones de cumplimiento  

365 Permission Manager automatiza las auditorías periódicas de permisos y te permite crear plantillas para distintos tipos de sitios en SharePoint. Así, cada vez que creas un sitio nuevo, se aplican directamente los permisos correctos. Además, puedes usar esas mismas plantillas en sitios ya existentes y revisar fácilmente las tareas necesarias para corregir accesos compartidos de forma excesiva. 

El riesgo de compartir documentos internamente no es ninguna tontería, sobre todo ahora con herramientas como Microsoft 365 Copilot, que puede utilizar datos disponibles para generar respuestas que, probablemente, un usuario nunca habría buscado intencionadamente. Pero si hablamos de compartir documentos con personas externas a la organización, el riesgo es aún mayor. 

Por defecto, SharePoint y OneDrive para la Empresa permiten compartir contenido con cualquier persona. Y esto, tanto desde el punto de vista de la seguridad como del cumplimiento normativo, hay que gestionarlo con mucho cuidado.  

Con 365 Permission Manager puedes aplicar políticas predefinidas (como Pública, , Confidencial o Sensible) o crear tus propias políticas personalizadas. Estas se pueden aplicar tanto a sitios nuevos como ya existentes, y te ayudan a definir bien los accesos internos y externos. En resumen: menos trabajo manual y más tranquilidad frente a una posible filtración de datos o incluso un ciberataque. 

Los permisos en SharePoint no son precisamente sencillos. Son herencia de un sistema con más de 20 años de historia, lo que implica permisos ocultos y grupos anidados que complican cualquier intento de auditoría manual.  

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Controla tus permisos con 365 Permission Manager 

Gestionar los permisos a mano no solo es una pérdida de tiempo, sino que además aumenta el riesgo de sufrir una brecha de datos o caer en una infracción de cumplimiento. Con 365 Permission Manager de Hornetsecurity puedes automatizar por completo la gestión de accesos, reducir los riesgos de seguridad y asegurarte de que cumples con las normativas al pie de la letra. 

• Auditorías automáticas y ajustes de permisos sin complicaciones. 
• Visibilidad total sobre quién accede a qué. 
• Permisos siempre alineados con los requisitos legales y de cumplimiento. 

Evita sustos y sanciones. Protege tu empresa con una gestión clara y eficaz: ¡solicita una demo ! 

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Conclusión 

Ser CISO (o estar al frente de cualquier auditoría de cumplimiento) no es precisamente un paseo. Hay mil frentes abiertos en seguridad, y evitar que se te escape una infracción es solo uno más. Pero, como te hemos explicado, la prevención empieza por el control, y ahí es donde la gestión proactiva de permisos marca la diferencia. Esperamos haberte demostrado que, con 365 Permission Manager, tienes una herramienta potente para proteger tu entorno.