EMAIL ARCHIVING
Integrità dei dati e conformità normativa per M365 e altri server di posta
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Archiviazione automatica e conforme delle e-mail aziendali
Archiviare le e-mail aziendali è un obbligo legale che richiede il rispetto di requisiti ben precisi. L’archiviazione deve essere a prova di revisione e conforme alla normativa, con periodi di conservazione appropriati. Le attività amministrative legate all’archiviazione possono essere dispendiose, e i clienti hanno bisogno di un sistema pratico per consentire l’accesso a terze parti in fase di audit. Qui entriamo in gioco noi.
Recupero semplice delle e-mail eliminate per errore
Se un utente elimina accidentalmente delle e-mail dal server di posta, è possibile ripristinarle dall’archivio in qualsiasi momento con un semplice clic.
Completamente automatizzato e sicuro
L’archiviazione automatica di tutti i messaggi e-mail in entrata e in uscita elimina la necessità di interventi manuali da parte degli amministratori. Nel cloud, tutti i dati vengono archiviati in modo sicuro, immodificabile e completo.
Immutabili e non modificabili
In conformità all’archiviazione a prova di revisione, tutte le e-mail in entrata e in uscita vengono archiviate automaticamente nella loro forma originale nei data center di Hornetsecurity, immediatamente al momento della ricezione o dell’invio. Questo assicura che nessun documento importante vada perso e che l’archiviazione sia completa. I messaggi non possono essere modificati o eliminati prima della scadenza del periodo di conservazione stabilito.
Tutte le e-mail archiviate sono conservate in modo sicuro all’interno di database crittografati, situati in data center certificati e protetti.
Tutte le funzionalità dell’E-mail Archiving di Hornetsecurity in sintesi
Esclusione di utenti specifici dall’archiviazione
Possibilità per gli utenti di contrassegnare le e-mail private
Archiviazione delle e-mail interne (opzionale)
Spazio di archiviazione illimitato per utente incluso
Crittografia del canale di trasmissione tra archivio e server di posta tramite TLS
Possibilità di impostare i periodi di conservazione
Gestione semplificata dell’archiviazione e-mail in cloud: 12 vantaggi
Trova facilmente le e-mail che stai cercando
Con il flusso di e-mail quotidiano, è facile perdere traccia dei messaggi. Servono algoritmi di ricerca efficienti per individuare e visualizzare nuovamente le comunicazioni senza difficoltà. Inoltre, è essenziale poter restringere e mirare la ricerca tramite vari parametri. L’E-mail Archiving di Hornetsecurity rende tutto questo possibile grazie a funzioni di ricerca avanzate.
Indice a testo completo
L’indice a testo completo della soluzione consente di trovare facilmente le e-mail e gli allegati desiderati. Tutti i messaggi archiviati vengono indicizzati integralmente, riducendo al minimo i tempi di ricerca.
Criteri di ricerca avanzati
Oltre alla ricerca a testo libero, è possibile affinare i parametri di ricerca in base a criteri specifici come data, mittente, destinatario e oggetto. In questo modo i messaggi cercati possono essere individuati in modo più preciso e rapido.
Conformità, trasparenza e controllo
Alle e-mail aziendali si applicano gli stessi obblighi legali previsti per la corrispondenza tradizionale: devono essere conservate per un periodo definito e accessibili in qualsiasi momento da un revisore.
Accesso per audit con principio dei 4 occhi
L’archivio e-mail deve essere sempre accessibile ai fini della revisione. Hornetsecurity consente di attivare un accesso per audit, che attribuisce al revisore diritti di lettura estesi sulle e-mail archiviate di un dominio specifico, configurabili dall’amministratore IT. L’accesso è a tempo limitato. Al termine dell’audit, l’amministratore può consultare il registro delle attività e verificare quali dati sono stati visualizzati.
Registro di controllo (audit log)
Il sistema registra in modo completo tutti gli accessi all’archivio e-mail, in particolare in caso di modifiche alle impostazioni come i periodi di conservazione. Il log include, tra le altre cose, nome utente e indirizzo IP, e non può essere modificato o cancellato. L’amministratore può consultarlo in qualsiasi momento.
Nessun accesso ai contenuti da parte degli amministratori
Per evitare abusi, gli amministratori non hanno accesso al contenuto delle e-mail archiviate degli utenti. Possono visualizzare solo i metadati.
Regolamento per sostituti
Gli utenti possono concedere a un altro utente l’accesso al proprio archivio e-mail, ad esempio in caso di assenza prolungata o pensionamento.
Esportazione dell’archivio e-mail in qualsiasi momento
L’intero archivio e-mail può essere esportato in qualsiasi momento, facilmente. Il cliente può farlo autonomamente oppure affidare l’operazione a Hornetsecurity a un prezzo fisso.
Funzione di importazione
E-mail e allegati possono essere importati nell’archivio Hornetsecurity da altri database, nei formati .pst o Outlook. Ciò semplifica l’archiviazione retroattiva di messaggi più datati.
Assegnazione unica dell’archivio in caso di cambio indirizzo
Se a un utente viene assegnato un nuovo indirizzo e-mail, i messaggi archiviati possono essere collegati al nuovo indirizzo, permettendo l’accesso continuato ai dati.
Supporto Unicode
Le e-mail archiviate vengono conservate nel loro formato originale, indipendentemente dalla codifica. Questo vale sia per lingue e caratteri differenti, sia per messaggi crittografati.
Cos’è l’archiviazione e-mail?
L’archiviazione e-mail è il processo di conservazione e memorizzazione delle comunicazioni e-mail in modo sicuro, organizzato e accessibile per usi futuri. Le organizzazioni si affidano all’archiviazione per diversi motivi: conformità normativa, audit interni, potenziali controversie legali e molto altro.
Un’archiviazione e-mail sicura ed efficace richiede anche protezione contro minacce informatiche e attacchi, per tutelare le comunicazioni sensibili.
Come utilizzare l’archiviazione e-mail
Ci sono molte ragioni per cui un MSP dovrebbe garantire la conservazione e l’integrità delle e-mail archiviate. Anche quando il rischio phishing è passato, le e-mail dei tuoi clienti devono essere conservate in modo sicuro e accessibile per esigenze legali e aziendali.
L’archiviazione e-mail comporta la cattura e conservazione dei contenuti e-mail direttamente dall’applicazione di posta o durante il transito. È essenziale che gli archivi siano custoditi in modo sicuro e siano ricercabili all’occorrenza.
La riduzione delle dimensioni di e-mail e allegati è spesso una parte fondamentale di un sistema di archiviazione. Tecniche come compressione, deduplicazione e storage cloud a basso costo permettono di contenere le spese di archiviazione.
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