Los ciudadanos de la Unión Europea tienen motivos para alegrarse: la introducción del Reglamento Básico de Protección de Datos (RGDP), que está en vigor desde mayo de 2018, refuerza considerablemente la protección de los datos personales y, al mismo tiempo, anuncia una nueva era de la protección de datos europea. Pero lo que es la alegría de un hombre es la tristeza de otro. No en todas partes se aprueba la “ley de protección de datos más estricta del mundo”. Las empresas y organizaciones que tienen que implementar la multitud de nuevas regulaciones y directrices se sienten molestas por el considerable esfuerzo adicional y las regulaciones, a veces opacas.

Dado que la RGDP también tiene un efecto directo en el manejo de los mensajes de correo electrónico, también hay que tener en cuenta algunas cosas, especialmente en relación con el tema del archivo de mensajes de correo electrónico. Mostramos cómo se pueden conciliar el RGDP y el archivado de correo electrónico conforme a la ley y explicamos los mitos más importantes.

El problema está en los detalles

Como empresa, ¿realmente tengo que archivar todos los correos electrónicos y, si es así, durante cuánto tiempo? Estas son preguntas típicas formuladas por los responsables de la implementación de la RGDP. Aquí es donde entran en juego los GoBD (Principios de Conducta y Almacenamiento Adecuados). Se especifica el tiempo que se deben archivar los mensajes de correo electrónico con determinados contenidos. No es raro que el archivado se confunda con la copia de seguridad, pero aquí se deben hacer claras diferencias.

Mientras que una copia de seguridad asegura la disponibilidad temporal de los datos y su recuperación, el archivado tiene otra función: garantiza el almacenamiento a largo plazo de los datos en un medio de almacenamiento separado con fines de documentación. Según el GoBD, un correo electrónico siempre debe ser archivado si funciona en lugar de una carta comercial o de negocios o un documento de reserva. Si el correo electrónico es sólo un medio de transporte y contiene, por ejemplo, un documento de contabilización como anexo, sólo debe conservarse el fichero adjunto como tal, pero no el correo electrónico. Sin embargo, una impresión de la factura no es suficiente.

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El período de retención requerido para los correos electrónicos comerciales es de seis a diez años. No obstante, los pequeños comerciantes están excluidos de este régimen. Las obligaciones exactas de almacenamiento de los diferentes tipos de documentos se encuentran en las normas de archivo y en el Código de Comercio. La situación es diferente con los correos electrónicos privados: Las empresas en las que se tolera al menos el uso privado del correo electrónico no pueden, bajo ninguna circunstancia, controlar o almacenar las comunicaciones privadas por correo electrónico de los empleados.

El GoBD también especifica que los correos electrónicos deben archivarse sin cambios. Esto significa que un simple archivo de documentos digitalizados en este momento no es suficiente. Otro concepto erróneo es la presentación a través del cliente de correo electrónico. La simple creación de una carpeta y el traslado manual de todos los correos electrónicos sujetos a archivo tampoco es suficiente.

Aquí simplemente falta la protección adecuada contra la pérdida o el robo. Pero, ¿cómo puede una empresa implementar todas estas normativas de la forma más rentable posible y ahorrar tiempo y recursos?

La solución está en la nube

Si quiere estar seguro, puede confiar en el moderno archivado de correo electrónico a través de la nube. Las soluciones de archivado de correo electrónico basadas en la nube ofrecen varias ventajas para las empresas: están totalmente automatizadas, cumplen con las leyes y funcionan sin la intervención del departamento de TI interno.

El servicio de archivo de correo electrónico de Hornetsecurity, por ejemplo, garantiza que los correos electrónicos se transfieran al archivo de forma totalmente automática. Se hace una distinción muy precisa entre los correos limpios y el spam y los correos de información. Estos últimos, por supuesto, no terminan en el archivo de correo electrónico. Aeternum también ahorra la engorrosa y lenta búsqueda de correos electrónicos archivados.

Gracias a algoritmos de búsqueda perfectamente coordinados, los correos electrónicos se pueden recuperar y filtrar fácilmente a través del panel de control de Hornetsecurity. Los administradores de TI también tienen motivos para estar satisfechos: sólo se necesitan unos pocos clics para gestionar Aeternum, independientemente de si se trata de la importación o exportación de correos electrónicos o de la configuración básica de la duración del archivo.

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