Aeternum - Compliance, Transparenz und Kontrolle

Für geschäftliche E-Mails greifen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Sie müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und vorgehalten werden, zudem ist zu gewährleisten, dass jederzeit ein Prüfer auf die E-Mails zugreifen kann.

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Mit der E-Mail-Archivierung von Hornetsecurity halten Sie automatisch alle gesetzlichen Pflichten und Vorgaben ein.

Datenschutz

Datenschutz

Für den Fall, dass eine private E-Mail unerwünscht in das Archiv geraten ist, kann diese E-Mail entsprechend markiert werden. Solchermaßen als privat gekennzeichnete Nachrichten bleiben zwar weiter archiviert, lassen sich jedoch nicht mehr anzeigen. Somit ist die Privatsphäre des Benutzers bei privaten E-Mails gewährleistet, ohne die Integrität des Archivs zu gefährden. Darüber hinaus sind alle archivierte E-Mails in verschlüsselten Datenbanken in zertifizierten und gesicherten Rechenzentren abgelegt.

Archivierungspflichten

Einhaltung von Archivierungspflichten

Laut GDPdU müssen elektronisch ausgetauschte Geschäftsbriefe auch elektronisch gesichert werden. Die Anforderungen können Unternehmen durch Nutzung von Aeternum einhalten, und dabei für bestimmte Postfächer, Benutzer oder Gruppen die Archivierungsdauer entsprechend den Anforderungen anpassen.

Policies

Anpassbare Archivierungspolicies auf Benutzer- und Gruppenbasis

Auf Benutzer- und Gruppenebene lassen sich alternative Archivierungseinstellungen treffen, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Beispielsweise gelten für Bewerbungen andere Archivierungsfristen als für Rechnungs- oder Vertragsinhalte. Es können auch einzelne Postfächer oder Gruppen vollständig von der Archivierung ausgenommen werden, was zum Beispiel bei Datenschutzbeauftragten oder Betriebsräten notwendig sein kann.

Audit-Zugang

Audit-Zugang mit 4-Augen-Prinzip

Ein E-Mail-Archiv muss jederzeit für eine Revision zugänglich gemacht werden können. Hierfür steht bei Aeternum der Audit-Zugang zur Verfügung, über den der Revisor erweiterte Leserechte auf die gespeicherten E-Mails einer bestimmten Domain hat, der sich vom IT-Administrator einrichten lässt. Dem Administrator steht nach Abschluss der Prüfung das Revisionslog zur Verfügung, in dem er einsehen kann, welche Daten betrachtet wurden.

Audit-Log/Audit-Trail

Audit-Log/Audit-Trail

Über alle Zugriffe auf das E-Mail-Archiv, insbesondere Veränderungen der Einstellungen, wie z.B. von Aufbewahrungsfristen, wird ein vollständiges Protokoll geführt. Das Protokoll enthält u.a. den Loginnamen und die IP-Adresse des Nutzers und kann nicht bearbeitet und gelöscht werden. Es ist jederzeit für den Administrator einsehbar.

Kein Zugriff

Kein Zugriff auf Inhalte für Administratoren

Um eine missbräuchliche Benutzung der archivierten E-Mail-Daten der einzelnen Benutzer auszuschließen, haben Administratoren keinen Zugriff auf die archivierten Benutzer-Mails. Sie können lediglich die Metadaten sehen, jedoch keine Inhalte.

Stellvertreter-Regelung

Stellvertreter-Regelung

Ein Benutzer kann einem anderen Benutzer den Zugriff auf sein E-Mail-Archiv ermöglichen. Dies ist etwa bei abwesenden oder ausgeschiedenen Mitarbeitern sinnvoll.

Export der Daten

Export archivierter Daten jederzeit möglich

Das E-Mail-Archiv lässt sich jederzeit und unkompliziert exportieren. Kunden können dies entweder selbst durchführen, alternativ kann Hornetsecurity dies zum Festpreis vornehmen.

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