Unsere Gastautorin Petra Adamik beschäftigt sich in ihrem aktuellen Beitrag mit privaten Geräten, die Mitarbeiter mit zu ihrem Arbeitsplatz bringen – Stichwort BYOD. Welche Vorteile Unternehmen dadurch entstehen können und worauf sie bei der Einführung eines BYOD-Konzepts beachten sollten, erfahren Sie hier:

Als Hype-Thema wurde Bring your own device (BYOD) längst von anderen IT-Themen abgelöst. Ein Grund dafür:  BYOD ist im Arbeitsalltag vieler Unternehmen angekommen und fest in die Geschäftsprozesse integriert. Immer häufiger ist es Usus, dass Mitarbeiter private Endgeräte auch für ihre beruflichen Aufgaben verwenden. 

Aber woher kommt der Wunsch der Mitarbeiter nach BYOD-Angeboten? Ein Grund ist sicher, dass in vielen Unternehmen der Gerätepark nicht immer dem allerneuesten Stand der Technik entspricht. Fehlende oder zu niedrige IT-Budgets, aber auch lange Abschreibungszyklen, die der Fiskus den Unternehmen vorschreibt, sind dafür verantwortlich. Im Privatleben geht die Beschaffung viel einfacher und unbürokratischer, weshalb hier meist deutlich modernere Geräte verwendet werden, als an den Arbeitsplätzen.

Soziologen und Arbeitswissenschaftler empfehlen Unternehmen daher, BYOD-Konzepte durchaus ins Auge zu fassen. Es kann eine attraktive Lösung sein, um Mitarbeiter stärker zu motivieren und ihnen in Bezug auf ihre Arbeit mehr Eigeninitiative zu übertragen. Darüber hinaus ist BYOD aber auch ein Vertrauensbeweis des Arbeitgebers, wenn dieser damit einverstanden ist, dass Mitarbeiter ihre eigenen Endgeräte verwenden dürfen, um im Unternehmensnetz zu agieren.

Auch die Unternehmen profitieren davon, wenn für ihre Geschäftsabläufe modernste Technologien genutzt werden, ohne dass Investitionskosten zu Buche schlagen. Studien führender Konsum- und Marktforscher belegen, dass Privatleute in der Regel in viel kürzeren Abständen in neue Smartphones oder Tablet-PCs investieren. Deshalb sind sie technologisch meist auf dem allerneuesten Stand.

 

Wirtschaftlichkeit überprüfen

Bei allen Vorteilen, die BYOD den Beteiligten auf den ersten Blick bietet, sollte aber auch die Wirtschaftlichkeit einer solchen Lösung auf den Prüfstand gestellt werden. Dazu müssen im Detail alle Kosten offengelegt werden, die einem Unternehmen durch ein solches Konzept entstehen:

  • Beteiligt sich das Unternehmen an den Anschaffungskosten? Und wenn ja, wie hoch wird das IT-Budget dadurch belastet?
  • Wer übernimmt die Kommunikationskosten für die eingesetzten Geräte? Zahlt der Arbeitgeber diese voll, oder übernimmt er lediglich einen Anteil?
  • Wieviel Mehraufwand haben die Administratoren durch das Management der BYOD-Komponenten?
  • Und wer kommt für Reparaturen auf oder zahlt bei Diebstahl bzw. Verlust das Ersatzgerät?

Nicht zu vergessen ist auch, dass BYOD-Konzepte keine Massenware sind, sondern individuell geplant werden müssen, damit sie für die Unternehmen und ihre Mitarbeiter die erwünschten Vorteile bringen. So sollten verbindliche Regeln festgelegt werden, die Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen schützen. Das Regelwerk für BYOD sollte nicht nur zwischen dem Management und den Mitarbeitern vereinbart werden. Auch die IT-Abteilung gehört bei der Konzeptplanung mit ins Boot. In punkto Sicherheit sollten nicht nur die technischen, sondern auch rechtliche Fragen geklärt werden. So gehören relevante Unternehmensdaten aus Gründen der Compliance und des Datenschutzes nicht auf ein privates Endgerät.

 

Sicherheit bleibt die zentrale Frage

Die Sicherheit von Daten und Prozessen ist und bleibt eine zentrale Frage, die im Zusammenhang mit BYOD immer wieder gestellt wird. Hier müssen die Mitarbeiter Zugeständnisse machen, sonst kann das Konzept nicht funktionieren.  So muss der IT-Administrator über ein mobiles Device Management System (DMS) Zugriff auf die Geräte haben. Nur so kann er die Applikationen und Sicherheitsfunktionen transparent verwalten.

Mitarbeitern, die BYOD nutzen wollen, muss auch klar sein, dass für die privaten Endgeräte die gleichen Sicherheitslösungen Anwendung finden sollten wie für ein Firmengerät. Dabei helfen kompetente Partner wie Hornetsecurity mit ihrem umfassenden Portfolio. Um Daten, die Kommunikation und die Prozesse zu schützen, lassen sich die folgenden Dienste nutzen:

  • E-Mail-Verschlüsselung für die geschützte Kommunikation
  • Spam- und Virenfilter, um ausschließlich gute Nachrichten zu erhalten
  • Webfilter für einen sicheren Zugang ins Internet
  • Advanced Threat Protection zum Schutz gegen gezielte Angriffe wie Ransomware oder CEO-Fraud
  • Verschlüsselter Cloud-Speicher für den sicheren Austausch von Dokumenten

BYOD erfordert von allen Beteiligten ein Umdenken. Allerdings bestätigt beispielsweise die Studie „Office Settings“ des Fraunhofer IAO eine Reihe positiver Nebeneffekte. Demnach wirkt sich die zeitlich und räumlich selbstbestimmte Arbeitsweise positiv auf Motivation, Wohlbefinden und auf die empfundene Work-Life-Balance aus. Darüber hinaus lassen sich familiäre und soziale Verpflichtungen besser mit den beruflichen Anforderungen vereinbaren. Unternehmen profitieren von der höheren Produktivität und Motivation ihrer Mitarbeiter. Darüber sind die modernen und flexiblen Arbeitsmethoden, die BYOD ermöglicht auch gut für das Firmenimage. Unternehmen werden dadurch interessant für heiß begehrte Fachkräfte, die in nahezu jeder Branche gesucht werden.