HOMANIT archiviert seine E-Mails gesetzeskonform

AUSGANGSLAGE

Die Archivierung geschäftlicher E-Mails wird durch verschiedene Gesetze und Richtlinien gefordert, bis zu zehn Jahre und länger muss auch HOMANIT elektronische Post gespeichert halten. Gleichzeitig sind die deutschen Datenschutzrichtlinien im internationalen Vergleich verhältnismäßig scharf: Bestimmte E-Mails dürfen nicht oder nur begrenzte Zeit archiviert werden. In-House-Lösungen sind komplex, wartungsintensiv und oft eng an das interne Mailsystem geknüpft. HOMANIT wollte sich aber nicht über lange Zeit an sein Mailsystem Lotus Notes binden. Das Unternehmen nahm dies zum Anlass, um über eine externe E-Mail-Archivierungslösung nachzudenken. Wichtige Anforderungen waren dabei die Zuverlässigkeit des Anbieters sowie die Sicherheit der Daten.

LÖSUNG

Der Hornetsecurity E-Mail-Archivierungsservice sorgt für eine rechts- und revisionssichere Speicherung des gesamten E-Mail-Verkehrs von HOMANIT – vollautomatisch und über zehn Jahre und länger. Gesicherte Rechenzentren und redundante Systeme sorgen für die notwendige Sicherheit. Dabei archiviert antispam­europe jede E-Mail so, wie sie die Mailserver von HOMANIT erreichen und verlassen, also in unveränderter und unveränderbarer Form. Über das Control Panel von Hornetsecurity können Administratoren und Nutzer von HOMANIT auf das Archiv zugreifen, darin nach E-Mails suchen und diese gegebenenfalls erneut zustellen. Der mehrsprachige Hornetsecurity Support steht HOMANIT rund um die Uhr zur Verfügung.

RESULTAT

Nachdem die Testphase mit einigen Postfächern positiv abgeschlossen wurde, wird nun der gesamte E-Mailverkehr des deutschen Werkes von HOMANIT durch Hornetsecurity archiviert. „Seit der Einrichtung funktioniert die gesetzeskonforme Speicherung all unserer deutschen E-Mails reibungslos“, freut sich Christoph Bachmann, IT-Leiter bei HOMANIT. Ebenfalls sehr positiv war für das Unternehmen das Abrechnungsmodell: Der Inklusivspeicher von 1,2 Gbyte pro Benutzer gilt übergreifend – nicht verbrauchter Speicherplatz eines Benutzers wird auf den Verbrauch anderer Nutzer angerechnet. Auch die praktische Anwendung des E-Mail Archive Service überzeugte Christoph Bachmann: „Die gelegentliche Suche nach verlorenen oder versehentlich gelöschten Mails lässt sich schnell und ohne Zeitverluste abwickeln. Die umfangreichen Filterfunktionen ermöglichen ein rasches Wiederfinden und erneutes Zustellen dieser E-Mails.“

„Seit der Einrichtung funktioniert die gesetzeskonforme Speicherung all unserer deutschen HOMANIT-E-Mails reibungslos.“

Christoph Bachmann, IT-Leiter HOMANIT

homanit

Über HOMANIT:
Branche:
Hersteller von Holzwerkstoffen
Produkt: E-Mail Archive Service
Unternehmensgröße: insgesamt ca. 1.000 Mitarbeiter
Website: www.homanit.de